| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Efektywność firmy a zarządzanie procesami biznesowymi

Efektywność firmy a zarządzanie procesami biznesowymi

W firmach systematycznie rośnie zainteresowanie zarządzaniem procesami biznesowymi (Business Process Management), które m.in. za pomocą narzędzi informatycznych umożliwia menedżerom monitorowanie realizacji danego procesu w celu podniesienia efektywności. BPM można stosować we wszystkich procesach biznesowych, ale najczęściej wykorzystywane jest przy wdrażaniu systemów do zarządzania obiegiem dokumentów (workflow).

Zastosowanie BPM

Najczęściej rozwiązania klasy BPM obsługują procesy związane z przepływem dokumentów w przedsiębiorstwach, np. akceptacja faktury zakupowej lub jej ekwiwalentów, a także obsługą dokumentów wewnętrznych, takich jak np. wnioski urlopowe lub delegacje. Z tego względu systemy te mają największe szanse wdrożeniowe w sektorze publicznym, we wszystkich centrach usług wspólnych oraz w dużych organizacjach, niezależnie od sektora. Jednak część przedsiębiorstw, zgodnie ze swoją specyfiką, może na systemach klasy BPM oprzeć swoje procesy produkcyjne.

Należy pamiętać, że największe ryzyka związane z wdrożeniem systemu klasy BPM są zlokalizowane na pierwszym etapie projektu, przy analizie procesu, ponieważ błędy popełnione w tej fazie są najtrudniejsze do zniwelowania, pomimo że sam proces jest łatwy do modyfikacji w takich systemach. Jednak pominięcie na tym etapie pewnych automatycznych mechanizmów jest już znacznie trudniejsze do późniejszej samodzielnej implementacji przez przedsiębiorstwo.

Przykład rozwiązania dla procesu obsługi delegacji pracownika

W firmie istnieją już wdrożone rozwiązania automatyzacji procesu obsługi delegacji pracownika obejmujące proces od rejestracji wyjazdu na delegację, poprzez kontrolę formalną polecenia, akceptację polecenia wyjazdu z możliwością pobrania zaliczki, rejestrację rozliczenia delegacji, akceptację rozliczenia i jego kontrolę formalno-rachunkową i podatkową. W rozwiązaniu takim system klasy BPM odgrywa rolę nadzorcy, który wymaga uzyskania zgody na delegację wydanej przez przełożonego na podstawie opisu, łącznie z planowanymi kosztami. Dopiero na takiej podstawie system automatycznie przygotowuje informacje dla księgowości w celu przygotowania wypłaty zaliczki.

Rozliczenie zaliczki zaś wymaga od pracownika przekazania wszystkich dokumentów kosztowych, które są zamieniane na wersje elektroniczne i które podlegają opisowi, akceptacji przez przełożonego i wysłania ich do zaksięgowania. W rozwiązaniach takich mogą być zaszyte mechanizmy niepozwalające na przekroczenie przez pracownika przyznanego mu limitu na podróże służbowe. Mogą kontrolować uzyskanie wymaganych zgód od przełożonych wskazywanych automatycznie na podstawie struktury organizacyjnej oraz budowę ścieżek akceptacji zgodnych z poziomami struktury organizacyjnej lub uprawnień do akceptacji wydatków na podstawie sumy kosztów danej delegacji. Podobne mechanizmy mogą kontrolować składane przez pracownika rachunki rozliczające pobraną na delegację zaliczkę. Tym samym takie rozwiązanie umożliwia obsługę skomplikowanych rozwiązań organizacyjnych, firm z dużą liczbą pracowników, rozproszonych geograficznie, dla których obsługa księgowa została wydzielona do centrum usług wspólnych.

W podobny sposób systemy klasy BPM mogą wspierać inne procesy z obszaru obsługi pracowników, np. obsługa zaliczek, ryczałtów samochodowych, służbowych kart płatniczych, autoryzacji wydatków wewnętrznych, udzielanych urlopów etc.

 

PRZYPIS

* BPMN (Business Process Modelling Notation) to notacja, która powstała z inicjatywy organizacji Business Process Modeling Initiative. Zamiarem jej twórców było stworzenie sposobu zapisu procesów biznesowych na tyle prostego, by mogli z niego korzystać użytkownicy biznesowi, a jednocześnie umożliwiającego zapisanie wszystkich niezbędnych informacji o procesie potrzebnych analitykom i informatykom (przypis redakcji).

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

noRisk

noRisk to firma, która świadczy usługi prawne w zakresie wsparcia przy uzyskiwaniu odszkodowania.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »