| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Jak delegować podwładnym odpowiedzialność

Jak delegować podwładnym odpowiedzialność

PROBLEM Od niedawna pracuję na stanowisku kierownika działu administracyjno-organizacyjnego w dużej firmie. Pracownicy tego pionu chętnie przerzucają na mnie odpowiedzialność dotyczącą ich działań. Przychodzą z każdą najmniejszą sprawą, chcąc potwierdzenia, że coś dobrze zrobili, a przecież ja nie muszę znać się na wszystkim, zwłaszcza na początku pełnienia swoich obowiązków. Mam wrażenie, że wszystkiego się boją, unikają samodzielnego myślenia i podejmowania decyzji. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji? Przecież to ja powinienem delegować im odpowiedzialność związaną z wykonywaniem niektórych zadań w firmie.

ODPOWIEDŹ EKSPERTA

Celem zachowania pracowników wobec nowego przełożonego może być sprawdzanie, na ile sobie można pozwolić w relacjach z kierownikiem. On zaś powinien przede wszystkim ustalić granice tych relacji - dokonać podziału pracy, określić obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność podwładnych oraz dopilnować terminowego i prawidłowego wykonania zadań. Kierownik nie musi znać się dokładnie na wszystkim, co robią jego podwładni, ale musi umieć delegować na nich odpowiedzialność i rozliczać ich pracę.

Poznać opisy stanowisk

Warto dokładnie zapoznać się z dokumentami, które precyzują, kto i za co odpowiada w tym pionie organizacyjnym. Haerowcy mogą natomiast przekazać kierownikowi informacje na temat sposobu zarządzania działem administracyjno-organizacyjnym przed tą zmianą personalną - czy i jak przestrzegano formalnych procedur dotyczących podziału obowiązków. Jeśli rzeczywistość rozmijała się z dokumentacją, to należałoby teraz usunąć tę rozbieżność, aby dział mógł funkcjonować sprawniej.

Nie chować się za szefem

Jeśli pracownicy w dłuższej perspektywie nie są skłonni do brania odpowiedzialności za swoje działania, to prawie zawsze oznacza to szkodliwą atmosferę w firmie, wynikającą często z wadliwej struktury organizacyjnej lub złego zarządzania. Pracownik, który chce cały czas wyręczać się swoim szefem, traktując go jako tarczę, za którą łatwo się schować, z reguły chce uniknąć gromów z góry, ze strony członków kadry zarządzającej.

Jeśli w grę wchodzi wygodnictwo, to należałoby poszukać skuteczniejszych metod motywowania pracowników, zidentyfikować ich potrzeby oraz zmienić negatywne nastawienie związane z uchylaniem się od odpowiedzialności za realizowane zadania. Nie ma jednak sensu zmieniać struktury całej firmy lub sposobów zarządzania nią. Należy sprawdzić, jakie formy motywowania ludzi będą najefektywniejsze w tym konkretnym dziale.

Właściwie używać władzy

Kierownik, niezależnie od przyczyn negatywnych zjawisk w tym dziale, ma pewne możliwości i władzę, aby dokonywać w nim zmian organizacyjnych. Czasem ważne jest, aby zaznaczyć swoją pozycję, np. przez stanowcze egzekwowanie regulaminu, odpowiednie wystąpienie na zebraniu, podjęcie trudnej decyzji.

Niekiedy w zespole pracowników pojawia się negatywny lider, którego inni naśladują w destrukcyjnych zachowaniach. Odkrycie takiej osoby i przeciągnięcie jej na swoją stronę to niemal pewny sukces przełożonego. W każdym razie kierownik ma prawo używać swojej władzy dla dobra firmy, z uwagi na rzetelne pełnienie swojej funkcji, oczywiście bez naruszania dóbr osobistych podwładnych.

Warto pamiętać też o tym, że pracownik zawierając umowę o pracę, zgodził się wykonywać określone obowiązki i niewłaściwe byłoby oszczędzanie go pod tym względem. Kierownik jest odpowiedzialny za swoje decyzje, ale ma też prawo delegować odpowiedzialność na swoich podwładnych - w takim zakresie, jaki ustalono w ich zakresach obowiązków. A jeśli te zakresy były mało przejrzyste, to zadaniem szefa działu jest ich uściślenie lub staranie się o to u przełożonych.

Nie robić wszystkiego samemu

Przy kontrolowaniu i rozliczaniu pracy danego pracownika ważne jest, aby przed jej wykonywaniem wiedział, co należy do jego obowiązków, jakie ma uprawnienia i jaką ponosi odpowiedzialność. Bardzo pomocne mogą być zebrania zespołu, podczas których rozdzielane są zadania i oceniana na bieżąco ich realizacja. Jeśli nie ma możliwości organizowania takich spotkań, pracownik powinien poznać szczegóły swoich zadań bezpośrednio od szefa - a w niektórych przypadkach nawet potwierdzić to pisemnie. Od pracowników powinno się wymagać tego, co zostało wcześniej ustalone i co są w stanie wykonać. Rolą kierownika jest zapewnienie im odpowiednich narzędzi do pracy oraz ocena pułapu ich możliwości.

Czasami kierownicy mają skłonność do sprawdzania i kontrolowania wszystkiego osobiście, przez co pozbawiają podwładnych części ich odpowiedzialności i uczą podwładnych lenistwa w myśleniu. Pożyteczniej jest - dla wszystkich członków zespołu - kiedy kierownik nadzoruje osobiście tylko najważniejsze sprawy w swoim dziale, a odpowiedzialność za mniej ważne zadania przekazuje odpowiednio dobranym przez siebie pracownikom. Delegowanie odpowiedzialności jest ważnym elementem zarządzania zespołem i można się tej umiejętności nauczyć, między innymi na szkoleniach z zarządzania personelem.

Romuald Korach

Autor jest specjalistą w dziedzinie rozwoju indywidualnego i predyspozycji zawodowych w firmie ARK Consulting.

Kontakt: romuald.korach@arkconsulting.com.pl

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Finelog

Finelog sprawia, że logistyka przestaje ograniczać Twój biznes. Tam, gdzie większość ludzi widzi tylko problemy, my widzimy wyzwania i, co jeszcze ważniejsze, rozwiązania.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »