| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Sąd Najwyższy zwraca uwagę, że na pracodawcy, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi list obecności, list płac ani innej ewidencji czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, spoczywa ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99, OSNAPiUS 2000/15/579). Oznacza to, że pracodawca musi udowodnić rzeczywisty czas pracy pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych (wyrok z 4 października 2000 r., sygn. akt I PKN 71/00, OSNAPiUS 2002/10/231). SN stwierdził też, że pracodawca, który nie ewidencjonuje w sposób prawidłowy czasu pracy, musi się liczyć z tym, że dla uwzględnienia roszczenia pracownika o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny wystarczy dowód na to, że wykonywał on taką pracę, bez konieczności ścisłego udowodnienia liczby przepracowanych godzin, a sąd będzie mógł zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (wyrok z 5 lipca 2002 r., sygn. akt I PKN 314/01, niepublikowany).

Odpowiedzialność za złą dokumentację

Naruszanie obowiązków dokumentacyjnych jest wykroczeniem. Karę za to może ponieść pracodawca będący osobą fizyczną, członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną, osoba, której powierzono wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy lub tylko tych czynności, które dotyczą ściśle akt osobowych i dokumentacji pracowniczej – najczęściej pracownik kadr. Karą zagrożone jest nieprowadzenie dokumentacji. Dominuje pogląd, że dotyczy to głównie sytuacji, gdy akta osobowe lub inne związane ze stosunkiem pracy nie są prowadzone. Pracodawca lub osoba przez niego wyznaczona poniesie jednak odpowiedzialność, gdy okaże się, że braki w dokumentacji są na tyle poważne, że można uznać, jakby jej nie prowadzono.

Pracodawca odpowiada ponadto za pozostawienie dokumentacji dotyczącej pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, np. gdy jest przechowywana w pomieszczeniach zagrzybionych, zawilgoconych lub zagrożonych pożarem.

Za wykroczenia te grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 tys. zł. Wymierzyć ją może sąd na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który w tego typu sprawach jest oskarżycielem publicznym. W sprawach tych również inspektor pracy może nałożyć mandat. Maksymalna jego wysokość wynosi 2000 zł, a w przypadku powtórnego ukarania w ciągu dwóch lat – 5000 zł.

Pracodawca może także ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą za złe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Sąd Najwyższy stwierdził np., że w razie niezwrócenia pracownikowi świadectwa szkolnego lub innych dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy, pracownik może – jeżeli w związku z tym poniósł szkodę – domagać się odszkodowania na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego (wyrok z 6 października 1976 r., sygn. akt I PR 130/76, OSNC 1977/4/82).

Podstawa prawna

  • Art. 221, 85 ust. 5, art. 94 pkt 9a i b, art. 149 ust. 1, art. 234, 235, 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 254, poz. 1700.
  • Art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym – t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 50, poz. 292; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 229, poz. 1497.
  • § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. nr 62, poz. 286; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. nr 115, poz. 971
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Business Media Software Solutions

Firma zajmuje się zastosowaniem nowoczesnych technologii w procesie nauczania, komunikacji w biznesie i e-learningu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »