| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą

W jaki sposób powinny być prawidłowo przechowywane dokumenty personalne. Z uwagi na to, że nie mamy zbyt dużo wolnego miejsca, czy możemy mieć wspólne pomieszczenie z innym działem (np. handlowym). Ewentualnie, czy zamykane szafki z teczkami personalnymi mogą również stać na otwartej powierzchni biurowej?

Kwestię szczegółowych zasad przechowywania dokumentacji osobowej pracodawców określa rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU z 2005 r. nr 32, poz. 284) wydane na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Generalnie, dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. Przepisy ww. rozporządzenia określają szczegółowe warunki, jakie powinny spełniać pomieszczenia, w których znajduje się dokumentacja pracownicza.

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji w szczególności:

  • nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku,
  • powinno być:

– wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,

– zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. W rozporządzeniu wskazano również warunki wilgotności i oświetlenia pomieszczenia, w których powinna znajdować się dokumentacji.

Odpowiadając na pytania, biorąc pod uwagę wskazane powyżej przepisy, należy stwierdzić, moim zdaniem, że nie ma przeszkód, aby akta osobowe znajdowały się w jednym pomieszczeniu wraz z innymi dokumentami firmy (np. razem z dokumentami działu finansowego) – jeśli pomieszczenie to spełnia wymogi określone w rozporządzeniu. Jednak wówczas akta osobowe powinny być należycie zabezpieczone, tzn. powinny być w zamkniętych na klucz szafach, do których mają dostęp tylko osoby specjalnie do tego upoważnione (np. z działu personalnego). Ma to istotne znaczenie, ponieważ w aktach osobowych znajduje się wiele ważnych informacji i dostęp do nich powinny mieć tylko z góry określone osoby (nie mogą mieć do nich dostępu osoby z działu finansowego). Natomiast akta mogą być przechowywane w zamkniętych szafach na otwartej powierzchni biurowej. Jednak w takim przypadku należy pamiętać w szczególności, że:

  • pomieszczenia (otwarta powierzchnia biurowa), w których będą przechowywane dokumenty, powinny spełniać wymogi określone w rozporządzeniu,
  • szafy, w których będą przechowywane akta osobowe, będą należycie zabezpieczone przed kradzieżą, niszczeniem dokumentów czy też możliwością wglądu przez osoby do tego nieupoważnione,
  • dostęp do tych szaf i dokumentów w nich umieszczonych powinny mieć osoby posiadające do tego specjalne upoważnienie.
reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCYJNE ZMIANY W UMOWACH ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Eugenia Jabłokow

Radca prawny- ekspert w dziedzinie postępowania spadkowego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »