| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Kogo pracodawca powinien upoważnić do przetwarzania danych osobowych zlecając obsługę kadrową firmie zewnętrznej

Kogo pracodawca powinien upoważnić do przetwarzania danych osobowych zlecając obsługę kadrową firmie zewnętrznej

Zleciliśmy prowadzenie dokumentacji kadrowej firmie zewnętrznej (biuru księgowemu). Czy w związku z tym powinniśmy upoważnić do przetwarzania danych osobowych imiennie każdą z osób, które w tym biurze będą zajmować się obsługą naszej firmy, czy wystarczy tylko upoważnienie dla właściciela biura?

RADA

Powinni Państwo upoważnić imiennie do przetwarzania danych swoich pracowników jedynie właściciela biura księgowego. W tym upoważnieniu powinno jednak być przyznane właścicielowi biura uprawnienie do upoważnienia innych pracowników biura księgowego do przetwarzania danych pracowników Państwa firmy.

49,00 złKodeks pracy 2014 z komentarzem

UZASADNIENIE

Administratorem danych osobowych pracowników, w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, jest pracodawca. W przypadku przeniesienia części obowiązków pracodawcy (prowadzenie dokumentacji kadrowej itp.) na firmę zewnętrzną (w tym przypadku biuro księgowe) mamy do czynienia z powierzeniem przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi. W tym przypadku wymagana jest pisemna umowa między administratorem danych osobowych (pracodawca) a firmą przetwarzającą te dane (biuro księgowe). Podmiot przetwarzający dane osobowe może je przetwarzać wyłącznie w zakresie i celu przewidzianych w tej umowie.

W przypadku przejęcia prowadzenia dokumentacji kadrowej, co jest związane z przetwarzaniem danych osobowych, biuro księgowe musi spełniać wiele wymagań nałożonych w ustawie o ochronie danych osobowych. Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych). Upoważnienie to powinno być odrębnym, szczególnym upoważnieniem. Nie wystarczy samo wskazanie takich obowiązków np. w zakresie obowiązków pracowniczych. Powinno ono określać konkretny zakres przetwarzania danych.

WAŻNE!

Przetwarzaniem danych osobowych pracowników mogą się zajmować jedynie osoby upoważnione do tego przez pracodawcę.

W przedstawionej sytuacji upoważnienia imienne dla pracowników biura księgowego do przetwarzania danych osobowych powinien wydać właściciel tego biura. Taką opinię wyraził także Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Aby właściciel biura księgowego mógł wydać upoważnienie swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych, powinien zostać do tego uprawniony przez pracodawcę, który mu zlecił prowadzenie dokumentacji kadrowej.

Pracodawca jako administrator danych powinien m.in. prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

  • imię i nazwisko osoby upoważnionej,
  • datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
  • identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Należy jednak przyjąć, że w przypadku powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi, taką ewidencję prowadzi ten podmiot (biuro księgowe).

Mimo powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników innej osobie, na pracodawcy (administratorze danych) spoczywa odpowiedzialność za ich przetwarzanie zgodnie z przepisami. Nie wyłącza to jednak odpowiedzialności biura księgowego (przetwarzającego dane) za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z zawartą z pracodawcą umową.

Podstawa prawna

  • art. 31, art. 36, art. 37, art. 39 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Aktualizacja: 07.04.2009

Autor:

specjalista ds. zatrudnienia

Źródło:

INFOR
Monitor prawa pracy i ubezpieczeń189,00 zł
avatar

2011-02-12 18:41 Zgłoś

dokładnie, artykuł wprowadza w błąd, ponieważ przepis art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych daje administratorowi danych osobowych możliwość powierzenia innemu podmiotowi, w drodze umowy ( a nie upoważnienia) zawartej na piśmie, przetwarzania danych. W przypadku powierzenia biuru rachunkowemu prowadzenia spraw pracowniczych dochodzi właśnie do takiego powierzenia. Kwestia uregulowania prawa dostępu poszczególnych pracowników do powierzonej biuru dokumentacji powinna zostać uregulowana wewnątrz biura rachunkowego.

avatar

2011-02-12 14:47 Zgłoś

zgadzam się z przedmówcą - zlecając na zewnątrz przetwarzanie swoich danych należy zawrzeć szczegółową UMOWĘ o przetwarzanie danych - cały ten artykuł prowadzi na manowce

avatar

2010-01-11 22:21 Zgłoś

WitamTak według mojej wiedzy to troszkę bzdury napisali Państwo w "radzie". W przypadku o jakim mowa w pytaniu nie wchodzi w grę upoważnienie tylko umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Upoważnienie wystawia administrator danych osobie przetwarzającej dane w danej instytucji czy firmie. Nie do końca poprawnie upraszczają: pracodawca upoważnia pracownika.

HITY INFORU

TERMINARZ

SIE01
TydzieńPWŚCPSN
3128293031123
3245678910
3311121314151617
3418192021222324
3525262728293031

Narzędzia kadrowego

Eksperci infor.pl

Tomasz Czopik

Rajdowy Mistrz Polski, właściciel Szkoły Bezpiecznej Jazdy SBJ

Zostań ekspertem Infor.pl »