| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Niedopuszczalne informacje

Akta osobowe służą wyłącznie dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia pracownika, a nie innych sfer jego aktywności. Niedopuszczalne jest włączanie do akt osobowych wszelkich informacji na temat pracownika, w których posiadanie wszedł pracodawca. W szczególności nie może on gromadzić dokumentów dotyczących życia rodzinnego pracownika, jego hobby, działalności społecznej, kulturalnej, politycznej, sportowej itp. W orzecznictwie sądowym utrwalony jest pogląd, że umieszczenie takich zakazanych dokumentów w aktach osobowych uprawnia pracownika do domagania się ich usunięcia, w tym także przed sądem. Muszą tam być dokumenty związane z zatrudnieniem. Sąd Najwyższy zalicza do nich m.in. notatki służbowe pracodawcy na temat zachowania pracowników (wyrok z 4 czerwca 2002 r., sygn. akt I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118). Ponadto w jego ocenie, jeśli notatki takie w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika związane z jego zatrudnieniem, to nie można uznać, że ich dołączenie do akt osobowych pracownika narusza jego dobra osobiste. Warto przy tym pamiętać, że jakiekolwiek notatki o pracowniku muszą być gromadzone wyłącznie w jego aktach osobowych.

Rejestry, ewidencje

Pracodawca ma też obowiązek prowadzenia:

  • rejestru wypadków przy pracy oraz przechowywanie protokołów ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat,
  • rejestru chorób zawodowych,
  • dokumentacji przeprowadzanych szkoleń BHP,
  • ewidencji młodocianych.

Ponadto odrębnie dla każdego pracownika należy prowadzić:

  • karty ewidencji czasu pracy,
  • imienne karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ewidencja czasu pracy powinna obejmować pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy nie dotyczy pracowników:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dowolna. Każdy pracodawca na swoje wewnętrzne potrzeby może też sporządzać listy obecności, rejestry wyjść w czasie pracy lub zwolnień od pracy.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Waldemar Żuchowski

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »