| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Co zrobić, by firmowe zebrania nie były stratą czasu?

Co zrobić, by firmowe zebrania nie były stratą czasu?

PROBLEMJednym z moich największych „zjadaczy czasu” są nieefektywne zebrania firmowe, podczas których próbujemy coś ustalić przez kilka godzin, ale i tak kończy się na przysłowiowym „biciu piany”. Sam czasami prowadzę spotkania mojego działu i też mam wrażenie, że to, co udaje nam się ustalić w ciągu dwóch godzin, dałoby się wypracować znacznie szybciej i sprawniej. Jakie są metody prowadzenia efektywnych spotkań firmowych?

Poinformuj też uczestników o zasadach spotkania, np. zamiast ataków - precyzowanie oczekiwań, czyli zakazane jest „bo wy nigdy nie potraficie wyrobić się na czas”, zamiast tego dozwolone - „zależy mi, aby zamówienia z waszego działu spływały do nas do godziny 12”. Przypomnij także o zasadzie unikania niepotrzebnego narzekania. Jeśli coś się komuś nie podoba, niech na spotkaniu od razu zaproponuje rozwiązanie dla zaistniałej trudności. Informację o spotkaniu, jego celu, agendzie i zasadach wyślij oczywiście odpowiednio wcześnie, by każdy mógł się do niego przygotować.

Na początku spotkania przypomnij wszystkim jego cel, czas, w jakim mamy go osiągnąć, agendę i zasady zebrania (nie atakujemy, nie krytykujemy, nie narzekamy, mówi tylko jedna osoba naraz, koordynator spotkania udziela głosu itp.). Ustal także, kto będzie robił notatkę ze spotkania, która zostanie rozesłana do uczestników po jego zakończeniu.

Nawet najlepsze przygotowanie spotkania nie uchroni Cię jednak przed osobami, które przyszły na zebranie wylać swoje żale („bo w tej firmie to nigdy nikt...”, „bo my się staramy, a klienci tego nie dostrzegają ...” itp.). W takich sytuacjach reaguj natychmiast: „Rozumiem, że jesteś zdenerwowany zaistniałą sytuacją. Powiedz, co zatem możemy z tym zrobić?”. Także niewnoszące nic do sprawy przysłowiowe „bicie piany” ucinaj natychmiast stwierdzeniem „dobrze, jaki zatem wniosek?”. Jeśli wniosek nie jest konstruktywny, zadaj pytanie pozostałym uczestnikom - co oni na to, jakie mają inne propozycje.

W trakcie spotkań, w czasie których dochodzi do konfliktu między dwoma stronami, pytam także „Słuchajcie, jak chcecie, to możemy się tutaj nawet pobić. Tylko czy to zbliży nas do celu, w jakim się tutaj spotkaliśmy? Jeśli nie, to proszę o propozycje i rozwiązania zamiast ataków”.

Jeśli koordynator nie potrafi zapanować nad grupą, sam możesz parafrazować wypowiedzi uczestników: „Jacek, czyli, jeśli dobrze Cię zrozumiałem, Twoim zdaniem klienci narzekają na nasze produkty, bo konkurencja daje im lepszy towar w korzystniejszej cenie? To, co zatem, Twoim zdaniem, możemy z tym zrobić?”. Możesz też przypomnieć o czasie, który tracicie na jałowe dyskusje: „Siedzimy tu już pół godziny i jak na razie tylko tracimy czas. Zastanówmy się nad rozwiązaniem, bo każdy z nas ma przecież mnóstwo własnej pracy do zrobienia”.

Każde spotkanie musi być odpowiednio podsumowane (powiedz, do jakich wniosków doszliście oraz co, kto i na kiedy ma wykonać). Jeśli masz doświadczenie, że ludzie nie realizują zadań oddelegowanych im w trakcie spotkania, możesz poprosić ich samych o podsumowanie. Na przykład:. „Jeśli chodzi o sprawdzenie sytuacji w magazynie, zajmie się tym Kasia. Kasiu, przypomnij, proszę, wszystkim, co konkretnie będziesz robiła i jakiej pomocy w tym zakresie oczekujesz od pozostałych współpracowników”. Wykorzystujemy tu prosty mechanizm - ludziom „głupio jest” nie realizować zadań, co do których sami zobowiązali się na forum grupy.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Konrad Kaszubiak

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »