| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > W jaki sposób można obniżyć koszty pracy w firmie?

W jaki sposób można obniżyć koszty pracy w firmie?

Wysokie koszty pracy w czasie kryzysu podsuwają myśli o redukcji zatrudnienia. Zanim podejmie się tę niełatwą decyzję, warto pomyśleć, czy to jedyne wyjście. Może się bowiem okazać, że wystarczy kilka niewielkich zmian w firmie, aby nie były potrzebne żadne zwolnienia.

Błyskawiczny dostęp do informacji

Oszczędność czasu pracowników możliwa jest tylko pod warunkiem stworzenia im komfortowych warunków dostępu do informacji. Oczywiście nie chodzi tu o klasyczne posprzątanie biurka i zrobienie porządku w segregatorach. We współczesnym świecie szybki dostęp do informacji to dostęp do dokumentów i danych w ciągu kilku kliknięć myszką. Na rynku są dostępne narzędzia pozwalające na wprowadzenie porządku w dokumentacji nieporównywalnego z najnowocześniejszym segregatorem i stworzenie baz danych, z których pobranie dowolnej informacji trwa kilka sekund dzięki wygodnemu systemowi filtrów.

Pracownik korzystający z takich aplikacji uzyskuje dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w systemie przez siebie i innych pracowników. Dokumenty i informacje skatalogowane są w zakładkach, można je łatwo przeszukiwać. Błyskawicznie można się zorientować, na jakim etapie jest realizowane zadanie, przeczytać korespondencję czy dokumenty zgromadzone w folderze danego klienta, a nawet przyporządkowane do danego projektu. Głównym celem aplikacji jest bowiem zaoszczędzenie czasu użytkowników, dzięki czemu uzyskują oni wymierne korzyści finansowe.

Koniec z rozpraszaniem uwagi

Każdy z pracujących w biurze otrzymuje dziennie od kilku do nawet kilkudziesięciu e-maili oraz odpowiada na niezliczone telefony. Wszystkie te czynności niewątpliwie stanowią istotny element wykonywanej pracy i trudno powiedzieć, że pracownik odpowiadający na e-maila czy odbierający telefon marnuje swój czas przeznaczony na pracę. Czy jednak spędza go najbardziej efektywnie?

Często zdarza się, że podczas przygotowywania przez pracownika czasochłonnego raportu czy oferty dla klienta, jego praca jest wielokrotnie przerywana nagłym telefonem lub wiadomością e-mailową. Wielokrotne odrywanie się od realizowanego zadania w celu wykonania innej, pojawiającej się doraźnie, sprawy to ogromny, a jednocześnie często niezauważany pożeracz czasu. Umysł ludzki pracuje znacznie sprawniej, koncentrując się na jednym zagadnieniu od początku do końca, niż w sytuacji przeskakiwania z zadania na zadanie. Wiemy bowiem, jak trudno jest powrócić do przerwanej czynności i ile czasu zajmuje odtworzenie, w którym miejscu byliśmy i co mieliśmy właśnie zrobić.

Ciekawym pomysłem na radzenie sobie z przychodzącymi w ciągu dnia e-mailami i telefonami, które utrudniają sprawną realizację większego i skomplikowanego działania, jest odbieranie poczty i oddzwanianie w ściśle określonych godzinach. Innymi słowy, wyłączmy telefon i zamknijmy pocztę elektroniczną, aby zapewnić sobie nieprzerwany czas na realizację priorytetowego zadania.

PRZYKŁAD 2

Mamy do napisania raport ze sprzedaży za ubiegły rok, co wymaga analizy i opracowania wielu danych oraz przygotowania odpowiednich wykresów i statystyk. Szacujemy, że przygotowanie raportu zajmie nam ok. 12 godzin pracy. W dniach poświęconych na napisanie raportu określmy zatem zasady odpowiadania na e-maile i telefony, np. sprawdzamy pocztę e-mailową i wykonujemy niezbędne telefony o 8 rano po przyjściu do pracy przez godzinę. Następnie od 9.00 do 12.00 wyłączamy telefon i pocztę, skupiamy się na przygotowaniu raportu. Zapewniamy sobie w ten sposób 3 godziny niezakłóconej, bardzo efektywnej pracy. O 12.00 sprawdzamy nieodebrane połączenia i nową pocztę – oddzwaniamy i odpisujemy w ciągu godziny. Jeśli w tym czasie pojawi się zadanie wymagające większego zaangażowania, którego nie będziemy w stanie wykonać w ciągu godziny – zapisujemy je na listę spraw do wykonania, ale po ukończeniu raportu. Od 13.00 do 15.00 znowu mamy 3 godziny na pisanie raportu. 0 15.00 ponownie odpowiadamy na wiadomości i oddzwaniamy na telefony. O 16.00 wychodzimy do domu po 8 godzinach pracy, z których 6 spędziliśmy na pisaniu raportu. Po dwóch dniach tak zaplanowanej pracy raport będzie gotowy. Co więcej, nikt z dzwoniących do nas czy piszących e-maile wymagające odpowiedzi nie czekał na nią dłużej niż 3 godziny!

 

* Powyższy przykład oparto na lekturze książki Timothy’ego Ferrissa 4-godzinny tydzień pracy, MT Biznes, Warszawa 2011.

reklama

Autor:

Prezes zarządu CTP Polska Sp. z o.o., firmy zajmującej się udostępnianiem oprogramowania on-line

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

ChinskiRaport.pl

Serwis umożliwiający weryfikację chińskich firm

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »