| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Kiedy pracodawca może korzystać z rzeczy pracownika

Kiedy pracodawca może korzystać z rzeczy pracownika

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy. Nie wyklucza to jednak używania przez pracowników ich własnych rzeczy, np. telefonu lub samochodu, jeśli pracodawca wypłaci ekwiwalent za ich używanie.

Istnieją dwie możliwości zwrotu przez pracodawcę kosztów używania prywatnego telefonu do celów służbowych:

  • ekwiwalent pieniężny,
  • ryczałt pieniężny.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego powinna stanowić równowartość faktycznie poniesionych wydatków na używanie narzędzi, sprzętu i materiałów przez pracownika podczas wykonywania pracy, będących jego własnością. Podstawą określenia tych wydatków powinny być faktury VAT lub bilingi. Taka forma wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, która nie przekracza kwoty poniesionych kosztów, stanowi przychód ze stosunku pracy, ale jest wolna od składek ZUS, jednak należy pamiętać o dokładnym udokumentowaniu tych wydatków. W przypadku wypłacania ryczałtu pieniężnego za użytkowanie prywatnego telefonu do celów służbowych, wypłacona kwota będzie stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy i będzie wchodzić do podstawy obliczenia składek ZUS.

Przykład

Na podstawie zawartej z pracodawcą umowy, pracownik – wykonując zadania służbowe – będzie korzystał z prywatnego telefonu. Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego pracownik przedstawia pracodawcy otrzymany od operatora rachunek wraz z bilingiem rozmów, a pracodawca zwraca mu połowę opłacanego abonamentu oraz koszt rozmów.

Zwolnienie z podatku i składek ZUS

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Zwolnienie podatkowe ma zastosowanie wówczas, gdy są spełnione łącznie następujące warunki:

  • ekwiwalent ma formę pieniężną,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
  • fakt używania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy ma związek z wykonywaną przez niego pracą,
  • kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, co znaczy, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanego dla celów pracodawcy sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z pewnymi wyłączeniami. Zatem po spełnieniu wyżej określonych warunków, ekwiwalent pieniężny za korzystanie w pracy przez pracownika z własnego komputera jest również zwolniony ze składek ZUS.

Podstawa prawna:

  • art. 6711 § 2 pkt 1, art. 2377 Kodeksu pracy,
  • rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271, ze zm.),
  • art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r. poz. 361, ze zm.),
  • § 1 i § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106, ze zm.).

 

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Prawna "Świeca i Wspólnicy"

Kancelaria Prawna „Świeca i Wspólnicy” Sp. k. jest podmiotem intensywnie rozwijającym się na polskim oraz międzynarodowym rynku usług prawnych. Wyróżnia się przede wszystkim postępowym działaniem, które ma na celu zapewnienie kompleksowego wsparcia prawnego oraz biznesowego zarówno dla przedsiębiorców, jak i klientów indywidualnych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »