| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest dokumentowanie przebiegu zatrudnienia pracowników. Prawidłowo prowadzone akta osobowe z jednej strony poświadczają prawa zatrudnionych do różnych świadczeń, np. z ubezpieczenia społecznego, z drugiej dowodzą, że pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy. Jeśli dopuści się uchybień przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, może zostać ukarany grzywną i ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Przebieg zatrudnienia

Najobszerniejsza jest część B. Powinny się znaleźć w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Przepisy wymieniają je jedynie przykładowo i nie wyczerpują możliwej ich listy. Oznacza to, że pracodawca ma prawo przechowywać w tej części również inne pisma, które jego zdaniem dokumentują przebieg zatrudnienia. Natomiast obowiązkowo w aktach osobowych musi być przechowywana umowa o pracę lub inny dokument potwierdzający nawiązanie zatrudnienia.

Ponadto powinna być w niej gromadzona dokumentacja dotycząca:

  • dokonywanych zmian warunków zatrudnienia, czyli porozumienia, wypowiedzenia zmieniające,
  • wykonania przez pracodawcę obowiązków informacyjnych wobec pracownika, dotyczących warunków zatrudnienia, bhp czy uprawnień pracowniczych – jeśli pracownik jest rodzicem, pracodawca zamieszcza tam dane o jego dzieciach, oświadczenie o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem, dokumentację urlopu wychowawczego i macierzyńskiego lub obniżenia wymiaru etatu pracownikowi uprawnionemu do urlopu wychowawczego.

W części B powinny się znaleźć ponadto informacje o karach porządkowych lub dyscyplinarnych, wyróżnieniach, nagrodach, ukończonych podczas zatrudnienia szkoleniach czy innych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika oraz zaświadczenia o zdolności bądź niezdolności pracownika do pracy ze względu na stan zdrowia

(w tym wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi). Wreszcie tutaj jest miejsce na dane o powierzeniu pracownikowi mienia z obowiązkiem wyliczenia się, za które ponosi on odpowiedzialność materialną.

Niektóre dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych tylko przez pewien czas, po którym powinny zostać usunięte. Dotyczy to przede wszystkim orzeczeń o zastosowaniu wobec pracowników kar dyscyplinarnych czy informacji o wymierzonej pracownikowi karze porządkowej, którą należy usunąć z akt po zatarciu kary (art. 113 § 1 k.p.).

Ponadto część dokumentów związanych z relacjami pracodawcy i pracownika powinna być w określonej sytuacji przechowywana w części B, a w innej – w części C. Zależy to przede wszystkim od tego, jakiego etapu tych relacji dotyczą – rekrutacji, okresu zatrudnienia czy po ustaniu stosunku pracy.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy

Kancelaria prawnicza

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »