| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Prowadzenie akt osobowych pracownika

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Obowiązkowe jest również jej przechowywanie przez 50 lat w odpowiednich warunkach.

Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania także danych osobowych: dzieci, małżonka, osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. Oczywiście pracodawca może zażądać – zamiast dokumentów – jedynie złożenia oświadczenia, w którym pracownik wskaże dokument zaświadczający o danych albo w ogóle nie korzystać z tego prawa, np. w sytuacji gdy nie ma żadnych wątpliwości co do prawdziwości podanych informacji.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności (np. potwierdzenie znajomości języków obcych – FC, TOEFEL; prawo jazdy) i osiągnięcia zawodowe (np. wyróżnienie za osiągnięcie najwyższej sprzedaży w regionie). Kandydat może również przekazać świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Żądanie od kandydata do pracy przedłożenia oryginałów jest dopuszczalne wyłącznie do wglądu i w celu sporządzenia kopii lub odpisów.

Pracodawca samodzielnie poświadcza ich zgodność z oryginałem. W razie zatrudnienia kandydata kopie lub odpisy pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika. Kandydat na pracownika może z własnej woli przekazać pracodawcy oryginalne dokumenty. Powinien wówczas wskazać, które z nich są oryginalne i taką informację można umieścić na końcu kwestionariusza osobowego. Oryginalne dokumenty stanowią własność kandydata. W przypadku ich utraty lub zniszczenia pracownik może żądać naprawienia wynikłej z tego powodu szkody na podstawie przepisów prawa cywilnego. Jeżeli pracodawca nie naprawi szkody, pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem, które nie powinno być wyższe niż roszczenie związane z niewydaniem świadectwa pracy (czyli nie wyższe niż wynagrodzenie za 6-tygodniowy okres pozostawania bez pracy).

Pracodawca nie może żądać złożenia ani przedłożenia innych dokumentów niż wymienione w rozporządzeniu z 28 maja 1996 r., chyba że wynika to z przepisów, np. zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca, zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca może zatem uzyskać informacje o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego wyłącznie wtedy, gdy z przepisów ustawy regulującej wykonywanie określonego zawodu lub prowadzenie określonej działalności wynika wymóg niekaralności, np. w służbie cywilnej. Od pozostałych pracowników pracodawca nie może wymagać ww. informacji, ale pracownicy mogą je składać z własnej inicjatywy.

Zasadniczo kandydat powinien także złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wyjątkowo nie jest ono wymagane, gdy niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca usunie dane osobowe (tzw. zbiór doraźny).

Podstawa prawna:

  • art. 221 § 1 i 3, art. 300 k.p.,
  • art. 2 ust. 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 6 października 1976 r. (I PR 130/76, OSNC 1977/4/82),
  • wyrok SN z 22 listopada 1990 r. (I PR 362/90, OSP 1991/9/213),
  • wyrok SN z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).

Co dodatkowo składa zatrudniony pracownik

Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony, pracodawca ma prawo żądać od pracownika także:

  • numeru PESEL,
  • innych potrzebnych danych osobowych pracownika,
  • imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Ponadto pracodawca może domagać się danych związanych z powszechnym obowiązkiem obrony oraz danych osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku pracownika (imię, nazwisko, adres i telefon).

Każdy kwestionariusz osobowy jest dokumentem zawierającym dane osobowe podlegające ochronie. W zakresie nieuregulowanym w art. 221 k.p., stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna:

  • art. 221 § 2 k.p.

Przechowywanie dokumentacji

Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne są zobowiązani do przechowywania dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Oznacza to, że pracodawcy mają obowiązek przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, np. dokumentacji osobowej pracowników przez 50 lat od dnia zakończenia pracy. Dokumentacja pomocnicza i operacyjno-obliczeniowa służąca do sporządzenia list płac, niebędąca dowodem księgowym, może być przechowywana przez 5 lat. Kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry wystarczy przechowywać przez 3 lata. Od 1 stycznia 2009 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego pracodawcy prowadzący księgi rachunkowe mogą przenosić listy płac na informatyczne nośniki danych. Warunkiem jest jednak posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku. Pracodawcy, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie mają takiej możliwości.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b k.p.,
  • art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.),
  • art. 73 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Odpowiedzialność pracodawcy

Pracodawca, który nie prowadzi lub nienależycie prowadzi dokumentację pracowniczą, naraża się na grzywnę od 1000 do 30 000 zł. Poza tym niewywiązywanie się z tego obowiązku może niekorzystnie wpłynąć na rozstrzygnięcie sporu przed sądem, gdyż zaniedbania w tym zakresie obciążają pracodawcę. Sąd może wówczas uwzględnić roszczenia pracownika, jeśli potwierdzą je dowody przez niego wskazane.

Ponadto może mieć miejsce sytuacja, gdy wskutek nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca poniesie odpowiedzialność materialną za wyrządzoną pracownikowi z tego powodu szkodę, np. pracownik nie otrzymał zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub o szczególnym charakterze.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9a, art. 281 pkt 6 i 7 k.p.,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 25 sierpnia 1998 r. (I PKN 114/98, OSNP 1999/17/551),
  • wyrok SN z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579),
  • wyrok SN z 13 października 2004 r. (II PK 36/04, OSNP 2005/8/106).

 

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Andziak

Księgowy / Biuro rachunkowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »