| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Zarządzanie biznesem a zarządzanie problemami

Zarządzanie biznesem a zarządzanie problemami

Coraz więcej firm ma odwagę głośno przyznać się do faktu, że niektóre systemy i narzędzia wspierające zarządzanie zaczynają żyć same dla siebie, niekoniecznie z pożytkiem dla organizacji. Istotą problemu jest sama potrzeba organizacji, która powinna być podstawą do podejmowania decyzji o tym, które systemy i narzędzia oraz w jakim zakresie powinniśmy stosować. Potrzeba wynikająca z zarządzania portfelem problemów w organizacji.

W naszej kulturze przyjęło się powszechnie pejoratywne znaczenie słowa problem. Nie lubimy problemów, staramy się ich unikać. Czasem negatywnie postrzegamy organizacje, które mają wiele problemów i nie ukrywają tego faktu. Zapominamy, że problem może być również wyzwaniem, okazją do rozwoju, doskonalenia, zdobycia przewagi konkurencyjnej. Jedna z moich ulubionych definicji określa problem jako nieakceptowaną różnicę między stanem obecnym a wymaganym, dodatkowo wyrażoną za pomocą liczb, danych, faktów. Takie spojrzenie pozwala odróżnić w organizacjach problemy od innych zjawisk, np. symptomów, stereotypów, mitów czy też „życiowych konieczności” (zjawisk, które zachodzą w otoczeniu naszej organizacji, wpływają istotnie na jej działalność, ale nie mamy możliwości ich zmiany). Czasem obserwuję, jak wiele sił i środków organizacje poświęcają na walkę z takimi zjawiskami, która z góry skazana jest na niepowodzenie. W tym czasie prawdziwe kłopoty odkładane są na bok, często z powodu braku zasobów do ich rozwiązania. Jakże istotne jest trafne określenie, czym powinniśmy się zajmować, gdzie alokacja naszych zasobów przyniesie korzyści, a gdzie będzie marnotrawstwem.

Zarządzanie portfelem problemów

W organizacjach biznesowych w pierwszej kolejności przeznaczamy do rozwiązania problemy mające istotny wpływ na nasz biznes. Najczęściej identyfikujemy problemy bezpośrednio w obszarze uzyskiwanych wyników kluczowych wskaźników ekonomicznych, obrazujących realizację przyjętej strategii (w dłuższym okresie) oraz budżetu (w okresie krótszym). Nie zawsze pamiętamy, że wyniki ekonomiczne obrazują nam jedynie, na ile skutecznie i efektywnie prowadzimy działania biznesowe w trzech pozostałych obszarach: klienta, procesów i potencjału pracowników. To właśnie podejmowane decyzje i prowadzone działania w tych obszarach decydują o uzyskiwanych wynikach kluczowych wskaźników ekonomicznych. Patrząc na działalność biznesową przez pryzmat wymienionych obszarów, mamy możliwość powiązania wszystkich kluczowych działań i optymalizacji całego biznesowego cyklu:

  • Klient – identyfikacja potrzeb klienta, ustalenie parametrów specyfikacji – wartości z punktu widzenia klienta przełożonej na język techniczny naszych procesów,
  • Procesy – zaprojektowanie i zarządzanie procesami głównymi (w pierwszej kolejności) wpływającymi na tworzenie wartości dla klienta,
  • Potencjał – zarządzanie kompetencjami pracowników na kluczowych stanowiskach procesów głównych,
  • Wyniki ekonomiczne – monitorowanie zgodności uzyskiwanych wyników kluczowych wskaźników ekonomicznych i podejmowanie działań doskonalących w odpowiednich obszarach (klient, procesy, potencjał).

Im doskonalej potrafimy aktywnie czerpać z tych źródeł informacje, tym dłuższa będzie lista naszych problemów biznesowych, tym pełniejsza będzie informacja o stanie naszej organizacji i tym trafniejsze będą decyzje, kiedy i którymi problemami powinniśmy się zająć. Przestaniemy marnować cenne zasoby organizacji na doskonalenie dla doskonalenia, a zaczniemy je racjonalnie inwestować w rozwój i ulepszenie biznesu.

Nie jesteśmy w stanie jednocześnie przeznaczyć do rozwiązania wszystkich zidentyfikowanych problemów. Jednym z ograniczeń są nasze zasoby – kompetencje pracowników, środki finansowe, czas, ograniczenia techniczne i technologiczne. Ale czy jedynym? Gdyby udało się wyeliminować te ograniczenia, czy warto poprawiać wszystko i wszędzie? Oczywiście nie. Przy tak wielkiej skali zmian najczęściej rozregulujemy organizację, a z optymalizacji lokalnych nie uzyskamy optymalizacji globalnej, na poziomie całej organizacji. Prawdopodobnie bardziej zaszkodzimy niż pomożemy naszej działalności biznesowej. Będzie to widoczne nie tylko w wynikach ekonomicznych, lecz także w negatywnym nastawieniu pracowników do zmian.

Rozwiązywanie problemów

Trudno jest oceniać wpływ problemu na konkretny element działalności biznesowej, jeżeli nie dysponujemy liczbami, danymi, faktami opisującymi ten związek. Nie jest nawet możliwe określenie, czy zjawisko, z którym mamy do czynienia, jest rzeczywiście problemem (nieakceptowaną różnicą między stanem obecnym a stanem wymaganym, wyrażoną za pomocą liczb, danych, faktów), czy może symptomem lub „życiową koniecznością”. Jeżeli nie mierzymy naszych problemów, nie możemy nimi skutecznie zarządzać.

Błędne „na wczoraj”

Poprawne zdefiniowanie problemu, jego ocena i decyzja o przeznaczeniu do rozwiązania wymagają czasem dużych nakładów pracy; kilku godzin, dni, czasem kilku tygodni. Doświadczenia pokazują jednak, że nie wszystkie organizacje decydują się na poniesienie takich nakładów. Im bardziej zjawisko nam doskwiera, tym szybciej kwalifikujemy je do grupy problemów i oczekujemy równie szybkiego rozwiązania. Najlepiej „na wczoraj”, a jeżeli jest to trudne do osiągnięcia, to najpóźniej „na jutro”. Efekty tak pochopnych decyzji mogą być różne, z reguły trudne do przewidzenia i negatywnie wpływające na organizację. Często zasoby marnowane są na zajmowanie się sprawami nieistotnymi dla biznesu lub zjawiskami, na które nie mamy wpływu. Wprowadzanie zmian w organizacji mających na celu rozwiązanie jednego problemu generuje kolejne, np. przesuwanie problemów z miejsca na miejsce. Zdarza się, że takie nieodpowiedzialne eksperymenty kończą się porażkami, a ich potencjalnych przyczyn można dopatrywać się w programach, narzędziach, zespołach, rzadziej w pochopnych decyzjach o przeznaczeniu problemu do rozwiązania bez wystarczających informacji na jego temat.

reklama

Autor:

trener w Akademii Białego Kruka Sp. z o.o.

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Masterlease Polska

Firma leasingowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »