| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Obowiązek dokumentowania stosunku pracy istnieje już na etapie rekrutacji pracownika. Pracodawca może od kandydata żądać złożenia:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego i zdjęcia,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Pracownik ma prawo także z własnej inicjatywy dołączyć dodatkowe dokumenty, np. rekomendacje, świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. że jest honorowym krwiodawcą, co uprawnia go do dodatkowych dni wolnych od pracy. Żadnych innych dokumentów pracodawca nie ma prawa domagać się, chyba że w określonej sytuacji wymagają tego przepisy.

Pracodawca może żądać przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub w celu ich skopiowania. Także po przyjęciu kandydata do pracy może on przechowywać w jego aktach odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Po nawiązaniu stosunku pracy

Po zawarciu umowy o pracę, ale jeszcze przed rozpoczęciem jej wykonywania przez pracownika, pracodawca musi udokumentować na piśmie, że przekazał pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, zapoznał go z treścią regulaminu pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia tego regulaminu, przekazał pracownikowi informacje o pracy w porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. W aktach pracownika muszą się ponadto znaleźć dokumenty potwierdzające, że został zaznajomiony z:

  • przepisami i zasadami bhp,
  • zakresem informacji objętych tajemnicą określoną dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
  • obwieszczeniem ustalającym systemy i rozkłady czasu pracy,
  • przyjętymi okresami rozliczeniowymi, jeżeli nie zostały ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Akta osobowe

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych dla wszystkich pracowników.

Akta osobowe każdego pracownika składają się z trzech części:

  • A – obejmuje wspomniane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – są to przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę wraz z kopią wydanego pracownikowi świadectwa pracy, ponadto potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym wobec pracownika postępowaniem egzekucyjnym.

Wszystkie dokumenty powinny być ułożone w poszczególnych częściach w porządku chronologicznym. Należy je także ponumerować. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Gromadzenie wszystkich dokumentów pracownika w nieponumerowanej i niepodzielonej na części teczce lub skoroszycie, co zdarza się w mniejszych firmach, może zostać uznane za tożsame z brakiem prowadzenia akt osobowych.

PRZYKŁAD 1: Żądanie zaświadczenia o niekaralności

Pracodawca, który miał negatywne doświadczenia z karanymi pracownikami zatrudnianymi w magazynie, zażądał od kandydatów na stanowisko magazyniera zaświadczeń o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Jest to działanie bezprawne, ponieważ dokumentu tego można żądać (i przechowywać go w aktach) wyłącznie od tych pracowników, w stosunku do których z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności (np. gdy zatrudniony ma mieć dostęp do informacji niejawnych), korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

PRZYKŁAD 2: Umowa o zakazie konkurencji

Pracodawca zawarł umowę o zakazie konkurencji przy zawarciu umowy o pracę z pracownikiem. Obie umowy powinny się znaleźć w części B akt osobowych. Gdyby pracownik i pracodawca zawarli umowę o zakazie konkurencji dopiero po rozwiązaniu stosunku pracy, powinna się ona znaleźć w części C akt osobowych.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Dittmajer i Wspólnicy sp. k.

Kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »