Dokumentowanie pracy szczególnej przez pracodawcę

Podstawą do zaliczenia przez ZUS okresów zatrudnienia przy pracach szczególnych od 1 stycznia 2009 r. jest przekazywane przez płatników zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze na formularzu ZUS ZSWA.

Pracę ze starych wykazów zawsze trzeba udokumentować

Obowiązujące przepisy przewidują dwie grupy prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, których wykonywanie wpływa na uzyskanie określonych uprawnień emerytalnych. Do pierwszej grupy należą prace wymienione w tzw. starych wykazach prac, tj. w wykazach A i B stanowiących załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Zatrudnienie przy takich pracach przez określony czas uprawnia do uzyskania wcześniejszej emerytury lub ustalenia rekompensaty stanowiącej dodatek do kapitału początkowego dla osób, które nie nabyły wcześniejszych uprawnień emerytalnych. Okresy wykonywania takiej pracy przed 1 stycznia 2009 r. zaliczane są również przy ustalaniu prawa do emerytury pomostowej. W każdym przypadku warunkiem zaliczenia takiej pracy jest wykonywanie jej w ramach stosunku pracy, stale i w pełnym wymiarze czasu pracy.

Okresy zatrudnienia w szczególnych warunkach przy pracach wymienionych w wykazie A lub B rozporządzenia z 7 lutego 1983 r. powinny zostać, co do zasady, udowodnione świadectwem pracy. Pracodawca musi wydać ten dokument na podstawie dokumentacji osobowej pracownika. Nie jest zatem możliwe potwierdzenie okresów pracy szczególnej np. na podstawie dokumentacji płacowej.

Zobacz wideoszkolenie: Dokumentacja pracownicza w praktyce

UWAGA! 

Okresy pracy szczególnej powinny być potwierdzone świadectwem pracy.

Zakres informacji dotyczący pracy w szczególnych warunkach, które pracodawca powinien podać w świadectwie pracy, zależy od tego, czy jest (był) on zobowiązany do stosowania tzw. resortowych wykazów prac w szczególnych warunkach. Wykazy te zostały zamieszczone w zarządzeniach i uchwałach właściwych ministrów, kierowników urzędów centralnych lub związków spółdzielczych wydanych w porozumieniu z Ministrem Pracy, Płac i Spraw Socjalnych dla podległych i nadzorowanych przez te podmioty zakładów pracy. Resortowe wykazy stanowisk pracy w szczególnych warunkach były również stosowane w jednostkach organizacyjnych:

• które powstały w drodze przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w inne przedsiębiorstwo, przedsiębiorstwa, spółkę lub spółki,
• które zostały przekazane organom samorządu terytorialnego,
• dla których uprawnienia i obowiązki organu założycielskiego przejęli wojewodowie lub inne organy państwowe.

Pracodawcy, którzy stosowali resortowe wykazy prac, wystawiając świadectwo pracy muszą powołać się nie tylko na rodzaj pracy wykonywanej w szczególnych warunkach ściśle według wykazu, działu i pozycji rozporządzenia z 7 lutego 1983 r., ale również określić stanowisko pracy wymienione w odpowiednim wykazie, dziale, pozycji i punkcie właściwego zarządzenia resortowego lub uchwały. Wykazana w świadectwie pracy nazwa stanowiska pracy powinna zawsze odpowiadać nazwie stanowiska pracy w szczególnych warunkach wymienionego w przepisach resortowych. Pracodawca nie może posłużyć się nazwą podobną lub niepełną. Omawiana grupa pracodawców może potwierdzać okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach również w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach, według wzoru stanowiącego załącznik do odpowiedniego zarządzenia lub uchwały.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Może się zdarzyć, że w danym zakładzie pracy uległo zmianie nazewnictwo stanowisk pracy wymienionych w odpowiednim zarządzeniu lub uchwale resortowej. Sama zmiana nazwy stanowiska pracy nie może mieć jednak wpływu na uprawnienia pracownika, jeśli rodzaj faktycznie przez niego wykonywanej pracy pozostał ten sam, a zmiana stanowiska była podyktowana względami formalno-organizacyjnymi (np. zmianą w taryfikatorze). W takim przypadku pracodawca powinien uzasadnić zmianę stanowiska pracy, podając w świadectwie pracy obecną nazwę – odpowiadającą nazwie wymienionej w resortowym wykazie prac i nazwę poprzednią.

UWAGA!

Jeżeli pracodawca zmienił nazwę stanowiska pracy szczególnej, powinien podać w świadectwie pracy jego obecną nazwę i nazwę poprzednio obowiązującą.

Część zakładów pracy zatrudniających pracowników w szczególnych warunkach nigdy nie była zobowiązana do stosowania resortowych wykazów prac. Chodzi głównie o prywatne firmy, a także przedsiębiorstwa powstałe w latach 90. i później. Podmioty te, potwierdzając w świadectwie pracy okresy zatrudnienia w szczególnych warunkach na danym stanowisku pracy, powinny powołać się wyłącznie na rodzaj pracy wymieniony w odpowiednim wykazie, dziale i pozycji rozporządzenia z 7 lutego 1983 r.

PRZYKŁAD

Henryk K. przez 16 lat był zatrudniony w szczególnych warunkach w państwowym przedsiębiorstwie przy produkcji nawozów sztucznych, na stanowisku zestawiacza mieszanek i roztworów. Zakład pracy, w którym pracował, stosował zarządzenie nr 7 Ministra Przemysłu Chemicznego i Lekkiego z 7 lipca 1987 r. W związku z tym, wystawiając pracownikowi świadectwo pracy lub świadectwo wykonywania pracy w szczególnych warunkach, pracodawca powinien wskazać stanowisko pracy, na którym zatrudniał pracownika, powołując się na wykaz A dział IV, poz. 8 rozporządzenia z 7 lutego 1983 r. oraz na wykaz A dział IV, poz. 8 punkt 3 wspomnianego zarządzenia Ministra Przemysłu Chemicznego i Lekkiego.

Gdy zakład pracy został przekształcony lub nie istnieje

Dość częstym problemem osób ubiegających się o ustalenie uprawnień emerytalnych uzależnionych od okresów pracy w szczególnych warunkach jest brak możliwości ich udokumentowania ze względu na likwidację, przekształcenie lub restrukturyzację zakładu pracy. W takiej sytuacji ZUS może uznać pracę za wykonywaną w szczególnych warunkach na podstawie zaświadczenia wystawionego przez uprawniony do tego podmiot. Może to być zaświadczenie:

• organu założycielskiego zlikwidowanego zakładu pracy – m.in. byłego Ministerstwa Gospodarki, z wyłączeniem wojewody,
• Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencji Nieruchomości Rolnych,
• zakładu pracy posiadającego w swoim archiwum akta osobowe byłych pracowników, którzy odeszli z pracy w okresie przed rozpoczęciem procesu przekształceń własnościowych i restrukturyzacji, jeżeli z tych akt bezspornie wynika fakt wykonywania przez daną osobę pracy w szczególnych warunkach.

Dokumentem potwierdzającym okres pracy w szczególnych warunkach nie może być natomiast zaświadczenie wystawione przez przechowawcę, który zgodnie z obowiązującymi przepisami przejął dokumentację osobową danego pracodawcy, ale nie jest jego następcą prawnym. Jeżeli jednak archiwum lub prywatny przechowawca dysponuje dokumentacją osobową potwierdzającą okresy wykonywania prac w szczególnych warunkach, okoliczności te może potwierdzić w formie sporządzonych kserokopii tych dokumentów, odpowiednio uwierzytelnionych. Jest to tzw. dokumentacja zastępcza, której oceny merytorycznej dokonuje indywidualnie organ rentowy prowadzący postępowanie w sprawie. ZUS zaliczy na tej podstawie okresy pracy w szczególnych warunkach tylko wtedy, gdy z dokumentacji posiadanej przez przechowawcę wyraźnie wynika rodzaj, stanowisko, okres i wymiar wykonywanej pracy w szczególnych warunkach. W przeciwnym razie – gdy przedłożona dokumentacja zastępcza nie pozwala na ustalenie charakteru pracy bądź stanowiska pracy, przynależności resortowej zakładu pracy lub faktu, czy praca w szczególnych warunkach była wykonywana stale i w pełnym wymiarze czasu pracy, ZUS odmawia uznania okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach. W takim przypadku wnioskodawca może ubiegać się o uznanie potrzebnego okresu w sądowym postępowaniu odwoławczym, przedstawiając dodatkowe dowody, których nie mógł uwzględnić ZUS (np. zeznania współpracowników, inne dokumenty, z których może wynikać fakt wykonywania pracy w szczególnych warunkach).

Zobacz również: Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne

Udowodnienie pracy z nowych wykazów

Druga grupa prac szczególnych, których wykonywanie wpływa na uprawnienia emerytalne, to prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienione w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (w tzw. nowych wykazach prac). Wykonywanie takich prac przez wymagany przepisami okres (na ogół przez 15 lat), a także co najmniej przez 1 dzień przed 1 stycznia 2009 r. oraz po 31 grudnia 2008 r. uprawnia do uzyskania emerytury pomostowej.

Okresy wykonywania prac wymienionych w nowych wykazach muszą być potwierdzone świadectwem pracy lub zaświadczeniem wystawionym przez pracodawcę tylko wtedy, gdy przypadają przed dniem wejścia w życie ustawy o emeryturach pomostowych, tj. przed 1 stycznia 2009 r. Wystawiając jeden z tych dokumentów pracodawca musi wskazać okres i wymiar tej pracy, a także zajmowane stanowisko z powołaniem numeru oraz punktu załącznika.

Nie wymagają potwierdzenia przez pracodawcę okresy wykonywania prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienione w tzw. nowych wykazach prac, które zostały przebyte po 31 grudnia 2008 r. Dane dotyczące takiego zatrudnienia są bowiem ewidencjonowane na indywidualnych kontach ubezpieczonych. Podstawą takiej ewidencji są przekazywane corocznie przez pracodawcę zgłoszenia danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na formularzu ZUS ZSWA. Pracodawcy muszą przekazywać takie informacje za wszystkich pracowników, za których są zobowiązani opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Zgłoszeń danych na formularzu ZUS ZSWA płatnicy składek muszą dokonywać do 31 marca każdego następnego roku kalendarzowego. W zgłoszeniach tych są zobowiązani podawać dane dotyczące zatrudnienia pracowników przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionych w załącznikach do ustawy o emeryturach pomostowych w całym poprzednim roku kalendarzowym.

UWAGA!

Nie wymagają potwierdzenia przez pracodawcę okresy wykonywania prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienione w tzw. nowych wykazach prac, które zostały przebyte po 31 grudnia 2008 r.

Dane przekazywane przez pracodawcę w zgłoszeniach ZUS ZSWA są podstawą do uznania okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przez organ ustalający prawo do emerytury pomostowej. W związku z tym przepisy przewidują również rozwiązanie na wypadek, gdy pracownik występuje z wnioskiem o przyznanie tego świadczenia przed przekazaniem zgłoszenia za bieżący i ewentualnie za poprzedni rok kalendarzowy. Wówczas zgłoszenie na formularzu ZUS ZSWA pracodawca powinien przekazać w terminie 7 dni od dnia wystąpienia przez pracownika z takim wnioskiem. W zgłoszeniu musi podać informacje dotyczące zatrudnienia przy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wykonywanej przez pracownika w bieżącym roku kalendarzowym. Ponadto, jeśli wniosek o emeryturę został złożony przed przekazaniem zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia tego wniosku pracodawca jest zobowiązany przekazać do ZUS również to zgłoszenie.

Podobne rozwiązanie jest przewidziane w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek. W razie wystąpienia takich okoliczności zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym należy przekazać nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania z ubezpieczeń. Jeśli do tego czasu nie przekazano zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, w tym terminie trzeba przekazać również zgłoszenie za ten rok.

PRZYKŁAD

Marek K. nieprzerwanie od 1 stycznia 1990 r. jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy jako pilot samolotu (tj. przy pracy w szczególnych warunkach wymienionej w pkt 25 załącznika nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych). Po ukończeniu wymaganego wieku emerytalnego zamierza zgłosić wniosek o przyznanie emerytury pomostowej. Zatrudniający go pracodawca będzie zobowiązany do potwierdzenia (świadectwem pracy lub zaświadczeniem) okresu wykonywania pracy w charakterze pilota w okresie do 31 grudnia 2008 r. W dokumencie tym powinien powołać się na pkt 25 załącznika nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. Wykonywanie pracy w szczególnych warunkach w okresie od 1 stycznia 2009 r. zostanie potwierdzone zapisami na koncie ubezpieczonego dokonanymi na podstawie zgłoszeń ZUS ZSWA corocznie przekazywanych przez pracodawcę.

Wypełnienie i przekazanie ZUS ZSWA

Formularz ZUS ZSWA składa się z kilku bloków podzielonych na ponumerowane pola. Pracodawca podaje w kolejnych blokach: własne dane identyfikacyjne, dane osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach oraz dane o pracy o szczególnym charakterze. W jednym formularzu można przekazać zgłoszenie maksymalnie za czterech pracowników.

Zasadniczą część formularza ZUS ZSWA stanowią bloki III.B, IV.B, V.B i VI.B (Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze).

Wypełniając każdą z tych części pracodawca wskazuje w pierwszej kolejności kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze właściwy dla rodzaju pracy szczególnej, przy której pracownik był zatrudniony.

W kolejnych blokach formularza należy podać okres wykonywania przez pracownika w danym roku kalendarzowym pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony przy takich pracach w roku, za który zostaje przekazane zgłoszenie.

Jeżeli pracodawca przekazał do ZUS nieprawdziwe dane dotyczące pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wykonywanej przez swoich pracowników, jest zobowiązany przekazać do ZUS korygujące zgłoszenie danych w formie nowego zgłoszenia, zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Musi to zrobić w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie albo otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy.

Gdy nieprawidłowości w przekazanym zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zostały stwierdzone przez ZUS w drodze decyzji, korygujące zgłoszenie powinno być złożone nie później niż w terminie 7 dni od jej uprawomocnienia się. W przypadku gdy błędy w zgłoszeniu zostały wykryte w wyniku kontroli pracodawca musi przekazać odpowiednią korektę w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Jeśli zatrudniający uchyla się od przekazania zgłoszenia korygującego, a ZUS posiada informacje pozwalające na sporządzenie takiego zgłoszenia – korekty dokonuje z urzędu.

Polecamy serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Pracodawca jest zobowiązany przekazywać do ZUS zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (zarówno pierwszorazowe, jak i korygujące) w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych, tj. w formie:

• elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu „Płatnik”, która jest obowiązkowa dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób,
• papierowej, tj. na oryginalnych formularzach dostępnych w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub w formie wydruków z aktualnej wersji programu „Płatnik” – płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób.

Okresy niewykonywania pracy szczególnej

Wystawiając świadectwo pracy, zaświadczenie lub sporządzając dokument ZUS ZSWA pracodawca musi pamiętać, aby nie uwzględniać w tych dokumentach okresów niewykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za które pracownik otrzymał po 14 listopada 1991 r. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne. To samo dotyczy okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Wszystkie wymienione okresy nie są bowiem zaliczane przez ZUS do wymaganego okresu pracy szczególnej.

Jeśli pracownik, za którego pracodawca przekazuje zgłoszenie ZUS ZSWA, miał w danym roku kalendarzowym przerwy w wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca powinien w kolejnych wierszach bloku III.B wpisać poszczególne okresy tej pracy (podając datę początkową i końcową), pomijając tym samym okresy przerwy w jej wykonywaniu. Jeśli tych przerw było dużo, powinien wypełnić następne części formularza przeznaczone na wykazanie prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (IV.B-VI.B).

PRZYKŁAD

Henryk D. przez cały 2012 r. był zatrudniony jako kierowca autobusu (tj. przy pracy o szczególnym charakterze wymienionej w pkt 8 załącznika nr 2 do ustawy pomostowej). Pracownik w 2012 r. kilkakrotnie przebywał na zwolnieniach lekarskich (otrzymując najpierw wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a następnie zasiłek chorobowy), tj. w okresach: od 5 do 15 lutego, od 5 do 15 kwietnia, od 10 do 22 sierpnia, od 3 do 12 października oraz od 2 do 10 grudnia. W związku z tym, sporządzając formularz ZUS ZSWA za 2012 r. pracodawca był zobowiązany wykazać w blokach III.B i IV.B tego formularza następujące okresy wykonywania przez pracownika pracy o szczególnym charakterze w 2012 r. (wraz z podaniem kodu oraz wymiaru tej pracy): od 1 stycznia do 4 lutego, od 16 lutego do 4 kwietnia, od 16 kwietnia do 9 sierpnia, od 23 sierpnia do 2 października, od 13 października do 1 grudnia oraz od 11 do 31 grudnia.

Podstawa prawna:

• art. 125a ust. 2 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 240
• § 1–2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – Dz.U. Nr 8, poz. 43; ost.zm. Dz.U. z 1998 r. Nr 62, poz. 1118
• art. 4, art. 38–39, art. 50–51 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – Dz.U. Nr 237, poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637
• art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1548
• załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 109, poz. 633