| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Niedopuszczalne informacje

Akta osobowe służą wyłącznie dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia pracownika, a nie innych sfer jego aktywności. Niedopuszczalne jest włączanie do akt osobowych wszelkich informacji na temat pracownika, w których posiadanie wszedł pracodawca. W szczególności nie może on gromadzić dokumentów dotyczących życia rodzinnego pracownika, jego hobby, działalności społecznej, kulturalnej, politycznej, sportowej itp. W orzecznictwie sądowym utrwalony jest pogląd, że umieszczenie takich zakazanych dokumentów w aktach osobowych uprawnia pracownika do domagania się ich usunięcia, w tym także przed sądem. Muszą tam być dokumenty związane z zatrudnieniem. Sąd Najwyższy zalicza do nich m.in. notatki służbowe pracodawcy na temat zachowania pracowników (wyrok z 4 czerwca 2002 r., sygn. akt I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118). Ponadto w jego ocenie, jeśli notatki takie w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika związane z jego zatrudnieniem, to nie można uznać, że ich dołączenie do akt osobowych pracownika narusza jego dobra osobiste. Warto przy tym pamiętać, że jakiekolwiek notatki o pracowniku muszą być gromadzone wyłącznie w jego aktach osobowych.

Rejestry, ewidencje

Pracodawca ma też obowiązek prowadzenia:

  • rejestru wypadków przy pracy oraz przechowywanie protokołów ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat,
  • rejestru chorób zawodowych,
  • dokumentacji przeprowadzanych szkoleń BHP,
  • ewidencji młodocianych.

Ponadto odrębnie dla każdego pracownika należy prowadzić:

  • karty ewidencji czasu pracy,
  • imienne karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ewidencja czasu pracy powinna obejmować pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy nie dotyczy pracowników:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dowolna. Każdy pracodawca na swoje wewnętrzne potrzeby może też sporządzać listy obecności, rejestry wyjść w czasie pracy lub zwolnień od pracy.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Natalia Zawadzka

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »