| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego

Zatrudnione przeze mnie osoby korzystają z przywilejów z tytułu macierzyństwa, dodatków na dzieci itp. Czy jako pracodawca mam prawo żądać od pracownika danych bądź dokumentów uwiarygodniających stan rodzinny, np. związanych ze zmianą stanu cywilnego, urodzeniem dziecka, zgonem rodzica i umieszczać je w jego aktach osobowych?

Od pracownika pracodawca, oprócz danych, których może żądać od kandydata do pracy, dodatkowo ma prawo wymagać podania numeru PESEL oraz innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 2 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że zarówno osoba ubiegająca się o zatrudnienie, jak i pracownik przekazują pracodawcy dane w formie oświadczenia. Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Pracodawca zażądał od pracownika podania wszystkich miejsc dotychczasowego zamieszkania. Pracownik odmówił. Pracodawca uznał, że jest to naruszenie obowiązków pracowniczych i rozwiązał z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia. Pracodawca nie miał prawa uznać tego faktu za podstawę do rozwiązania stosunku pracy. Pracownik nie musi bowiem podawać wszystkich miejsc dotychczasowego zamieszkania, tylko aktualne. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 sierpnia 2008 r. (I PK 37/2008, OSNP 2010/1-2/4) polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (danych osobowych) niewynikających z przepisów prawa pracy jest niezgodne z prawem i dlatego odmowa jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Pracownik może wyrazić zgodę i udostępnić pracodawcy jeszcze inne niż ww. dane osobowe, np. odcisk palca. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 listopada 2008 r. (II SA/Wa 903/2008), pracodawcy mają prawo użyć odcisku palca pracownika w systemie elektronicznej kontroli obecności, jeśli zainteresowany wyrazi na to zgodę.

Ze względu na obowiązki wynikające ze stosunków pracy, pracodawca musi uzyskiwać i gromadzić określone informacje na temat pracownika. Może również żądać od pracownika udokumentowania uprawnień pracowniczych, które mu przysługują, np. prawa do zwolnienia od pracy z tytułu ślubu lub śmierci rodzica.

Jeżeli chodzi o umieszczenie w dokumentacji pracowniczej aktów stanu cywilnego w postaci kserokopii, np. odpisu aktu małżeństwa, odpisu aktu zgonu rodziców pracownika pracodawca nie ma obowiązku umieszczania tych dokumentów w aktach osobowych. Pracodawca może je zastąpić oświadczeniem pracownika potwierdzającym zaistnienie pewnych okoliczności, które uprawniają pracownika do zwolnienia od pracy. Nie ma jednak przeszkód, żeby kserokopie dokumentów potwierdzające prawo pracownika do uprawnień pracowniczych przechowywać w części B akt osobowych.

Podstawa prawna

  • art. 221 § 1–3, art. 52 § 1 Kodeksu pracy,
  • § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
reklama

Autor:

prawnik, doktorant na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Dorota Adamska

Specjalista ds. Public Relations

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »