| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Kiedy pracodawca może skontrolować pocztę pracowników?

Kiedy pracodawca może skontrolować pocztę pracowników?

Pracownik korzystający przy wykonywaniu swoich obowiązków z poczty elektronicznej musi liczyć się z możliwością jej skontrolowania przez pracodawcę. Kiedy pracodawca może kontrolować pocztę pracowników i jakie są zasady przeprowadzania tej kontroli?

Monitorowanie jakości i ilości pracy realizowanej z wykorzystaniem poczty e-mailowej jest zatem możliwe wyłącznie pod warunkiem, że pracownik ma świadomość stosowanej formy kontroli jego pracy. Do celów dowodowych warto zadbać, aby poinformowanie pracownika następowało w formie pisemnej.

Jak się bronić przez mobbingiem w pracy?

Korespondencja elektroniczna pracowników jest u pracodawcy monitorowana przez wychwytywanie wybranych słów kluczowych zawartych w korespondencji i wybiórczą analizę treści. O monitorowaniu zawartości skrzynek służbowych pracownicy są informowani poprzez podpisanie imiennej informacji o fakcie i zakresie monitoringu, przechowywanej w aktach osobowych. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Rozpoczęcie monitoringu poczty pracownika bez poinformowania go o tym można uznać za dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach, np. gdyby poinformowanie pracownika uniemożliwiło zdobycie dowodów przestępstwa.

Procedura monitorowania służbowej poczty przez pracodawcę

  1. Pracodawca opracowuje zasady i warunki kontroli służbowej poczty.
  2. Pracodawca zamieszcza warunki kontroli poczty służbowej w przepisach wewnątrzzakładowych.
    • Można je zamieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub oddzielnej informacji przekazywanej pracownikom. Pracodawca powinien więc dochować warunków zmiany regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy, jeżeli chce wprowadzić zapisy dotyczące kontroli poczty do tych dokumentów.
  3. Pracodawca informuje pracowników o przeprowadzaniu kontroli poczty służbowej.
    • Taką informację pracodawca przekazuje w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. na tablicy ogłoszeń lub pocztą elektroniczną. Jeżeli zapisy w tym zakresie są zawarte w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, to wówczas zapoznawany z tymi dokumentami pracownik jest jednocześnie informowany o przeprowadzaniu kontroli poczty służbowej.
  4. Pracodawca może rozpocząć kontrolowanie służbowej poczty.
    • Pracodawca nie może kontrolować prywatnych e-maili pracownika. Kontrola obejmuje tylko e-maile służbowe.

Obowiązki pracownika i pracodawcy

Dopuszczalność przetwarzania danych a ochrona danych osobowych

Dane uzyskiwane przez pracodawcę w trakcie monitoringu poczty elektronicznej pracowników będą miały często charakter danych osobowych. W związku z tym pracodawca musi uwzględnić wymagania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Ustawa o ochronie danych osobowych zezwala na przetwarzanie danych osobowych tylko w sytuacjach wymienionych w tej ustawie, tj. gdy:

reklama

Aktualizacja: 18.08.2014

Autor:

prawnik, trener i autor z kilkunastoletnią specjalizacją z zakresu prawa pracy, były inspektor Państwowej Inspekcji Pracy, obecnie prowadzi własną firmę doradczą

Źródło:

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Zdjęcia

Kiedy pracodawca może skontrolować pocztę pracowników? /Fot. Fotolia
Kiedy pracodawca może skontrolować pocztę pracowników? /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Adamczak

Ekspert z zakresu podatków i rachunkowości

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »