| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Szkolenia i rozwój > Niezbędna biurokracja

Niezbędna biurokracja

Stopień trudności podczas starania się o dotację w porównaniu z etapem rozliczenia jest raczej niski, co potwierdzi większość doświadczonych beneficjentów. Czy to oznacza, że lepiej zrezygnować ze wsparcia? Nie, ale trzeba pogodzić się z faktem, że tak, jak nie ma róży bez kolców, tak nie ma funduszy unijnych bez biurokracji. Dlatego należy jak najlepiej przygotować się na ich faktyczne nadejście w 2008 roku.


Choć brzmi to nieco nieprawdopodobnie, możemy znacząco uprościć sobie rozliczenie projektu jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad:

dłuższy i bardziej złożony projekt trzeba podzielić na kilka odrębnych etapów, które łatwiej będzie rozliczyć w ramach płatności pośrednich,

nie mnożyć niepotrzebnie zadań, np. zamiast rozpisywać tworzenie plakatów promocyjnych na osobne zadania: projekt, drukowanie i rozwieszanie - połączyć je w jedno, a szczegółowe czynności wymienić w opisie zadania,

minimalizować liczbę faktur, dostawców i płatności, jeśli to możliwe, to znacznie więcej zapłacić jednej firmie za wynajem sal wykładowych, transport i wyżywienie uczestników szkolenia, niż dzielić to zamówienie na kilka).

Jeśli o rozliczeniu pomyślimy pierwszy raz pod koniec projektu, to najprawdopodobniej będzie już za późno, żeby całe przedsięwzięcie mogło zakończyć się pełnym sukcesem. Dlatego też lepiej przypomnieć sobie i uzupełnić kilka podstawowych zasad dotyczących prawidłowej realizacji projektu, która w oczywisty sposób przekłada się na rozliczenie.

Najważniejszym dokumentem jest umowa i nasz własny wniosek z harmonogramem i kosztorysem, które są automatycznie załącznikami do niej. Rzadko który projekt wykonywany jest ze 100-proc. zgodnością z wcześniejszymi planami i dlatego mamy prawo dokonywać w nim pewnych zmian. Jednakże musimy pamiętać o zgłaszaniu ich do instytucji wdrażającej na bieżąco, a nie na końcu projektu.

Podczas realizacji projektu ważne jest, aby:

wykonać wszystkie zadania i systematycznie zbierać na to dowody,

osiągnąć zakładane rezultaty (systematyczna kontrola osiągania wskaźników i ewaluacja efektów),

przestrzegać procedur zamówień,

prawidłowo kwalifikować koszty,

dokonywać płatności i systematycznie zbierać na to dowody,

prawidłowo promować projekt,

przestrzegać terminów z harmonogramu (lub terminowo zgłaszać zmiany),

terminowo prowadzić sprawozdawczość,

regularnie składać wnioski o płatności pośrednie.

Głównym wyznacznikiem prawidłowej realizacji projektu, szczególnie w obliczu kontroli przed wypłatą dotacji, jest odpowiedni zestaw dokumentów. Muszą być one nie tylko kompletne, ale również przechowywane w odpowiedni sposób: w odrębnych, opisanych opakowaniach (najczęściej segregatorach) oraz koniecznie w wersji papierowej (oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) - kopie elektroniczne lub zwykłe kserokopie mogą być bardzo pomocne w codziennej pracy z dokumentami, ale nie będą wystarczające podczas kontroli.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Piotr Paszek

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »