Pozyskiwane od pracownika dane osobowe możemy podzielić na dwie grupy. Pierwsza obejmuje dane, które pracodawca może uzyskać już na etapie selekcji kandydatów na wolne stanowiska w swoim zakładzie pracy. Druga grupa to dane, których powinna udzielić osoba już zatrudniona.

Informacje selekcyjne obejmują następujące dane osobowe:

• identyfikujące osobę: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• precyzujące predyspozycje zawodowe: wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Choć przepis o tym wyraźnie nie stanowi, a jego interpretacja mogłaby skłaniać do przyjęcia, że chodzi tu wyłącznie o udokumentowanie pracowniczych okresów zatrudnienia, to jednak z praktycznego punktu widzenia przyjmuje się, że pracodawca ma także prawo do pozyskania informacji o przebiegu pracy zawodowej wykonywanej zgodnie z pozapracowniczymi podstawami prawnymi jej świadczenia, czyli głównie umowami cywilnoprawnymi.

Po zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać kolejnych danych osobowych od pracownika.

Są to przede wszystkim:

• inne dane osobowe pracownika, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Jeśli zakładowy regulamin wynagradzania lub regulamin zakładowego funduszu socjalnego przewiduje dodatek pieniężny dla dziecka pracownika i chce on z tego uprawnienia skorzystać, może zostać zobowiązany przez wewnątrzzakładowe przepisy prawa pracy do przedstawienia dokumentu poświadczającego posiadanie dziecka, np. aktu urodzenia,

• numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Jak wynika z powyższego, zakres danych osobowych objętych drugą ich grupą niejednokrotnie zależy od pewnych indywidualnych okoliczności, ściśle odnoszących się do pracownika oraz od rodzaju wykonywanej pracy.

Ponad ten obszar pracodawca nie może w zasadzie wykraczać i żądać podania innych danych osobowych.

Pewnego rodzaju odstępstwo od powyższych reguł polega na tym, że pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.). Ustawodawca nie sprecyzował jednak, o jakie przepisy chodzi. Również doktryna prawa pracy nie wypracowała w tym zakresie jednolitego stanowiska.

Przyjmuje się jednak, że pojęcie to zawiera w sobie zarówno ustawy, jak i rozporządzenia. Wnioski takie można wyprowadzić z brzmie- nia przepisu art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), z którego wynika, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne w celu zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, tzn. gdy zezwalają na to przepisy prawa (nie wskazuje się jednak na rangę przepisu). Przeciwnicy tego stanowiska wskazują z kolei na art. 51 ust. 1 Konstytucji RP, ponieważ nie można być obowiązanym inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby - a zatem mowa tu tylko i wyłącznie o przepisie rangi ustawowej.