| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Ocena pracy > Zasady przygotowania i przeprowadzenia rozmowy okresowej

Zasady przygotowania i przeprowadzenia rozmowy okresowej

Rozmowa okresowa to kluczowy punkt całego systemu ocen okresowych pracowników. Sposób jej przeprowadzenia decyduje w dużej mierze o jakości i rzetelności dokonanej oceny pracownika, a tym samym determinuje zasadność opierania na wynikach oceny okresowej różnych decyzji związanych z zarządzaniem ludźmi w organizacji. Jednocześnie rozmowa okresowa bardzo często budzi niechęć i obawę zarówno ocenianych, jak i oceniających i jest postrzegana jako sytuacja trudna dla obu stron. Można jednak zbudować pozytywne podejście do procesu dokonywania oceny okresowej, jeżeli będziemy pamiętać o stosowaniu pewnych zasad i dobrych praktyk oceniania.

Podstawowym celem rozmowy okresowej jest obiektywna ocena efektów pracy członków organizacji, ich postaw i zachowań. Pozwala też na ocenę skuteczności działań podjętych w ciągu ostatniego roku w zakresie rozwoju wiedzy i umiejętności pracownika oraz identyfikację obszarów kompetencyjnych wymagających dalszego rozwoju i dobór odpowiednich narzędzi rozwojowych na kolejny okres. Dodatkowo stanowi bogate źródło wiedzy dotyczącej aspiracji każdego pracownika, jego planów zawodowych i potrzeb rozwojowych. Jest również okazją do podkreślenia sukcesów i nazwania trudności, które wystąpiły w ostatnim roku, oraz przekazania wzajemnych oczekiwań, ze strony pracownika oraz przełożonego. Prawidłowo przeprowadzona rozmowa okresowa jest więc ważnym czynnikiem motywowania pracowników.

Odpowiednio przeprowadzona rozmowa oceniająca powinna przynieść następujące efekty:

  • obiektywne określenie mocnych stron pracownika, obszarów wymagających poprawy i sposobów optymalnego wykorzystania jego potencjału,
  • zdefiniowanie planów rozwojowych i ścieżki kariery pracownika,
  • zwiększenie motywacji pracownika do podjęcia nowych wyzwań, poprawienia jakości i wydajności pracy,
  • obiektywizacja decyzji o ewentualnych awansach, podwyżkach i premiach.

Rozmowa okresowa może przynieść oczekiwane efekty oraz spełnić swoją motywacyjną funkcję, jeżeli oceniany:

  • zrozumie wynik podsumowania, tzn. będzie mieć jasność, w jakich dziedzinach jest postrzegany pozytywnie, a w jakich negatywnie,
  • zaakceptuje wyniki oceny,
  • będzie znał sposoby doskonalenia wymaganych od niego kompetencji, tj. będzie wiedział, co konkretnie ma zrobić,
  • będzie czuł się odpowiedzialny za własny rozwój i doskonalenie swoich kompetencji.

Właściwe przygotowanie

Menedżer przystępujący do oceny pracownika powinien przypomnieć sobie i przeanalizować jego zachowania z codziennej pracy, jakie miały miejsce w ocenianym okresie. Powinien w równym stopniu zwracać uwagę na te zasługujące na pochwałę, jak i te wymagające korekty. Powinien wziąć pod uwagę także opinie dotyczące pracy i przejawianych przez ocenianego pracownika kompetencji, które zostały mu przekazane w ciągu ocenianego okresu. Menedżer, dokonując oceny, powinien mieć wiedzę na temat zakresu obowiązków podwładnego, wyników osiągniętych przez niego w ocenianym okresie, jego szczególnych osiągnięć i sukcesów oraz problemów, trudności czy niepowodzeń.

Źródłami informacji, z których oceniający zazwyczaj korzysta, mogą być opisy stanowisk pracy, raporty typu analizy sprzedaży, skargi klientów, reklamacje, opinie klientów oraz współpracowników ocenianej osoby dotyczące podejmowanych działań, zaobserwowanych zachowań i przejawianych kompetencji. Najcenniejsze jednak będą zawsze własne obserwacje zachowań ocenianego pracownika. Zgromadzenie jak największej ilości informacji pozwala dokonać rzetelnej oceny popartej konkretnymi faktami. W przypadku różnicy zdań pomiędzy oceniającym menedżerem a pracownikiem co do wysokości oceny, odwołanie się do wielu konkretnych przykładów zdarzeń czy zachowań, jakie miały miejsce w ocenianym okresie, pozwala utrzymać atmosferę konstruktywnej dyskusji i doprowadzić do uzgodnienia stanowisk.

Warto, aby dokonując oceny menedżer zastanowił się również nad przyczynami zachowania ocenianego pracownika (może niepowodzenia lub niedociągnięcia nie leżą po jego stronie?) oraz nad możliwymi działaniami naprawczymi i sposobami wykorzystania jego potencjału.

Struktura i przebieg rozmowy

Menedżer dokonujący oceny pracownika odpowiedzialny jest za prowadzenie i przebieg rozmowy okresowej. Warto więc zawczasu przemyśleć schemat przebiegu rozmowy, aby nadać jej pewne ramy, które pomogą trzymać się tematu, którego dotyczy, i zachować pewien balans pomiędzy nadmierną formalizacją rozmowy a przekształceniem jej w luźną pogawędkę. Czas trwania rozmowy powinien być zaplanowany z góry i określony realistycznie – optymalny wynosi ok. 1–1,5 godziny.

Sprzyjająca atmosfera

Z uwagi na negatywne emocje, jakie często budzą rozmowy oceniające, warto zadbać o zbudowanie przyjaznej atmosfery podczas spotkania, która umożliwi otwartą i konstruktywną rozmowę. Szczególnie początek spotkania dobrze jest poświęcić na opanowanie emocji i wprowadzenie atmosfery spokojnej i rzeczowej dyskusji. Ważne jest, aby zapewnić komfortowe miejsce i warunki przeprowadzenia takiej rozmowy – tak aby nie była słyszana przez osoby lub zakłócana w inny sposób, np. przez dzwoniące telefony czy innych pracowników przerywających rozmowę. Merytoryczną część spotkania warto rozpocząć od przekazania informacji pozytywnych. Rolą menedżera jest bowiem zadbanie o to, aby oceniany nie był tą rozmową przestraszony, aby nie skojarzyła mu się z wezwaniem „na dywanik”. Wówczas możliwy będzie partnerski udział ocenianego w procesie dokonywania oceny.

Autor:

starszy konsultant w Zespole Zarządzania Talentami w HRM partners

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

nazwa.pl

Usługodawca w zakresie rejestracji domen i usług hostingowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »