REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak skutecznie delegować zadania

Jak skutecznie delegować zadania/fot.Shutterstock
Jak skutecznie delegować zadania/fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Trudności związane z delegowaniem można zminimalizować, jeżeli przekazywanie obowiązków zostanie potraktowane jako proces - podzielony na etapy. Delegowanie zadań krok po kroku wyjaśnia ekspert.

Polscy menedżerowie, a w przypadku małych firm także ich właściciele, często mają problem z delegowaniem zadań. Z jednej strony narzekają na przeciążenie obowiązkami, ale z drugiej, często nawet nie próbują podzielić się zadaniami z pracownikami.

Autopromocja

Jeśli zapytamy menedżerów, czy chcieliby pracować mniej, przekazując część obowiązków pracownikom, większość z nich odpowie zdecydowanie: „tak”.  A jednak, w praktyce delegowanie zadań okazuje się bardzo trudne. Często po prostu łatwiej jest samemu poświęcić własny czas na dodatkową pracę, niż przyuczać, wymagać i rozliczać z poprawnego wykonania zadań innych. I chwilowo taka samodzielność może nawet wydawać się korzystna – w końcu na edukację pracowników, czy poprawianie ich błędów również trzeba by było znaleźć czas. Niestety, krótkowzroczność takiego myślenia widać dopiero w dłuższej perspektywie, kiedy menedżer lub właściciel okazuje się niemożliwy do zastąpienia – także w czasie urlopu lub choroby.

- Każdy prezes firmy, a tym bardziej właściciel, ma przekonanie, że pracownicy mogą co najwyżej starać się mu dorównać. Właśnie to jest przeważnie głównym problemem przy delegowaniu swoich kompetencji na inną osobę. Warto jednak pamiętać, że istotą zarządzania jest zarządzanie ludźmi i problemami, a nie osobiste załatwianie każdej sprawy – podkreśla Marta Bober-Lal, trener w firmie szkoleniowej Effect Group.

Skąd biorą się trudności z delegowaniem zadań?

Najprościej delegowanie można określić jako przekazywanie władzy, czy też dzielenie się władzą z innymi. Delegowanie oznacza, że menedżer przydziela zadanie, ale wraz z nim przekierowuje także odpowiedzialność za jego wykonanie oraz uprawnienia niezbędne do jego realizacji. A to oznacza, że od momentu delegowania, menedżer nie jest już  bezpośrednio zaangażowany w zadanie. W tym momencie powinien odsunąć się na bok i nie przeszkadzać.

Dlaczego przekazywanie obowiązków jest trudne? Ponieważ wymaga zaufania wobec pracownika i wiary w jego umiejętności. Trzeba być też przygotowanym na ewentualność, gdy pracownik nie udźwignie nowego ciężaru i zapewnić odpowiednią kontrolę efektów jego pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

W rozwiązaniu tych trudności często nie pomagają sami pracownicy – niektórzy z nich zrobią wiele, by nie zostać obłożonym dodatkowymi obowiązkami. Skoro szef uważa, że pracownik „sam sobie nie poradzi”, to dla zatrudnionego takie przekonanie bywa wygodniejsze od brania na swoje barki dodatkowych zadań. Bywa też i tak, że sam pracownik nie wierzy w swoje możliwości lub boi się wziąć odpowiedzialność za własną pracę – przychodzenie z każdym najdrobniejszym problemem do szefa wydaje się bezpieczniejsze.

Ale to nie jedyne powody. Opór pracowników może wynikać także z poczucia bycia wykorzystywanym. Będzie tak się działo, jeśli za wzrostem kompetencji i odpowiedzialności nie będzie szła odpowiednia gratyfikacja finansowa lub jeśli pracownik i tak jest nadmiernie obciążony pracą. Poza tym, jeśli zatrudniony już wcześniej zgadzał się na dodatkowe zadania, ale w jego ocenie wysiłek ten nie został doceniony, nie będzie miał motywacji do podejmowania nowych wyzwań. Nie zapominajmy również, że brak dobrych warunków pracy, odpowiedniej atmosfery, czy też poczucia bezpieczeństwa także będzie wpływał na gorsze efekty wykonywanych zadań.

Kolejna grupa problemów może wynikać ze złej komunikacji. Zdarza się, że polecenia i instrukcje nie są jasno sprecyzowane przez przełożonego lub też, że pracownik, mimo dobrej woli, źle zrozumiał informacje od szefa.

Po co delegować?

Jeśli proces delegowania zadań przebiegnie pomyślnie, to pomimo możliwych do wystąpienia trudności, korzyści z nawiązką zrekompensują przejściowe niedogodności. Ostatecznie opłaci się to zarówno menedżerom, szeregowym pracownikom, jak i całej  organizacji.

Oddając część dotychczasowych obowiązków, menedżer powinien uwolnić się od niektórych, bardziej rutynowych zadań, a sam zająć się sprawami kluczowymi i strategicznymi.

Ale delegowanie jest korzystne także dla pracownika, który zyskać może poczucie bycia docenionym i potrzebnym w firmie. Ucząc się nowych rzeczy, rozwija się on zawodowo i ma szansę sprawdzić się w różnych obszarach. To z kolei może mu pomagać w zdobywaniu pozycji lidera, a w przyszłości umożliwi awans. 

Cała organizacja właśnie za sprawą delegowania może odkrywać talenty w zespole. Zaangażowane osoby wpływają korzystnie na atmosferę panującą w organizacji. Pracownicy, czując większą odpowiedzialność, są też bardziej skłonni do kreowania nowatorskich rozwiązań zmieniających całą firmę. Nie są już bowiem biernymi wykonawcami poleceń, ale tworzą aktywny zespół.

Delegowanie zadań krok po kroku

Trudności związane z delegowaniem można zminimalizować, jeśli przekazywanie obowiązków potraktujemy jako proces – podzielony na etapy i zaplanowany w czasie.

Etap pierwszy polega na tym, aby określić samą sytuację delegowania, a więc ustalić, jakie obowiązki można przekazać pracownikowi, kto mógłby się zająć takimi zadaniami i ile czasu by mu to zajęło. Jeśli odpowiednia osoba jest już zatrudniona w firmie, warto ustalić, jakie są jej aktualne kompetencje (w porównaniu z kompetencjami wymaganymi przy nowych zadaniach) oraz czy jest ona wystarczająco zmotywowana do wykonania powierzonej mu misji.

Etap drugi to przekazanie wyznaczonej osobie potrzebnych informacji. Pracownik powinien dowiedzieć się, jakie nowe obowiązki zostaną mu powierzone oraz jakie nowe cele (i w jaki sposób) mają zostać dzięki temu osiągnięte. Ustalić należy etapy i terminy, w jakich wyznaczona osoba wdroży się do nowych zadań – najpierw być może częściowo, a później w pełnym zakresie.


Nie oczekujmy, że pracownik od razu będzie potrafił realizować nowe zadania równie dobrze jak osoba doświadczona.

Etap trzeci to przede wszystkim nauka poprzez pracę. Wyznaczona do nowych zadań osoba powinna dowiedzieć się nie tylko co ma zrobić, ale też w jaki sposób jej praca będzie kontrolowana oraz według jakich kryteriów zostanie oceniona. Kluczowe dla tego etapu jest jednak zaufanie.

- To właśnie zaufanie wraz z przekazaniem możliwości podejmowania samodzielnych decyzji, czy też dokonywania wyborów, odróżnia delegowanie od zwyczajnego wydawania poleceń – podkreśla Marta Bober-Lal. – Dlatego kontrola nie powinna w tym przypadku oznaczać nieustannego „patrzenia na ręce” czy też śledzenia każdego kroku pracownika. Zamiast tego warto określić, w jakiej formie pracownik będzie raportował o wykonanych zadaniach, czy też jaki margines błędu będzie tolerowany – mówi trenerka.

Czas na właściwą oceną pojawi się dopiero na etapie czwartym. Gdy pracownik wykona powierzone mu zadania, nadchodzi czas podsumowania i przekazania mu informacji zwrotnej. Przede wszystkim należy odnieść się do założonych wcześniej celów i ustalić, w jakim stopniu zostały one osiągnięte. To też dobry moment, aby zastanowić się, jak poprawić skuteczność działań pracownika w przyszłości. Wraz z każdą kolejną próbą wyznaczona osoba powinna coraz sprawniej radzić sobie z nowymi zadaniami.

Przekazywanie i utrwalanie

Jeśli chcemy, aby nowe obowiązki zostały przekazane pracownikowi w taki sposób, który naprawdę okaże się skuteczny, warto poświęcić czas na właściwe wsparcie i dobrą komunikację.

- Na etapie przekazywania nowych zadań przełożony powinien porozmawiać z pracownikiem i co bardzo ważne, uzyskać jego wyraźną zgodę na przyjęcie szerszego zakresu obowiązków. To warunek niezbędny, aby delegowanie mogło być skuteczne – podkreśla trenerka Effect Group.

Porozmawiać należy także z innym pracownikami, tak aby cały zespół zrozumiał, jak będzie wyglądał nowy zakres obowiązków wszystkich jego członków, gdy jedna z osób przejmie nowe zadania.

Drugą ważną kwestią po przekazaniu zadań jest utrwalenie określonego na nowo podziału obowiązków. Aby zmiana była trwała, przełożony powinien zapewnić delegowanemu pracownikowi odpowiednie wsparcie, szczególnie w początkowym okresie.

- Wsparcie powinno zostać dopasowane do rodzaju zadania i kompetencji osoby. Absolutnie nie może mieć ono formy wyręczania pracownika, ale zamiast tego menedżer może przekazywać instrukcje, dzielić się swoimi doświadczeniami lub zaproponować szkolenie – mówi Marta Bober-Lal.

Menedżer powinien także monitorować realizację powierzonych zadań i sprawdzać efekty. Co jakiś czas warto ustalić, czy wyznaczona osoba radzi sobie z obowiązkami, czy projekt jest właściwie realizowany oraz czy delegowanie faktycznie przekłada się na lepszą organizację pracy menedżera. Po realizacji projektu lub w ustalonych odcinkach czasu wskazane jest przeprowadzenie z pracownikiem rozmowy podsumowującej.

Jeśli delegowanie zadań zacznie przynosić oczekiwane rezultaty, menedżer lub właściciel może mieć pokusę, aby przekazać pracownikom również kolejne, czasem bardziej skomplikowane obowiązki. Pamiętajmy jednak, że na niższy szczebel nie wolno delegować takich zadań jak ustalanie celów, strategii i struktury organizacji.  Planowanie długookresowe, czy też koordynacja różnych zakresów działalności to obowiązki zarezerwowane dla osób zarządzających firmą. To na tych właśnie, strategicznych kwestiach, powinni skupić się menedżerowie, gdy większość bieżących spraw przekażą już pracownikom niższych szczebli.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    ZUS: Od 1 kwietnia 2024 r. wyższe kwoty odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    1 kwietnia 2024 r. zwiększą się kwoty jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu ubezpieczony otrzyma 1431 zł. W razie śmierci ubezpieczonego kwota jednorazowego odszkodowania dla małżonka lub dziecka wzrośnie do 128799 zł.

    Najbardziej poszukiwany zawód w Polsce! Sprawdź, kogo poszukują pracodawcy.

    Jaki zawód jest najbardziej poszukiwany w Polsce? Kogo na polskim rynku pracy brakuje nawet bardziej niż kierowców i informatyków? Kompetencje tych pracowników są niezbędne do uruchamiania nowych, dużych inwestycji.

    Pracownicy urzędów państwowych. Będą nowe przepisy o czasie pracy w urzędach

    Prezes Rady Ministrów określi w rozporządzeniu zasady ustalania przez kierowników urzędów czasu pracy urzędów, w których są zatrudnieni urzędnicy państwowi oraz inni pracownicy. Nowe przepisy mają m.in. na celu umożliwienie zastosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów.

    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    REKLAMA

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    REKLAMA

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    REKLAMA