| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne

Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne

Każda działalność wiąże się z tworzeniem dokumentów. Firmy i instytucje przykładają dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu. Jak powinien poprawnie przebiegać taki proces.

Etapy postępowania z dokumentacją:

• przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,

• wewnętrzny obieg informacji,

• opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),

• wysyłanie informacji na zewnątrz,

• gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.

Kluczem do zrozumienia przebiegu procesu obiegu dokumentów jest system kancelaryjny. Każdą pracę dotyczącą ustalania zasad obiegu dokumentów należy zaczynać od ustalenia, na jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierać obieg dokumentów w danej firmie. System kancelaryjny determinuje bowiem wszystkie pozostałe czynności z tym związane.

Do dyspozycji są trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

To najczęściej spotykany system kancelaryjny. W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku - 23/07 - rok bieżący

Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:

• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,

• dwa dzienniki - jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,

• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, zaproszenia).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.

Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Green OK

Producent biologicznie aktywnych oraz przyjaznych dla środowiska ekologicznych nawozów.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »