| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Czy w aktach osobowych pracowników można przechowywać notatki służbowe

Czy w aktach osobowych pracowników można przechowywać notatki służbowe

Pracodawca, na okoliczność pewnych zdarzeń związanych z przebiegiem pracy pracowników, sporządza notatki służbowe lub prosi innych pracowników o ich sporządzenie. Czy tego rodzaju notatki można zamieszczać w aktach osobowych pracowników?

 Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników notatek służbowych, które w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika i mają związek z jego zatrudnieniem, należy uznać za dopuszczalne. Notatki te można traktować jak dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika.

UZASADNIENIE

39.00 złKalendarz Księgowego 2015

Pracodawca powinien zamieszczać w części B akt osobowych dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracowników. Przepisy zawierają jedynie przykładowe wyliczenie dokumentów, jakie można zamieszczać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Wśród tych przykładowo wymienionych dokumentów nie ma notatek służbowych.

Notatki służbowe dotyczące pracowników można jednak potraktować jako szeroko pojęte dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, obrazujące przebieg jego pracy. Stąd dopuszczalne jest ich umieszczenie w części B akt osobowych pracownika.

PRZYKŁAD

Pracodawca polecił sekretarce sporządzenie notatki służbowej dotyczącej zachowania pracownika w sekretariacie, który wygłaszał krytyczne opinie o przełożonych w rozmowach prowadzonych w jej obecności oraz w obecności klientów. Taka notatka może być zamieszczona w jego aktach osobowych jako obrazująca przebieg zatrudnienia pracownika.

Na takim stanowisku stanął również Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r. (I PKN 295/02, OSNP 2004/19/332) przyjmując, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się pracownika z obowiązków służbowych. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia dokumentacji, która dotyczy przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazać pracodawcy dalsze gromadzenie notatek i włączanie ich do akt.

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

PAŹ25
TydzieńPWŚCPSN
40293012345
416789101112
4213141516171819
4320212223242526
4427282930310102

Ostatnio na forum

Narzędzia kadrowego

Eksperci infor.pl

N Dorfina – niezależni doradcy finansowi

Doradcy finansowi N Dorfina

Zostań ekspertem Infor.pl »