REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak poprawić jakość swojej pracy

Sylwia Szykuła

REKLAMA

Na jakość pracy składa się kilka czynników - poczynając od metod zarządzania firmą, skończywszy na zarządzaniu sobą w czasie. Jak działać, żeby praca dawała zamierzony efekt?

Jeśli efekty twojej pracy są mizerne, mimo że w wykonanie zadań wkładasz całą swoją energię, pomyśl nad wdrożeniem zabiegów, które ułatwią i ulepszą twoje działania. W zawodzie asystentki i sekretarki organizacja pracy odgrywa ogromną rolę. Ze względu na różnorodność zadań - to wachlarz działań od najdrobniejszych szczegółów, aż do bardzo odpowiedzialnych spraw. Musisz zastosować kilka reguł, które z pewnością przyniosą dobry efekt. Przydatny może się okazać tzw. system 5S. Jest to pięć podstawowych reguł, stosowanych w wielu przedsiębiorstwach, mających na celu utrzymanie dyscypliny i porządku w miejscu pracy. Zgodnie z nazwą systemu, słowa te zaczynają się na „s” w języku japońskim, ale także i w polskim:

Autopromocja

• Po pierwsze „selekcja” - pozbycie się wszelkich niepotrzebnych narzędzi i materiałów, które mogą wprowadzać bałagan.

• Po drugie „systematyka” - wszystko musi mieć własne, przydzielone miejsce, które ułatwi użycie narzędzi.

• Kolejnym elementem jest „sprzątanie”, a co za tym idzie - pełne uporządkowanie stanowiska pracy.

• Czwartą zasadą jest „standaryzacja”, która ułatwia wykonywanie czynności, przy jednoczesnej możliwości ich kontrolowania. Porządek i jasna odpowiedzialność pozwalają osiągać cele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Piątym elementem jest „samodyscyplina” - to przestrzeganie wyżej wymienionych reguł dzień po dniu, tak aby stały się rutynowym przyzwyczajeniem.

Wpływ zarządzania firmą

Istotny wpływ na jakość pracy ma system zarządzania całą organizacją (nie jest to czynnik od nas zależny, może jednak silnie na nas oddziaływać). Według Łukasza Piaseckiego, właściciela agencji pośrednictwa pracy, Basic-Recruitment, istnieje kilka podstawowych czynników usprawniających pracę:

• Zebranie w każdy poniedziałek rano, z ustaleniem planu działania na każdy tydzień oraz podsumowanie i rozliczenie minionego tygodnia oraz szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy.

• Istotne jest jasne wyznaczenie obowiązków i zakres odpowiedzialności, a także sposób rozliczenia każdego zadania i projektu. Niestety, wielu pracodawców nie bierze tego pod uwagę.

• Bardzo ważna (również w pracy asystentki) jest samokontrola i dążenie do zrealizowania wyznaczonych celów w określonych terminach, a także kalendarz i notatnik - to najlepszy kontroler jakości, tempa i sposobu wykonania zadań i pracy.

Z punktu widzenia właściciela zarządzającego środkami pieniężnymi, „uzyskany wynik finansowy w zestawieniu do założonego” mówi jasno, że:

a) jest ok., ale należy jeszcze popracować,

b) jest kiepsko, więc trzeba wziąć się do roboty,

c) jest bardzo dobrze, ale zawsze może być lepiej.

Jeśli twoja praca wiąże się bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodów przez firmę, to śledzenie wyników finansowych powinno motywować, a tym samym wspomagać wykonywanie konkretnych zadań.

Porządek kluczem do sukcesu

Dobrą techniką działania, które sprawi, że będziesz pracować lepiej, szybciej i wydajniej, jest zarządzanie sobą w czasie (niekiedy nazywane „zarządzanie czasem”). To nic innego, jak jasne sformułowanie celu, kontrola działań służących jego osiągnięciu, wyznaczenie realnego czasu działania i umiejętność przewidywania efektów własnej pracy. Zarządzanie sobą w czasie to po prostu dobre jego wykorzystanie i na pewno zbliży cię do sukcesu. Na poprawę wyników pozwoli stosowanie podstawowych reguł (chociażby systemu 5S) oraz codzienna praktyka. Wiadomo, że współpracownicy próbują często zrzucać na sekretarki „czarną robotę”. Trzeba bronić się przed takim działaniem. Jasna zależność służbowa i nieco asertywności pozwoli na wymowne stwierdzenie wypowiedziane bez wyrzutów sumienia: „Przykro mi, ale nie jestem w stanie tego dla ciebie zrobić”. Pamiętaj - najpierw zadania, z których jesteś rozliczana przez przełożonego, a dopiero później pomoc innym, nawet kosztem pogorszenia z nimi stosunków.

Bardzo istotny w pracy asystentki, co podkreśla wiele osób pracujących w tym zawodzie, jest po prostu... porządek. Wydawać się może, że to naprawdę banalna kwestia, lecz dająca dobry efekt. Tak twierdzi Adriana Gajdecka, specjalista w pionie marketingu (wcześniej asystentka dyrektora) w dużej firmie telekomunikacyjnej: „Istotny jest porządek na biurku. W dokumentach - stos papierów wprowadza niepotrzebny stres (wrażenie natłoku pracy) i sprzyja pomyłkom (pilny dokument do wysłania zapodzieje się pod innymi papierami i o nim zapomnimy). Warto także ułożyć dokumenty w segregatorach według odpowiednich kategorii, wyszczególnionych zakładkami”.

Podobnie jest z planowaniem zadań na bieżący tydzień. Warto zaopatrzyć się w notatnik i wpisywać do niego czynności do wykonania danego dnia czy tygodnia lub wypisać je na tablicy suchościeralnej, którą masz przed sobą i na której zapisujesz istotne zadania (wykonane czynności w obu przypadkach skreślasz). Jeśli wolisz pracować z komputerem, możesz założyć dokument elektroniczny z planem działań - czynności niewykonane wpisujesz na kolorowo, a wykonane na czarno. Taka wizualizacja zadań pomoże przyspieszyć ich zrobienie. Jeśli składasz przełożonemu cotygodniowy raport z wykonanych czynności, zapisywanie zadań powyższymi metodami ułatwi ci także jego stworzenie.

Praca z komputerem to doskonały pomysł na utrzymywanie porządku: zamiast gromadzić nadmiar dokumentów w szafach, można gromadzić dane w komputerze, skanować pisma, zamiast je kopiować i trzymać w segregatorach. Warto także przygotować szablony dokumentów, z których często korzystamy. To bardzo przyspiesza pracę i unikniemy dzięki temu monotonnego pisania ciągle tego samego tekstu. Podobnie z e-mailami - zastosujmy listy adresowe, a w przypadku poczty tradycyjnej - naklejki z danymi stałych adresatów. Praca powinna zostać odpowiednio rozplanowana, aby nie sprawiała wielu trudności. Adriana Gajdecka proponuje: „Na początku dnia, kiedy jesteśmy najbardziej aktywni i niezmęczeni pracą, warto wykonywać zadania wymagające największego skupienia i uwagi, a na czas zmęczenia umysłowego, spadku formy zostawić zadania rutynowe, niewymagające większej aktywności i myślenia. Polecam też wygospodarowanie czasu na zjedzenie ciepłego obiadu, który jest zastrzykiem energii na drugą połowę dnia”.

Sekretarka lepiej zorganizowana

• Ustalaj priorytety - tego co najważniejsze, nie odkładaj na później

• Notatki zapisuj w przeznaczonym do tego zeszycie - unikaj karteczek, które łatwo zgubić

• Wiadomość, którą masz przekazać, zapisuj, abyś po pewnym czasie wiedziała, co miałaś na myśli

• Miej na biurku skorowidz z telefonami - to znacznie ułatwia pracę

• Bądź systematyczna w działaniach

• Dbaj o porządek na swoim stanowisku pracy

Sylwia Szykuła

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

    Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

    REKLAMA

    Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

    Improwizacja w pracy zazwyczaj kojarzy się dość pejoratywnie - strategie, plany, systemy, zasady działania i współdziałania wydają się nie dawać przestrzeni na spontaniczność. Z drugiej strony „Agile” jawi się jako remedium na sztywność i konieczność dostosowania się do zmian otoczenia czy też reagowania na to, co nieprzewidywalne. Gdzie znaleźć złoty środek? Jak w regułach i zasadach stworzyć przestrzeń na samoorganizację, kreatywność i inicjatywę?

    To nie jest prima aprilis: Od 1 kwietnia 2024 r. ZUS obliczy niższe emerytury

    Od 1 kwietnia 2024 r. zaczną obowiązywać nowe tablice średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn. Na ich podstawie będą przyznawane emerytury zgłoszone od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca 2025 r.

    REKLAMA