| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Przechowywanie dokumentów ze zdjęciami w aktach osobowych pracowników

Przechowywanie dokumentów ze zdjęciami w aktach osobowych pracowników

Pracownicy dostarczają nam różne dokumenty ze zdjęciami potwierdzające ich kwalifikacje zawodowe, np. prawo jazdy, dyplom wyższej uczelni itp. Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii tych dokumentów?

Kopie dokumentów potwierdzających umiejętności i kwalifikacje zawodowe, w tym także te, które zawierają zdjęcia pracowników (lub kandydatów), powinny być przechowywane w aktach osobowych. Przechowywanie tych dokumentów powinno odbywać się w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych pracownika (kandydata) oraz zawartych w nich danych osobowych.

UZASADNIENIE

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Udokumentowanie danych kandydata w zakresie wykształcenia zwykle odbywa się przez złożenie kopii świadectw lub dyplomów ukończenia szkół. Takie dokumenty mogą zawierać zdjęcia.

Na etapie rekrutacji kandydat na pracownika składa także często CV, które również może zawierać zdjęcie osoby aplikującej do pracy. Zdjęcia w CV kandydaci do pracy zamieszczają często dobrowolnie, ponieważ pracodawca nie może od nich tego żądać. Zdjęcie kandydata dostarcza pracodawcy wiele dodatkowych informacji, do których żądania nie jest on uprawniony, jak chociażby niepełnosprawność, rasa, pochodzenie etniczne, wygląd, a które mogą stanowić przyczyny dyskryminacji.

W aktach osobowych pracownika przechowywane są dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A), dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika (część B) oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (część C).

W aktach osobowych przechowuje się zatem dokumenty złożone na etapie zatrudniania pracownika, np. CV, oraz składa się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzających osiągnięcia i umiejętności zawodowe, np. prawo jazdy lub dyplom ukończenia uczelni wyższej, które zawierają zdjęcia. Nie ma przeszkód prawnych, aby takie dokumenty ze zdjęciami były przechowywane w aktach osobowych pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że należy to robić zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Żaneta Urawska

Radca prawny w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »