REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Niezbędna biurokracja

Tomasz Nocuń

REKLAMA

Stopień trudności podczas starania się o dotację w porównaniu z etapem rozliczenia jest raczej niski, co potwierdzi większość doświadczonych beneficjentów. Czy to oznacza, że lepiej zrezygnować ze wsparcia? Nie, ale trzeba pogodzić się z faktem, że tak, jak nie ma róży bez kolców, tak nie ma funduszy unijnych bez biurokracji. Dlatego należy jak najlepiej przygotować się na ich faktyczne nadejście w 2008 roku.

Choć brzmi to nieco nieprawdopodobnie, możemy znacząco uprościć sobie rozliczenie projektu jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad:

Autopromocja

dłuższy i bardziej złożony projekt trzeba podzielić na kilka odrębnych etapów, które łatwiej będzie rozliczyć w ramach płatności pośrednich,

nie mnożyć niepotrzebnie zadań, np. zamiast rozpisywać tworzenie plakatów promocyjnych na osobne zadania: projekt, drukowanie i rozwieszanie - połączyć je w jedno, a szczegółowe czynności wymienić w opisie zadania,

minimalizować liczbę faktur, dostawców i płatności, jeśli to możliwe, to znacznie więcej zapłacić jednej firmie za wynajem sal wykładowych, transport i wyżywienie uczestników szkolenia, niż dzielić to zamówienie na kilka).

Realizacja a rozliczenie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli o rozliczeniu pomyślimy pierwszy raz pod koniec projektu, to najprawdopodobniej będzie już za późno, żeby całe przedsięwzięcie mogło zakończyć się pełnym sukcesem. Dlatego też lepiej przypomnieć sobie i uzupełnić kilka podstawowych zasad dotyczących prawidłowej realizacji projektu, która w oczywisty sposób przekłada się na rozliczenie.

Najważniejszym dokumentem jest umowa i nasz własny wniosek z harmonogramem i kosztorysem, które są automatycznie załącznikami do niej. Rzadko który projekt wykonywany jest ze 100-proc. zgodnością z wcześniejszymi planami i dlatego mamy prawo dokonywać w nim pewnych zmian. Jednakże musimy pamiętać o zgłaszaniu ich do instytucji wdrażającej na bieżąco, a nie na końcu projektu.

Podczas realizacji projektu ważne jest, aby:

wykonać wszystkie zadania i systematycznie zbierać na to dowody,

osiągnąć zakładane rezultaty (systematyczna kontrola osiągania wskaźników i ewaluacja efektów),

przestrzegać procedur zamówień,

prawidłowo kwalifikować koszty,

dokonywać płatności i systematycznie zbierać na to dowody,

prawidłowo promować projekt,

przestrzegać terminów z harmonogramu (lub terminowo zgłaszać zmiany),

terminowo prowadzić sprawozdawczość,

regularnie składać wnioski o płatności pośrednie.

Dokumenty przede wszystkim

Głównym wyznacznikiem prawidłowej realizacji projektu, szczególnie w obliczu kontroli przed wypłatą dotacji, jest odpowiedni zestaw dokumentów. Muszą być one nie tylko kompletne, ale również przechowywane w odpowiedni sposób: w odrębnych, opisanych opakowaniach (najczęściej segregatorach) oraz koniecznie w wersji papierowej (oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) - kopie elektroniczne lub zwykłe kserokopie mogą być bardzo pomocne w codziennej pracy z dokumentami, ale nie będą wystarczające podczas kontroli.

Dobrze zorganizowany sposób zbierania i archiwizacji dokumentów jest ważny również ze względu na stosunkowo długi czas ich obowiązkowego przechowywania. Zgodnie z polskimi regulacjami dokumenty dotyczące udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom należy przechowywać 10 lat od momentu udzielenia pomocy, zaś zgodnie z Rozporządzeniem 1260/ /99/WE wszystkie dokumenty związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać (oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem) w terminie trzech lat od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu, co w przypadku programu SPO-RZL oznacza prawdopodobnie rok 2011, zaś w perspektywie 2007-2013 - prawdopodobnie rok 2018. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów przepisy krajowe mogą zakładać dłuższy okres przechowywania. W przypadku postępowania sądowego lub na wniosek Komisji Europejskiej termin ten może zostać zawieszony, co dla beneficjentów będzie oznaczało przedłużenie terminu przechowywania dokumentów - w takim przypadku instytucja wdrażająca z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuje o tym fakcie beneficjentów.

Wszystkie dokumenty muszą być dostępne na życzenie instytucji wdrażającej, a także innych instytucji uprawnionych do kontroli.

Dane osobowe

Ponieważ każdy beneficjent zobowiązany jest do zebrania i przekazania właściwej instytucji wdrażającej szczegółowych danych o osobach biorących udział w prowadzonym przez niego projekcie oraz osobach, które bezpośrednio odpowiedzialne są za jego realizację, konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody na zbieranie i przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy o ich ochronie.

Końcowy wniosek o płatność

Wniosek o płatność końcową przygotowuje się według takich samych zasad jak o płatności pośrednie (cząstkowe), o których wspomniano w tekście dotyczącym realizacji projektu*. Przy okazji warto jednak omówić sposób rozliczania wydatków najczęściej spotykanych w projektach finansowanych z EFS - wynagrodzeń. Każdy wniosek zawiera zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, do którego w przypadku kosztów osobowych należy wprowadzić dane z dwóch podstawowych źródeł: listy wypłat oraz deklaracji ZUS DRA. Do wniosku załączyć trzeba również potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów, których rodzaj i sposób opisu zależny jest od formy zatrudnienia oraz wymiaru czasu pracy w projekcie. Są to w szczególności:

listy wypłat z rozbiciem na: wynagrodzenie netto, brutto, zaliczki na podatek dochodowy, składki na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne wraz z informacją o wysokości kwot kwalifikowanych na rzecz projektu;

karty czasu pracy (w przypadku zatrudnienia w projekcie w niepełnym wymiarze czasu pracy, gdy kwalifikowalna jest jedynie część kwoty wynagrodzenia;

potwierdzenia zapłaty wynagrodzeń (przelewy lub wyciągi bankowe);

deklaracje ZUS DRA, (wraz z wykazem składek kwalifikowanych na rzecz projektu oraz oświadczeniem, że składki finansowane przez pracownika i pracodawcę zostały odprowadzone);

potwierdzenie przelewu ww. składek;

deklaracje podatkowe PIT-4, w celu potwierdzenia naliczenia zaliczki na podatek dochodowy wraz z oświadczeniem, że zaliczki objęte listą wypłat zostały odprowadzone;

potwierdzenie przelewu ww. zaliczek na podatek dochodowy.

Kontrola końcowa

Nie różni się ona specjalnie od kontroli faktycznej realizacji projektu w trakcie jego trwania, przy czym te drugie nie zawsze muszą występować, zaś kontrola przed wypłatą dotacji jest obligatoryjna. O terminie i zakresie kontroli projektu zostaniemy powiadomieni co najmniej z pięciodniowym wyprzedzeniem.

Najistotniejszym, choć nie jedynym, elementem kontroli jest sprawdzenie dokumentacji dotyczącej projektu, w tym również dokumentacji odnoszącej się do części finansowanej ze środków własnych. Do naszych obowiązków podczas kontroli należy:

umożliwienie tworzenia kopii kontrolowanych dokumentów,

udostępnianie na prośbę osób kontrolujących pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,

zapewnienie obecności kluczowych osób, które mogą udzielić wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu.

Osoby kontrolujące upoważnione są do:

swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową),

wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli,

przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli,

żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień,

zabezpieczania materiałów dowodowych,

sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym tematu kontroli.

Po przeprowadzeniu kontroli otrzymamy protokół pokontrolny i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości będziemy mieli obowiązek ich usunięcia pod rygorem zwrotu części lub całości dotacji.

Audyt projektu

Beneficjenci, którzy realizują projekt o wartości 700 tys. zł i większej, są zobowiązani do przeprowadzenia audytu projektu przed jego zakończeniem. Do audytu zobowiązani są także ci beneficjenci, którzy realizują kilka projektów o łącznej wartości 1 mln zł i więcej.

Audyt musi być przeprowadzony przez podmiot spełniający określone warunki, a w skład zespołu dokonującego musi wchodzić przynajmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. Koszty audytu muszą mieścić się w przedziale od 0,5% do 2,5% wartości projektu, przy czym zaliczają się one do kosztów kwalifikowanych. Każdy audyt zakończony jest przygotowaniem opinii oraz raportu z audytu, które przekazywane są do instytucji wdrażającej.

Wypłata końcowa dotacji

Jest to bezwzględnie najbardziej oczekiwany moment w całym projekcie, szczególnie jeśli nie przewidywał on płatności cząstkowych. Dotacja nie może przekroczyć ani progu kwotowego, ani procentowego określonego we wniosku, dlatego jeśli koszty uległy zwiększeniu, będziemy musieli dopłacić do niego we własnym zakresie.

Obowiązki po zakończeniu projektu

Otrzymanie dotacji nie oznacza, że wszystkie działania związane z projektem już się zakończyły. Do naszych najważniejszych obowiązków ciągle należeć będą m.in.:

odpowiednie przechowywanie dokumentacji,

monitorowanie rezultatów projektu zgodnie z wymaganiami działania/instytucji wdrażającej,

stosowanie zasad promocji projektu,

poddawanie się ewentualnym kontrolom,

prowadzenie sprawozdawczości zgodnie z wymaganiami działania/instytucji wdrażającej (np. sporządzanie raportów po upływie określonego czasu od zakończenia projektu.

UWAGA

W przypadku większych, kompleksowych projektów bardzo praktycznym rozwiązaniem jest prowadzenie bazy danych, która zapewni szybki dostęp do potrzebnych w danym momencie dokumentów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przypisy

* T. Nocuń, „Pora na działanie”, „Personel i Zarządzanie” nr 12/2007, s. 97 - przypis redakcji.

 

Tomasz Nocuń

Autor jest wiceprezesem zarządu w Małopolskiej Grupie Doradczo-Finansowej z Krakowa, pełni jednocześnie funkcję dyrektora działu doradztwa.

Kontakt: t.nocun@mgdf.mp

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Przygotuj się na ograniczenia w handlu w Wielką Sobotę. Sklepy będą pracować krócej!

    Wielkanoc tuż, tuż, więc nic dziwnego, że sklepy są oblężone. W Wielki Piątek wiele z nich przedłużyło godziny handlu. Warto zrobić wcześniej zakupy, bowiem w sobotę handel będzie ograniczony. W jakich godzinach sklepy będą handlować w Wielką Sobotę?

    ZUS: 1431 zł odszkodowania za każdy procent uszczerbku na zdrowiu. Od 1 kwietnia 2024 r. nowe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    Od 1 kwietnia 2024 r. obowiązują nowe, wyższe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Lekarz orzecznik może przyznać 1431 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    REKLAMA

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    Elektroradiolog - kim jest i co robi?

    Elektroradiolog to nowy zawód medyczny. Wielu idąc na tzw. prześwietlenie, tj. n. badanie w pracowniach rentgenowskich RTG - nie zdaje sobie sprawy, że jest to wymagający zawód, który wiąże się z pracą w szkodliwych i trudnych warunkach dla zdrowia tego pracownika - ze względu na promieniowanie. Praca przy wykonywaniu badań z zakresu diagnostyki obrazowej (rentgenografia, rentgenoskopia, radiologia stomatologiczna, mammografia, densytometria rentgenowska, tomografia komputerowa) jest wymagająca.

    REKLAMA