| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Dokumentacja kadrowa (cz. 1)

Dokumentacja kadrowa (cz. 1)

Dokumenty osobowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów pracy dokumentów. Dlatego warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem i przechowywaniem.

Przygotowanie teczki

Akta osobowe należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Nie wystarczy, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnego pracownika zostaną wpięte do jednego segregatora lub wrzucone do jednej teczki. Dodatkowo muszą być starannie podzielone na trzy części - A, B i C, a każda z tych części musi posiadać własny spis treści wymieniający, jakie dokumenty się w niej znajdują. Dokumenty nie mogą być poukładane przypadkowo lub dowolnie, lecz ich ułożenie musi zachowywać porządek chronologiczny, co więcej - wszystkie muszą być ponumerowane (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).

W części A powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. Natomiast w części C należy umieścić dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Zakładając teczkę akt osobowych, można do tego celu wykorzystać segregator lub zwykłą wiązaną tekturową teczkę. Można także zakupić specjalną teczkę przeznaczoną wyłącznie do prowadzenia akt. Kolejnym krokiem jest staranne jej opisanie imieniem i nazwiskiem pracownika. Oprócz tych danych warto umieścić na teczce informacje dotyczące zajmowanego przez pracownika stanowiska, działu, w którym jest zatrudniony, a także początkową datę jego zatrudnienia. Przygotowane w ten sposób teczki można ułożyć alfabetycznie (według nazwisk pracowników) lub według działów danego zakładu pracy, wówczas w razie konieczności łatwo jest odnaleźć właściwe akta osobowe.

Kolejnym krokiem jest dokonanie podziału teczki na poszczególne części A, B i C. Następnie należy przygotować chronologiczny spis (wykaz) wszystkich dokumentów, które mają znaleźć się w poszczególnych częściach teczki. Wykazy te mogą być sporządzane ręcznie lub w formie tabeli wydrukowanej komputerowo, przy czym wybór odpowiedniego sposobu sporządzania wykazów należy do osoby prowadzącej akta.

Obowiązek numerowania dokumentów

W związku z obowiązkiem numerowania wszystkich zgromadzonych w aktach dokumentów oraz umieszczania ich w wykazie w praktyce mogą pojawić się wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy z akt osobowych trzeba będzie usunąć niektóre dokumenty, np. związane z nałożoną na pracownika karą porządkową, która uległa już zatarciu, lub dokumenty, które znalazły się w aktach osobowych wbrew przepisom prawa pracy, np. naruszające dobra osobiste pracownika notatki przełożonego. W tym celu można usunąć z akt dotychczasowy wykaz dokumentów i zastąpić go nowym - nieuwzględniającym usuniętych dokumentów (przepisanym ręcznie lub w formie wydruku komputerowego). Można także skorygować dotychczasowy wykaz, wymazując lub zamazując ciemnym flamastrem albo korektorem usuniętą z akt pozycję. W takim przypadku jednak powstanie problem z numeracją pozostałych dokumentów. Aby zapobiec takim sytuacjom, wystarczy wprowadzić odpowiedni system numerowania tych dokumentów, które powinny zostać po upływie określonego czasu z akt usunięte. Wystarczy, że do liczby poprzedzającego je dokumentu doda się literę.

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Narzędzia kadrowego

Ośrodki konferencyjno- szkoleniowe

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Piotr Skórski

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »