| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Szkolenia i rozwój > Niezbędna biurokracja

Niezbędna biurokracja

Stopień trudności podczas starania się o dotację w porównaniu z etapem rozliczenia jest raczej niski, co potwierdzi większość doświadczonych beneficjentów. Czy to oznacza, że lepiej zrezygnować ze wsparcia? Nie, ale trzeba pogodzić się z faktem, że tak, jak nie ma róży bez kolców, tak nie ma funduszy unijnych bez biurokracji. Dlatego należy jak najlepiej przygotować się na ich faktyczne nadejście w 2008 roku.


Choć brzmi to nieco nieprawdopodobnie, możemy znacząco uprościć sobie rozliczenie projektu jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad:

dłuższy i bardziej złożony projekt trzeba podzielić na kilka odrębnych etapów, które łatwiej będzie rozliczyć w ramach płatności pośrednich,

nie mnożyć niepotrzebnie zadań, np. zamiast rozpisywać tworzenie plakatów promocyjnych na osobne zadania: projekt, drukowanie i rozwieszanie - połączyć je w jedno, a szczegółowe czynności wymienić w opisie zadania,

minimalizować liczbę faktur, dostawców i płatności, jeśli to możliwe, to znacznie więcej zapłacić jednej firmie za wynajem sal wykładowych, transport i wyżywienie uczestników szkolenia, niż dzielić to zamówienie na kilka).

Jeśli o rozliczeniu pomyślimy pierwszy raz pod koniec projektu, to najprawdopodobniej będzie już za późno, żeby całe przedsięwzięcie mogło zakończyć się pełnym sukcesem. Dlatego też lepiej przypomnieć sobie i uzupełnić kilka podstawowych zasad dotyczących prawidłowej realizacji projektu, która w oczywisty sposób przekłada się na rozliczenie.

Najważniejszym dokumentem jest umowa i nasz własny wniosek z harmonogramem i kosztorysem, które są automatycznie załącznikami do niej. Rzadko który projekt wykonywany jest ze 100-proc. zgodnością z wcześniejszymi planami i dlatego mamy prawo dokonywać w nim pewnych zmian. Jednakże musimy pamiętać o zgłaszaniu ich do instytucji wdrażającej na bieżąco, a nie na końcu projektu.

Podczas realizacji projektu ważne jest, aby:

wykonać wszystkie zadania i systematycznie zbierać na to dowody,

osiągnąć zakładane rezultaty (systematyczna kontrola osiągania wskaźników i ewaluacja efektów),

przestrzegać procedur zamówień,

prawidłowo kwalifikować koszty,

dokonywać płatności i systematycznie zbierać na to dowody,

prawidłowo promować projekt,

przestrzegać terminów z harmonogramu (lub terminowo zgłaszać zmiany),

terminowo prowadzić sprawozdawczość,

regularnie składać wnioski o płatności pośrednie.

Głównym wyznacznikiem prawidłowej realizacji projektu, szczególnie w obliczu kontroli przed wypłatą dotacji, jest odpowiedni zestaw dokumentów. Muszą być one nie tylko kompletne, ale również przechowywane w odpowiedni sposób: w odrębnych, opisanych opakowaniach (najczęściej segregatorach) oraz koniecznie w wersji papierowej (oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) - kopie elektroniczne lub zwykłe kserokopie mogą być bardzo pomocne w codziennej pracy z dokumentami, ale nie będą wystarczające podczas kontroli.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Kredyt Inkaso S.A.

Nowoczesna windykacja

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »