REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów w firmie - systemy kancelaryjne

Agnieszka Korach

REKLAMA

Każda działalność wiąże się z tworzeniem dokumentów. Firmy i instytucje przykładają dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu. Jak powinien poprawnie przebiegać taki proces.

Etapy postępowania z dokumentacją:

Autopromocja

• przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,

• wewnętrzny obieg informacji,

• opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),

• wysyłanie informacji na zewnątrz,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.

Kluczem do zrozumienia przebiegu procesu obiegu dokumentów jest system kancelaryjny. Każdą pracę dotyczącą ustalania zasad obiegu dokumentów należy zaczynać od ustalenia, na jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierać obieg dokumentów w danej firmie. System kancelaryjny determinuje bowiem wszystkie pozostałe czynności z tym związane.

Do dyspozycji są trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

System dziennikowy

To najczęściej spotykany system kancelaryjny. W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku - 23/07 - rok bieżący

Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:

• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,

• dwa dzienniki - jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,

• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, zaproszenia).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.

System bezdziennikowy

Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to dokument zawierający klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności firmy/instytucji. Rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dlatego też system bezdziennikowy zwany jest też czasami systemem dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie bezdziennikowym:

WK. DZ. 1-3/2007

Skrót nazwy firmy i działu (WK. DZ)

Numer z rzeczowego wykazu akt (1)

Numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw (3)

Rok bieżący (2007)

System bezdziennikowy jest obowiązkowym systemem w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych).

System mieszany

Równocześnie stosuje się dziennik podawczy i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.

Wady i zalety systemów

Wybierając jeden z powyższych systemów, należy wiedzieć, na czym polegają założenia każdego z nich, jak również, jakie są ich wady i zalety. W tabeli poniżej zawarta jest próba systematyzacji dwóch systemów: dziennikowego i bezdziennikowego. System mieszany łączy oba systemy, znosi niejako większość ich wad, a zwiększa ich skuteczność.

Agnieszka Korach

Akademia Asystentek i Sekretarek

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    ZUS: Od 1 kwietnia 2024 r. wyższe kwoty odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    1 kwietnia 2024 r. zwiększą się kwoty jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu ubezpieczony otrzyma 1431 zł. W razie śmierci ubezpieczonego kwota jednorazowego odszkodowania dla małżonka lub dziecka wzrośnie do 128799 zł.

    Najbardziej poszukiwany zawód w Polsce! Sprawdź, kogo poszukują pracodawcy.

    Jaki zawód jest najbardziej poszukiwany w Polsce? Kogo na polskim rynku pracy brakuje nawet bardziej niż kierowców i informatyków? Kompetencje tych pracowników są niezbędne do uruchamiania nowych, dużych inwestycji.

    Pracownicy urzędów państwowych. Będą nowe przepisy o czasie pracy w urzędach

    Prezes Rady Ministrów określi w rozporządzeniu zasady ustalania przez kierowników urzędów czasu pracy urzędów, w których są zatrudnieni urzędnicy państwowi oraz inni pracownicy. Nowe przepisy mają m.in. na celu umożliwienie zastosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów.

    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    REKLAMA

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    REKLAMA

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    REKLAMA