Pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia oryginału aktu zgonu tylko do wglądu, natomiast do akt osobowych pracownika powinien złożyć odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Zagadnienia związane z urlopami okolicznościowymi, czyli katalog osób uprawnionych, podstawę oraz liczbę przysługujących dni wolnych od pracy określa rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.).

Pracownik jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności oraz podania okresu jej trwania (§ 2 ww. rozporządzenia). Należy przy tym pamiętać, że nie każde prawidłowe zawiadomienie pracodawcy o nieobecności będzie jednoznaczne z usprawiedliwieniem absencji. Dane zdarzenie czy okoliczności, na które powołuje się pracownik, muszą stanowić przyczynę usprawiedliwiającą nieobecność w pracy określoną przepisami prawa pracy.

Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

• 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
• 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (§ 15 ww. rozporządzenia).