REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się do RODO 2018 - nowe obowiązki pracodawców

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Jak przygotować się do RODO 2018 - nowe obowiązki pracodawców/fot. Shutterstock
Jak przygotować się do RODO 2018 - nowe obowiązki pracodawców/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO to temat, którym żyje nie tylko cała Polska ale także Unia Europejska. RODO to unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. Nowe przepisy oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców. Jak w takim razie przygotować się do RODO?

Skąd wziął się taki szum wokół RODO? Wszystko dlatego, że kary za nieprzestrzeganie RODO są bardzo wysokie, a choć informacji na temat tego jak się do niego przygotować jest w Internecie mnóstwo, to brakuje jednak konkretów. Firmy szkoleniowe zbierają zatem żniwa, bo z lęku przed RODO, każdy chce choć trochę „liznąć” ten temat i uchronić się przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami niewiedzy.

Autopromocja

Po przeczytaniu całego rozporządzenia mogę stwierdzić jedno, strach ma wielkie oczy. Oczywiście, nie twierdzę, że przed nami mało pracy, kilka rzeczy niewątpliwie się zmieni, ale nie taki diabeł straszny.

Organ nadzorczy w postaci Urzędu Ochrony Danych w Polsce, który zastąpi dotychczasowe GIODO, ma za zadanie egzekwować realizowanie założeń RODO. Każdy kto do tej pory na poważnie traktował przepisy ustawy o ochronie danych osobowych nie powinien się jednak obawiać nadchodzących zmian czy ewentualnych kontroli ze strony Urzędu.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Czy Polacy na poważnie traktowali zapisy ustawy o ochronie danych osobowych? Śmiem twierdzić, że nie do końca. Chociaż ustawa obowiązuje od 1997 zdarzają się jeszcze pracodawcy dopiero teraz uzupełniający teczki akt osobowych o upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podstawowa zmiana ma właśnie na celu ułatwienie życia przedsiębiorcom, w skrócie ma być mniej dokumentacji, a więcej konkretnego działania. Nasuwa się pytanie na czym mają polegać te działania?

Przepisy rozporządzenia nie odpowiadają wprost. Wprawdzie wskazują na istotne elementy ochrony danych osobowych ale nie „mówią” zrób to czy tamto, stąd tak wiele ofert szkoleniowych czy propozycji audytu pod kątem RODO, czy też ochrony danych osobowych w ogóle. I dobrze! Biznes się kręci, pracodawcy słuchają jak ważna jest ochrona danych osobowych ale często niestety wracają do normalnej codzienności zapominając, że faktycznie trzeba będzie zmienić myślenie o ochronie danych osobowych.

Zapominamy o regularnej zmianie haseł, nie wiemy czym jest polityka czystego biurka, nie blokujemy komputera w momencie odejścia od monitora, nie chowamy dokumentacji w odpowiednio przystosowane do tego miejsce, często nawet nie bardzo się orientujemy jakiego rodzaju zbiory danych osobowych w firmie przetwarzamy! Nie mówiąc już o ograniczonym dostępie pracowników czy współpracowników do dokumentacji pracowniczej, czy wszelkiej dokumentacji, która zawiera dane osobowe, zastosowaniu odpowiednich środków ochrony nie tylko fizycznej, czyli zamykanych szaf, ale także ochrony systemów internetowych, w których przechowujemy ogromną liczbę danych osobowych pracowników.

Jak w takim razie przygotować się do RODO?

Nie będzie to nic odkrywczego jeśli powiem, że nie ma jednego, złotego środka, czy jednego rozwiązania, które pozwoli pracodawcom wdrożyć odpowiednie zastosowania a następnie przestać przejmować się ochroną danych osobowych. Można jednak przygotować się do tematu najlepiej, jak to możliwe.

Jako pierwszy krok w tym kierunku polecam przygotować Politykę Bezpieczeństwa, czyli dokument który ułatwi nie tylko pracodawcy, ale i zatrudnionym pracownikom zrozumieć m.in. jakie procesy zachodzą w danym zakładzie pracy, jakie istnieją zbiory danych osobowych oraz w jakich miejscach dochodzi do przetwarzania danych.

Zgodnie z art. 12 rozporządzenia, Administrator, czyli w naszym przypadku pracodawca, jest zobowiązany podejmować wszelkie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i przejrzystym językiem udzielać wszelkich informacji dotyczących zbierania danych osobowych osobom, których te dane dotyczą. Osobiście uważam, że wywiązanie się z tego obowiązku może odbyć się poprzez przygotowanie odpowiednich dokumentów informacyjnych.

Dodatkowo w przypadku pracodawców zatrudniających 250 lub więcej pracowników konieczne jest przygotowanie rejestru czynności przetwarzania. W rejestrze tym zamieszcza się takie informacje jak: imię i nazwisko administratora oraz dane kontaktowe, a gdy ma to zastosowanie również przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych, cele przetwarzania, opis kategorii osób, których dane dotyczą, kategorie odbiorców itd.

Cel przetwarzania: zatrudnienie pracownika
Opis kategorii osób: pracownicy
Kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, dane adresowe, data urodzenia, numer PESEL, itd., itd.

W kontekście zatrudniania pracowników, RODO - podobnie jak w przypadku funkcjonującej ustawy o ochronie danych osobowych - pozwala nam pracodawcom, jako Administratorom na przetwarzanie danych osobowych w przypadku konieczności wypełnienia obowiązku prawnego, jakim jest zgodne z przepisami zatrudnienie pracownika poprzez zebranie jego danych, w celu właściwego zgłoszenia do ZUS, przygotowania dokumentacji pracowniczej, takiej jak umowa o pracę i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem.

Warto jednak mieć na uwadze art. 7 rozporządzenia, który określa warunki wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Administrator musi być w stanie wskazać, ze osoba której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych – to jest ważna informacja w kontekście pozyskiwania przez pracodawców życiorysów potencjalnych kandydatów do pracy.

Polityka Bezpieczeństwa i rejestr czynności przetwarzania to nie wszystko. Niemniej ważna jest instrukcja zarządzania systemami informatycznymi. Co to takiego? Stosownie do postanowień § 3 i § 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, należy ustalić treść Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych. Taki obowiązek ciąży na Administratorze do 25 maja 2018, nie mniej jednak uważam, że warto taką instrukcję posiadać, a w niej opisać wszystkie procesy związane z systemem informatycznym, systemem operacyjnym, komputerami, nośnikami danych osobowych.

Po ludzku mówiąc, chodzi o to, aby regularnie zmieniać hasło w komputerze, dbać aby hasła były skomplikowane i trudne do rozszyfrowania, aby przesyłane pliki zawierające dane osobowe były hasłowane, a hasło było przesyłane drugiej stronie inną drogą komunikacji. Używanie niepowtarzalnych, indywidualnych danych logowania, zabezpieczenie systemów odpowiednimi programami antywirusowymi, stosowanie certyfikatów SSL i wiele innych metod sprzyja zabezpieczeniu administrowanych przez siebie danych.

Warto zwrócić uwagę na stosowanie odpowiednich środków ochrony danych, czyli oprócz tego o czym już wspominałam dodatkowo np. poprzez stosowanie wygaszaczy na ekranie, przechowywanie kopii na innym serwerze niż dane, oraz nie na komputerze, który wykorzystywany jest do przetwarzania danych na co dzień.

Kolejną kwestią, na którą wskazuje RODO jest ocena skutków dla ochrony danych, czyli jeżeli dany rodzaj przetwarzania, w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator jest zobowiązany dokonać oceny skutków planowanych operacji przetwarzania danych osobowych. Mało tego, Administrator konsultuje się z inspektorem ochrony danych, jeżeli został on wyznaczony.

Kiedy konieczne jest wyznaczenie inspektora ochrony danych?  Zgodnie z art. 37 rozporządzenia, konieczne jest to zawsze gdy:

- przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,

- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę, lub

- główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Czy to wszystko? Pozostaje jeszcze kwestia wykazu powierzeń, np. jeśli pracodawca współpracuje z biurem rachunkowym, któremu przekazuje dane osobowe zatrudnionych pracowników.

Najważniejsze jest usystematyzowanie sobie tej wiedzy i przygotowanie w minimalnym zakresie podstawowej dokumentacji, aby wiedzieć w jaki sposób faktycznie ochronić dane osobowe zatrudnionych pracowników.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    ZUS: Od 1 kwietnia 2024 r. wyższe kwoty odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    1 kwietnia 2024 r. zwiększą się kwoty jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu ubezpieczony otrzyma 1431 zł. W razie śmierci ubezpieczonego kwota jednorazowego odszkodowania dla małżonka lub dziecka wzrośnie do 128799 zł.

    Najbardziej poszukiwany zawód w Polsce! Sprawdź, kogo poszukują pracodawcy.

    Jaki zawód jest najbardziej poszukiwany w Polsce? Kogo na polskim rynku pracy brakuje nawet bardziej niż kierowców i informatyków? Kompetencje tych pracowników są niezbędne do uruchamiania nowych, dużych inwestycji.

    Pracownicy urzędów państwowych. Będą nowe przepisy o czasie pracy w urzędach

    Prezes Rady Ministrów określi w rozporządzeniu zasady ustalania przez kierowników urzędów czasu pracy urzędów, w których są zatrudnieni urzędnicy państwowi oraz inni pracownicy. Nowe przepisy mają m.in. na celu umożliwienie zastosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów.

    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    REKLAMA

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    REKLAMA

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    REKLAMA