| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Akta osobowe pracownika zatrudnionego po raz kolejny

Akta osobowe pracownika zatrudnionego po raz kolejny

Zatrudniłam po raz kolejny tę samą osobę. Czy muszę założyć jej nową teczkę akt osobowych, czy mogę korzystać ze starej?

Akta osobowe są związane ściśle z danym pracownikiem i prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a k.p. oraz § 6 rozporządzenia Ministr Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji - DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Przepisy prawne nie wprowadzają żadnych przeszkód, aby przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby korzystać z poprzednio założonych akt osobowych, a zatem dopuszczalne jest, aby przy kolejnym zatrudnieniu pracownika w tym samym zakładzie wykorzystać teczkę jego akt osobowych założoną uprzednio. Często taką praktykę stosuje się na przykład wobec pracowników, którzy podejmują pracę po przejściu na emeryturę.

W przypadku korzystania z tej samej teczki akt osobowych trzeba pamiętać, że ponowne zatrudnienie tego samego pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zgromadzenia w procesie rekrutacji potrzebnych dokumentów. Oczywiście trzeba dokonać tych samych czynności tak jak przy pierwszym zatrudnieniu.

49,00 złKodeks pracy 2014 z komentarzem

Bez względu na długość przerwy to pracownik zobowiązany jest do uaktualnienia swoich danych, gdyż mógł na przykład w tym czasie zmienić swój stan cywilny bądź zmianie mogła ulec jego sytuacja rodzinna.

Jeśli w aktach osobowych pracownika pracodawca zgromadził wiele dokumentów, np. ze względu na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji, zmiany wynagrodzenia bądź awansu, to dopinanie kolejnych dokumentów może być mało korzystne.

Korzystając z jednej teczki, wypadałoby oddzielić w wyraźny sposób kolejne stosunki pracy, w szczególności, gdyby pracownik był poprzednio ukarany karą porządkową, a w aktach pozostało zawiadomienie o tym, lecz nie upłynął rok nienagannej pracy.

Reasumując, choć nie ma formalnego zakazu korzystania z posiadanych już akt osobowych pracownika, to przy jego powtórnym zatrudnieniu warto pomyśleć o nowej teczce osobowej. Bez względu na to, ile razy pracownik podejmuje pracę u danego pracodawcy, to jego akta osobowe powinny być zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.

Podstawa prawna

  • art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
  • § 6 rozporządzenia Ministr Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.)

HITY INFORU

TERMINARZ

LIP29
TydzieńPWŚCPSN
2730123456
2878910111213
2914151617181920
3021222324252627
3128293031010203

Narzędzia kadrowego

Eksperci infor.pl

Anna Marta Wilczkowska

Nowe Horyzonty®-Szkolenia dla Biznesu

Zostań ekspertem Infor.pl »