| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Czas pracy > Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy

Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy

Czy ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 50 lat, jak akta osobowe, czy przez 3 lata? Jaki okres jest prawidłowy?

Ewidencja czasu pracy jest dokumentacją o czasowym znaczeniu praktycznym i należy do kategorii dokumentacji niearchiwalnej, która po upływie okresu przydatności powinna zostać zniszczona.

Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją oraz zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania i przekazywania do archiwum określają, że przez 25 lat należy przechowywać analizy efektywnego czasu pracy. Jednak ewidencja czasu pracy nie jest zaliczana do dokumentów dotyczących analiz efektywnego czasu pracy. Przez pojęcie „analizy efektywnego czasu pracy” należy rozumieć cykliczne lub zbiorcze (kwartalne, półroczne, roczne) opracowania własne pracodawcy w formie tabelarycznej i opisowej. Mogą one uwzględniać np. czas do przepracowania w analizowanym okresie, wykorzystanie nominalnego czasu pracy, efektywny czas pracy, czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, czas opuszczony z podaniem przyczyn niewykonywania pracy przez pracowników. Mogą to być analizy, które nie mieszczą się w opracowaniach kompleksowych lub problemowych, np. w statystycznych opracowaniach końcowych sporządzanych do GUS, gdyż zawierają szerszy zakres informacji niezbędny do realizowania istotnych celów pracodawcy, a zbędny dla sprawozdawczości statystycznej.

PRZYKŁAD

Pracodawca przeprowadził analizę efektywnego czasu pracy (w okresie dwuletnim) pod kątem absencji chorobowych wszystkich zatrudnionych pracowników. Pozwoli mu ona ustalić powtarzające się okresy nieobecności pracowników z powodu zwolnień lekarskich i w związku z tym pozwoli zaplanować w takim okresie mniejszą liczbę zadań do realizacji. Ponadto pracodawca będzie mógł zwiększyć liczbę zadań w okresach niewielkich absencji chorobowych. W ten sposób pracodawca może zmniejszyć wydatki na godziny nadliczbowe zwiększając jednocześnie wydajność pracy.

Głównym celem, któremu ma służyć ewidencja czasu pracy, jest obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym w karcie ewidencji czasu pracy muszą być zapisywane:

  • praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Nawet w przypadku zatrudnienia jednego pracownika prowadzi się dla niego indywidualną, imienną ewidencję czasu pracy. Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór).

Podstawa prawna

  • art. 149, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,
  • § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),
  • art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.),
  • art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227),
  • załącznik nr 2 do rozporządzenia z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375),
  • art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

SaldeoSMART

SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »