REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak efektywnie planować swój czas?

Maria Wawrzyniak

REKLAMA

Czas jest najcenniejszym i zarazem najbardziej trwonionym majątkiem, w jaki jesteśmy wyposażeni. Wiele osób poświęca większość czasu na zajmowanie się wieloma – przeważnie marginalnymi problemami i zadaniami, zamiast skoncentrować się na niewielu, za to ważnych życiowo kwestiach. Na co zatem warto zwracać uwagę, planując swój czas?

Często 20 proc. strategicznie spożytkowanego czasu i energii przynosi 80 proc. wyników. Przy definiowaniu celów i planowaniu działań oraz środków, jakie chcemy na nie poświęcić, należy wyszukać w życiu zawodowym i prywatnym 20 proc. czynników sukcesu i przyznać im najwyższy priorytet.

Wyznaczanie priorytetów

Do określenia właściwych priorytetów może posłużyć zasada Pareto – to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80 proc. wyników pochodzi z 20 proc. wysiłków.

Analiza ABC

Kolejnym narzędziem pozwalającym na sprawne ustalenie priorytetów działania jest Analiza ABC, która ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Pozwala ona na dokonanie analizy i pogrupowanie zadań, według wartości nakładu czasu potrzebnego do ich załatwienia i ustalenia ich listy rankingowej zgodnej z klasyfikacją ABC, gdzie:

  • Zadania A – są najważniejsze i dają 65 proc. całości efektów; to najistotniejsze zadania o dużej wartości dla realizacji celów, nie mogą być delegowane,
  • Zadania B – są średnio ważne i jest ich 20 proc.; to znaczące zadania, które przynoszą duży przyrost rezultatów, mogą być delegowane,
  • Zadania C – są najmniej ważne, zabierają nam 65 proc. czasu, a dają nam 15 proc. całości efektów; to zadania, które przynoszą stosunkowo najmniejszy przyrost rezultatów w końcowym rozrachunku, można je delegować.

Schemat

Analiza ABC

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.103.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie L.J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Wydawnictwo Placet, Warszawa 2005

Matryca Eisenhowera

To kolejne narzędzie pomocne do ustalenia priorytetów zgodnie z ich kryterium pilności i ważności. I właśnie zależnie od stopnia pilności lub ważności jakiegoś zadania można wyróżnić cztery możliwości oceny i realizacji zadań:

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.101.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie S.R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003.


Bardzo ważne jest, czy bierzemy pod uwagę ważność danego zadania, czy też pilność.

Zadania są podzielone na dwa kryteria: ważność – ma związek z naszą misją i najważniejszymi celami oraz pilność – związana jest z czasem. Odnosi się do terminu wykonania danego zadania.

I. Zadania pilne i ważne (mają strategiczne znaczenie, są widoczne ze względu na ich pilność. Są to sprawy niecierpiące zwłoki, konieczne do wykonania w jak najbliższym możliwym terminie, sprawy nagłe, które wymagają pilnego zajęcia się nimi),

II. Zadania ważne, ale mało pilne (wymagają planowania, również te długoterminowe, kładą one duży nacisk na własny rozwój, poszukiwanie kreatywnych rozwiązań, delegowanie, zgłębianie wiedzy, rozwój i doskonalenie osobistych wartości, tworzenie własnej misji),

III. Zadania pilne, ale nieważne (zadania te nie wnoszą istotnych treści do naszej misji, wartości ani zasadniczych celów). Czynności z tej ćwiartki powinno się dzielić z innymi,

IV. Zadania nieważne i niepilne (to tzw. pożeracze czasu; m.in.: bezcelowe surfowanie po internecie, przerzucanie kanałów w TV, szwędanie się po galeriach handlowych itp.).

Natomiast biorąc pod uwagę działania, je również można przyporządkować odpowiednim ćwiartkom.

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.102.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie – S. R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003

 

Gdzie:

I. Zarządzanie kryzysami to panowanie nad sytuacjami, jak: stres, chroniczny brak czasu dla siebie i rodziny, brak odpoczynku i relaksu, wszelkiego rodzaju uzależnienia.

II. Zarządzanie samym sobą to wewnętrzna harmonia; utrzymywanie więzi rodzinnych, automotywacja.

III. Zarządzanie cudzymi priorytetami to brak poczucia sensu wykonywanych działań, a także celu i misji, brak umiejętności tworzenia związków z innymi ludźmi, niedoceniane poświęcanie się innym.

IV. Zarządzanie pożeraczami czasu to brak umiejętności samodzielnego dbania o własne potrzeby i odpowiedzialności, uzależnienia.

Wyznaczanie celów

Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji, są wyzwaniem dla wszystkich zaangażowanych i wyznaczają działania, ale są także miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Cele służą koncentracji sił na właściwym sednie sprawy. Nie chodzi o to, co robisz, ale po co to robisz. Ustalenie celu jest konieczną przesłanką i kluczem do efektywnego gospodarowania czasem. Aby cele były dobrze wyznaczone, muszą być wyłącznie własnymi celami, a nie innych. Należy je pozytywnie formułować, a ponadto zanotowane cele bardziej motywują do działania.


Cele można sklasyfikować w zależności od czasu ich realizacji na:

  • bieżące – realizacja zajmie od tygodnia do 3 miesięcy,
  • krótkoterminowe – realizacja zajmie od 3 miesięcy do roku,
  • średnioterminowe – realizacja zajmie od 1 roku do 3 lat, takie cele warto rozdzielić na cele krótkoterminowe,
  • długoterminowe – realizacja zajmie od 3 do 5 lat, te cele warto rozłożyć na cele średnioterminowe.

Pomocną metodą do wyznaczania celów, od bieżących po długookresowe, jest model SMART, który oznacza, że cel powinien być:

S (Specific and clear) – specyficzny, konkretny

M (Measurable) – mierzalny

A (Achievable) – osiągalny

R (Relevant) – zgodny ze mną, odpowiedni dla mnie

T (Time dimensioned) – osadzony w czasie

Planowanie czynności

Im lepiej zaplanujemy czas, tym lepiej będziemy mogli go wykorzystać do realizacji celów osobistych i zawodowych. Planowanie to przygotowanie do realizacji celów. Poświęcając więcej czasu na planowanie, mniej go zużywamy na wykonanie pracy, a dzięki temu w sumie oszczędzamy czas.


Planowanie czasu daje wiele korzyści, a są to:

  • lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i osobistych,
  • oszczędność i zdobywanie czasu na rzeczywiście ważne sprawy i cele, takie jak zarządzanie, czas dla współpracowników, rodziny i na rekreację, kreatywność,
  • zapoznanie się ze wszystkimi projektami, zadaniami i działaniami,
  • mniej gorączkowych działań i stresu, a więcej dających się przewidzieć w ciągu dnia.

Reguła 60:40

To metoda ułatwiająca planowanie. Mówi ona, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60 proc. Pozostałe 40 proc. naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Czynności spontaniczne to czas na twórczą pracę.

Reguła 60:40

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.104.jpg@RY2@

Reguła Parkinsona

Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Przykładowo, gdy założymy, że służbowe spotkanie potrwa godzinę, to zazwyczaj tyle ono trwa, ponieważ mamy tendencję do przedłużania działania, tak abyśmy mogli we własnych oczach wydać się mistrzami w planowaniu czasu. Dotyczy ona jednak tylko tych czynności, które sami wykonujemy lub też mamy na nie wpływ.

Szczegółowe reguły planowania

zapisywanie rezultatów
lista zadań na kolejny dzień
analiza liczby zadań i czasu ich trwania
konsekwencja
wyrównywanie straty czasu
realność
elastyczność
terminy
czas na planowanie
sprawdzanie realizacji planów


Planowanie w zależności od okresu

Istnieje wiele metod planowania czasu w dłuższych okresach. Jedną z nich jest Metoda Gantta, która jest pomocna przy tworzeniu np. planów rocznych. Polega ona na rysowaniu wykresów przedstawiających graficznie planowany okres. Wykresy te są szczególnie pomocne, gdy należy zaplanować działanie wielu osób. Rozrysowane działania są następstwem planowanych zadań oraz działania do realizacji równoległej. To sposób na kontrolę postępu realizacji całego przedsięwzięcia. Zastosowanie tej metody umożliwi przejrzyste przedstawienie planowanych zadań i ograniczenie do minimum bezproduktywnego czasu.

Metoda Gantta składa się z pięciu etapów:

I – Rozłożenie całego projektu na etapy i cele okresowe

II – Ustalenie czasu potrzebnego na realizację projektu i poszczególnych działań

III – Ustalenie kolejności poszczególnych działań oraz okresów ich rozpoczęcia i zakończenia

IV – Określenie planów działania

V – Graficzne przedstawienie wszystkich czynności w planie.

Wykresy zbudowane metodą Gantta są pomocne w efektywnym planowaniu skomplikowanych projektów z różnych dziedzin. Jednak jak każda metoda planowania i ta niepozbawiona jest wad, a są to:

  • brak możliwości konkretnego opisu czynności przy realizacji danego zadania,
  • pokazuje jedynie proces realizacji zadania,
  • nie wyznacza najkrótszej ścieżki realizacji zadania,
  • nie przedstawia optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów.

Do planowania krótszych okresów, np. dnia można stosować Metodę Alpen, składającą się z pięciu etapów:

I – Zrób listę zadań – lista powinna zawierać zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, czynności niezrealizowane z poprzedniego dnia, lub które doszły dzisiaj i są do załatwienia na jutro, zadania posiadające deadline jutro lub zadania rutynowe

II – Oszacuj czas trwania czynności – zapisz przybliżony czas trwania każdej z czynności i zsumuj je, określając czas działań miej na myśli Regułę Parkinsona (realizujesz czynność tyle czasu, ile czasu na nią zaplanowałeś)

III – Miej na uwadze regułę 60:40 i zaplanuj czas na czynności niepotrzebne – planuj jedynie 60 proc. czasu, czyli jedynie 5 godzin z 8 godzin pracy, wtedy plan będzie realny do spełnienia.

IV – Wyznaczaj priorytety i deleguj zadania

V – Kontroluj realizację zadań – gdy nie wykonasz jakiegoś, przenieś je na dzień następny.

Alternatywnym sposobem planowania dnia lub tygodnia jest metoda TRZOS:

T – Terminy zadań spisać

R – Ramy czasowe zadań określić wg reguły 60:40

Z – Zaplanować rezerwy czasowe

O – Ograniczyć działania do priorytetowych

S – Skontrolować rezultaty

Pozwala ona na skuteczne zaplanowanie zadań tygodniowych, jak również tych dziennych.


Organizacja dnia

Każdy z nas żyje zgodnie z wahaniami osobistej wydajności. Ważne jest poznanie własnego rytmu dnia, zaplanowanie załatwienia skomplikowanych i ważnych spraw (zadania A) podczas szczytowej wydajności przed południem. Podczas znanego spadku wydajności nie należy pracować wbrew własnemu rytmowi biologicznemu, lecz próbować odprężyć się i wykorzystać tę fazę na kontakty z ludźmi i czynności rutynowe (zadania C). Gdy krzywa wydajności wzrośnie późnym popołudniem, można się ponownie zająć ważniejszymi sprawami (zadania B).

Dzienna krzywa zakłóceń obrazuje dzienny stan zakłóceń normalnego dnia pracy, wniosek z tego, aby wydajność była maksymalna, należy pracować antycyklicznie. Gdy będziemy korzystać ze swojego organizmu zgodnie z naturalnym rytmem, organizując sobie dzień z uwzględnieniem krzywej wydajności, znacznie zwiększymy swoją efektywność – bez konieczności podejmowania poważniejszych kroków i wprowadzania większych zmian.

Schemat

Dzienna krzywa zakłóceń

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.105.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie własne na podstawie – L.J. Seiwert, Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1996

Wydajność każdego człowieka podlega w ciągu całego dnia określonym wahaniom, dokonującym się w naturalnym i dającym się z góry przewidzieć rytmie. Statystyczna przeciętna wydajność dzienna i jej wahania dają się zilustrować graficznie za pomocą tzw. Krzywej REFA (krzywa REFA = Komisji Badań nad Pracą), czyli krzywej wydajności psychofizycznej w ciągu doby, która mówi, że ludzie mają tendencję do wahań energii.

Schemat

Krzywa REFA

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.106.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie – L.J. Seiwert, Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1996

Występuje wiele różnic indywidualnych, wynikających ze sposobu odżywiania się i innych cech osobistych, jednak można stwierdzić, że szczyt wydajności występuje przed południem. Po południu występuje ogólnie znany poobiedni spadek wydajności, zaś po kolejnym wzroście wydajności wczesnym wieczorem krzywa wydajności stale spada, by kilka godzin po północy osiągnąć absolutnie najniższy punkt.


Niezbędny odpoczynek

Nie należy zapominać także o przerwach, gdyż nie jest to strata czasu, lecz spokojne uzupełnienie energii, ponieważ zbyt długa praca powoduje zmniejszenie zarówno koncentracji, jak i wydajności, co sprzyja popełnianiu błędów.

Wielu menedżerów wykonuje „właściwą pracę” dopiero po godzinach oficjalnego urzędowania. W ciągu dnia nie mają na to czasu, ponieważ zbyt wiele rzeczy przeszkadza im: współpracownicy, klienci, niezapowiedziani interesanci, konflikty, telefony, posiedzenia itp. Stale otwarte drzwi cieszą się wprawdzie dużym uznaniem wszystkich zainteresowanych, oddają jednak menedżerowi niedźwiedzią przysługę. Jeżeli komuś stale przeszkadza się w pracy, dochodzi o tzw. efektu piły: człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy.

Sprawdzone efekty daje wprowadzona raz dziennie godzina spokoju, czyli czas tylko dla siebie, w którym nie życzymy sobie, by nam ktokolwiek przeszkadzał. Z punktu widzenia organizacji należy traktować godzinę spokoju jak każdą inną ważną sprawę, której załatwianie powoduje, że jesteśmy nieobecni albo nie można z nami rozmawiać.

Równowaga – to najważniejsze

Złe gospodarowanie czasem, pozostawianie trudnych czy nielubianych zadań na ostatnią chwilę wzmaga stres, wywołuje przemęczenie, dezorganizuje prywatne życie. Aby odnosić sukcesy zawodowe, należy dbać o równowagę we wszystkich obszarach życia, jakimi są: zdrowie, rodzina, finanse, intelekt, otoczenie, praca i życie duchowe. Zachwianie któregoś z nich zakłóca pozostałe, dlatego lepsze wykorzystanie czasu pozwala:

  • pozbyć się stresu, który towarzyszy pracom zaległym i opóźnieniom, doprowadzić wiele spraw do końca,
  • lepiej uporządkować i zaplanować pracę i życie osobiste,
  • zająć się w pierwszej kolejności tym, co najważniejsze,
  • przeznaczyć większe ilości czasu na naukę, rekreację i życie rodzinne,
  • poświęcić więcej uwagi bliskim i lepszym relacjom z innymi,
  • zrobić kolejny krok do sukcesu i żyć pełnią życia.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Elektroradiolog - kim jest i co robi?

    Elektroradiolog to nowy zawód medyczny. Wielu idąc na tzw. prześwietlenie, tj. n. badanie w pracowniach rentgenowskich RTG - nie zdaje sobie sprawy, że jest to wymagający zawód, który wiąże się z pracą w szkodliwych i trudnych warunkach dla zdrowia tego pracownika - ze względu na promieniowanie. Praca przy wykonywaniu badań z zakresu diagnostyki obrazowej (rentgenografia, rentgenoskopia, radiologia stomatologiczna, mammografia, densytometria rentgenowska, tomografia komputerowa) jest wymagająca.

    Kim jest technik sterylizacji medycznej?

    Jakie trzeba mieć wykształcenie, żeby zostać technikiem sterylizacji medycznej? Jakie czynności wykonuje technik sterylizacji medycznej? To główne pytania, które się pojawiają. Niektórzy pytają też: dlaczego ten zawód został wpisany na listę zawodów medycznych - odpowiedź jest prosta jest to zawód wymagający specjalistycznych kwalifikacji. Technicy muszą mieć szczególne prawa ale i obowiązki. Muszą też ponosić odpowiedzialność z powodu swoich błędów medycznych. W gruncie rzeczy, gdyby nie technicy i nienależyta dezynfekcja i sterylizacja wyrobów medycznych - wielu pacjentów byłoby narażonych na choroby zakaźne - zagrażające życiu i zdrowiu. 

    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Światowy Dzień Świadomości Autyzmu

    Dzień 2 kwietnia to Światowy Dzień Świadomości Autyzmu. Został on ustanowiony w 2008 r. Jego celem jest propagowanie wiedzy na temat autyzmu i budowanie wrażliwości społecznej w tym zakresie. Wiele osób neuroróżnorodnych wciąż spotyka się z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dla siebie miejsca pracy. Kiedy dojdzie już do zatrudnienia ważne jest to jak pracodawcy i współpracownicy traktują osoby z autyzmem. 

    REKLAMA

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    REKLAMA

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    REKLAMA