Premie i nagrody

Powszechnie wiadomo, że są one środkiem motywującym, szczególną formą dopingu. Premie wywoływać mogą chęć rywalizacji. Oczywiście nagrodą za pracę jest także satysfakcja z jej wykonywania, lecz jak wiadomo, praca jest zawsze świadczona odpłatnie, co gwarantuje nam prawo. Natomiast w dzisiejszych czasach właśnie element finansowy ma szczególną wagę.

Przedstawiamy Czytelnikom opracowanie, które wyjaśnia pojęcia nagród i premii, wskazuje również na różnice między nimi. Jako szczególną formę premii omawia premię o mylącej nazwie - nagrodę jubileuszową. Ponadto podpowiada, jak premie i nagrody poprawnie przyznawać, w tym pokazuje, jak formułować zapisy regulaminów płacowych.

Warto podkreślić, że całość wzbogaca kwestia prawno-podatkowa oraz ubezpieczeniowa, ważna choćby dlatego, że prócz radości z otrzymania nagrody, nieraz ten aspekt obowiązku rozliczenia budzi wśród pracowników rozczarowanie i z tego względu świadomość prawa jest od początku niezbędna.

Zachęcając do lektury, pragniemy zapewnić, że przekazujemy opracowanie praktyczne i przydatne.

Pojęcie nagrody

Nasze rozważania zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia nagrody. Nagradzanie powszechnie kojarzy się z otrzymaniem prezentu będącego nagrodą za dobre postępowanie. Jak wiemy, pracodawca może przecież pracownika nie tylko ukarać, ale i nagrodzić.

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) w art. 105 stanowi, że pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Zwykłe sumienne wykonywanie pracy nie jest podstawą do udzielenia nagrody, gdyż jest ona podstawowym obowiązkiem pracownika. Pracownik, który w swoim przekonaniu pracuje wzorowo nie musi wcale zostać nagrodzony. Wynika to z faktu, że przyznanie nagrody jest uznaniowe, zależne od woli pracodawcy. Dodajmy, że do przesłanek nagradzania należy wyższe niż zwykłe zaangażowanie się w pracę oraz osiągnięcie wykraczających ponad normę efektów.

Cel nagrody jest jasny. Ma motywować i dowartościowywać pracownika. W odróżnieniu od kary, nie podlega kontroli sądu pracy. Pracownik nabywa uprawnienie do określonego świadczenia po przyznaniu go przez pracodawcę. Nagroda jest w konsekwencji dobrowolnym świadczeniem pracodawcy.

ZAPAMIĘTAJ

Uznaniowość w udzielaniu nagrody jest ograniczona przez ogólne zasady kodeksu pracy takie jak obowiązek równego traktowania i zakaz dyskryminacji pracowników.

Nagroda z zasady nie należy się za normalną, sumiennie i starannie wykonaną pracę.

Nagrody i wyróżnienia mogą mieć różne postacie. Gratyfikacje mogą przykładowo przybrać formę nagrody pieniężnej, rzeczowej czy dodatkowych dni wolnych. Pracodawca może dodatkowo ubezpieczyć pracownika, opłacić w całości lub części studia czy kursy.

Przyznanie nagrody wymaga pisemnego oświadczenia i musi zostać przez pracodawcę podpisane (brak podpisu pracownika natomiast nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wydania nagrody). W oświadczeniu o przyznaniu nagrody należy określić imię i nazwisko pracownika oraz wskazać wysokość nagrody. Nagroda może być przykładowo określona w sposób kwotowy lub procentowy (np. że będzie stanowić 2% wynagrodzenia zasadniczego). Warto określić, kiedy nagroda zostanie wypłacona (przez podanie konkretnej daty lub zdarzenia).

PRZYKŁAD

Składając wyrazy uznania za wkład pracy wniesiony w realizację zadań drugim kwartale 2007 r., zawiadamiam o przyznaniu Panu/Pani nagrody pieniężnej w kwocie 2000 (dwa tysiące) złotych. Nagroda zostanie wypłacona wraz z wynagrodzeniem zasadniczym za październik 2007 r. Odpis niniejszego pisma zostanie dołączony do Pana/Pani akt osobowych.

Zasady i tryb wypłacania pracownikom nagród nie musi być przez pracodawcę uregulowany w aktach wewnętrznych. Oczywiście z zasady najlepszym zabezpieczeniem przed niepotrzebnymi sporami jest stworzenie odpowiedniego dokumentu. Jednakże, jeśli pracodawca chce tylko od czasu do czasu uznaniowo nagradzać swoich pracowników za szczególny wkład pracy, to nie musi opracowywać żadnych aktów wewnętrznych. Może nagrodę przyznawać swobodnie, ale jeśli już przyzna, z takiego zobowiązania musi się wywiązać.

ZAPAMIĘTAJ

Pracownik nie może dochodzić przyznania nagrody przed sądem pracy, może natomiast jej żądać, jeżeli pracodawca mu ją przyznał, lecz nie wypłacił.

Podkreślmy, że odwołanie oświadczenia o przyznaniu nagrody nie jest możliwe. Pracownik nie może natomiast w postępowaniu sądowym skutecznie podważać oceny pracodawcy co do wysokości nagrody.

Pojęcie premii regulaminowych

Pojęcia nagroda i premia potocznie używane są zamiennie. Jednak nie są one tożsame. Umiejętność rozróżnienia jest ważna ze względu na konsekwencje zarówno wypłacania, jak i ubiegania się o ich otrzymanie.

Zacznijmy od tego, że premie należą do składników zmiennych wynagrodzenia, co odróżnia je od nagród, które będąc świadczeniami związanymi z pracą, składnikami wynagrodzenia nie są. Kolejną cechą wyróżniającą premie jest potrzeba regulowania zasad ich przyznawania w aktach wewnętrznych, np. zakładowym regulaminie premiowania, regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy. Mają one zatem w tym sensie (od momentu zamieszczenia w stosownym akcie) charakter regulaminowy a nie uznaniowy. Jednak podobnie jak nagrody premie nie są świadczeniami obowiązkowymi. W praktyce oznacza to, że pracodawca może nie wyrazić zgody na wprowadzenie wewnątrzzakładowych przepisów prawa do premii. Jeśli jednak je prowadzi, ich przyznawanie nie będzie już dowolne, lecz zgodne z obowiązującymi w jego siedzibie zasadami.

 Czytelność reguł zawartych w regulaminie powinna zapobiegać uznaniowości i dowolności w przyznawaniu premii. Oznacza to, że regulamin powinien w sposób jednoznaczny określać obiektywne kryteria, po których spełnieniu pracownik nabywa prawo do świadczenia w wysokości określonej tym regulaminem. Jeżeli prawo pracownika do premii wynika z umowy o pracę, to niekorzystna zmiana regulaminu premiowania może nastąpić tylko za jego zgodą wyrażoną w porozumieniu zmieniającym umowę lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy (wyrok SN z 19 grudnia 1996 r. sygn. akt I PKN 23/96, OSNAPiUS z 1997 r. nr 15, poz. 270).

ZAPAMIĘTAJ

Premia jest świadczeniem, do którego pracownik nabywa prawo po spełnieniu wymogów określonych w przepisach wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.

Jeśli regulamin przyznawania premii nie precyzuje szczegółowych i sprawdzalnych kryteriów ustalania jej wysokości, to pracownik nie może w postępowaniu sądowym skutecznie podważać oceny pracodawcy co do wysokości tej premii, gdyż ma ona tak naprawdę charakter nagrody. W praktyce bowiem rozróżnienie premii od nagród jest często trudne, gdyż zapisy umowne lub regulaminowe bywają niejasne. Jednakże uznaje się, że o charakterze świadczenia nie decyduje jego nazwa a treść. Jeśli na przykład w regulaminie zapisano sformułowanie, że premia przysługuje za należyte wykonywanie obowiązków a oceny dokonuje przełożony, to mimo użycia słowa premia, wypłacone świadczenie będzie nagrodą.

Premie mogą być zależne od efektów wyodrębnionego podmiotu (premiowanie wykonania zadań kluczowych), można też powiązać je z efektami całości organizacji (premia jako udział pracowników w zysku, premie menadżerskie uzależnione od wyniku finansowego), dozwolone jest premiowanie wyspecjalizowane (za ilość, jakość produktu, itp). Premie mają najczęściej formę pieniężną. Wypłacane mogą być co miesiąc, kwartał czy rok. Prawidłowość przyznania lub odmowy przyznania podlega ocenie sądu. Przesłanki premiowania muszą więc umożliwiać kontrolę, co oznacza, że mają więc być sprawdzalne.

PRZYKŁAD

  Par. 7 regulaminu - Pracownikowi przysługuje premia w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego za wykonanie planu produkcyjnego w danym miesiącu.

Jak wspominaliśmy, premie są częścią wynagrodzenia. Sama płaca zasadnicza nie raz gwarantuje jedynie zaspokojenie podstawowych potrzeb. Często nie motywuje ona w sposób wystarczający i jednoznaczny do większego wysiłku w pracy. Premia jest natomiast elementem zmiennym wynagrodzenia. Polskie prawo pracy gwarantuje pracownikom pozostającym w stosunku pracy minimalne wynagrodzenie oraz obligatoryjne dodatki do niego (np. wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach). Prawo do premii pojmowanej jako składnik wynagrodzenia powinno wynikać już z umowy o pracę. Zgodnie kodeksem pracy, umowa o pracę określa wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia (dodatki funkcyjne, premie, itp.). W praktyce wygląda to tak, że strony ustalają, iż pracownikowi przysługuje premia i odsyłają do aktów regulujących warunki premiowania albo podają dokładnie warunki jej otrzymywania i obliczania. Pracodawca musi uwzględnić byłych pracowników przy podziale premii, jeśli świadczenie to było składnikiem wynagrodzenia za pracę w okresie, w którym byli oni zatrudnieni. Bowiem pominięcie pracownika w takich okolicznościach narusza zasady wynagradzania za wykonaną pracę.

ZAPAMIĘTAJ

Jeśli pracodawca nie przewidział szczególnych regulaminów określających warunki premiowania, a chce przyznać premię, powinien warunki nabycia prawa do premii szczegółowo przewidzieć w umowie o pracę.

Niewypłacenie przez pracodawcę premii jest uzasadnione na zasadzie wyjątku. Sąd Najwyższy w swym orzecznictwie uznał, że do sytuacji, w których możliwe jest niewypłacenie premii pracownikowi należą przypadki, gdy niemożność spełnienia konkretnych zadań premiowych nastąpiła z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (por. wyrok SN z 21 listopada 1985 r. sygn. akt I PRN 90/85, OSNCP z 1996 r. nr 9, poz. 149). Innym przypadkiem będzie sytuacja, w której wewnętrzne przepisy spółki uzależniają prawo do premii od wypracowania zysku przez całe przedsiębiorstwo oraz przez jednostkę organizacyjną bezpośrednio podległą danemu pracownikowi, wówczas to pracownik nie ma roszczenia o premię w przypadku, gdy jednostka nie uzyskała zysku, mimo że został on wypracowany przez przedsiębiorstwo (wyrok Sądu Najwyższego z 19 marca 1998 r., sygn. akt I PKN 562/97, OSNAPiUS z 1999 nr 5, poz. 161).

Pracodawca może obniżyć lub odebrać premię, jeśli taka możliwość została przewidziana w przepisach o premiowaniu. Z tego względu przesłanki do obniżenia lub pozbawienia premii muszą być jasno określone. Przykładowo regulamin może zawierać zapis stanowiący, że pracownicy są automatycznie pozbawiani prawa do premii, gdy stawili się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywali alkohol w miejscu pracy. Natomiast obniżenie premii może przykładowo zostać przewidziane, gdy obowiązki pracownicze wykonywane były nienależycie.

PRZYKŁAD

Par. 5 regulaminu - Bezpośredni przełożony występuje z wnioskiem do pracodawcy o obniżenie lub pozbawienie prawa do premii w przypadku:

1. uzasadnionych skarg i zażaleń na pracę pracownika, 2. zawinionego niewykonywania lub przyczynienia się do niewykonywania w terminie przez innych pracowników obowiązków wynikających z zakresu czynności, 3. zakłócenia porządku i spokoju w miejscu pracy, 4. opuszczania pracy bez usprawiedliwienia, 5. nieprzestrzegania regulaminu pracy i ustalonego porządku pracy, 6. dokonania nadużyć w zakresie korzystania ze świadczeń socjalnych i ubezpieczenia społecznego, 7. spowodowania szkody w mieniu pracodawcy, 8. nieprzestrzegania przepisów i zasad bhp i przeciwpożarowych.

Podsumujmy teraz różnice w konstrukcji nagrody i premii:

Powiązanie z wynagrodzeniem:

premia - zmienny, fakultatywny składnik wynagrodzenia, co do zasady - w formie pieniężnej, nagroda - świadczenia związane z pracą, niezaliczane jako składnik wynagrodzenia, może mieć różne formy od pieniężnej po nagrodę rzeczową czy opłacenie nauki.

Podstawa udzielenia:

premia - regulamin określający zasady przyznawania, nagroda - zależna tylko od woli pracodawcy,

zarówno w przypadku premii jak i nagrody zastosowanie gratyfikacji zależne od woli pracodawcy, jednakże jeśli chodzi o premię, to wprowadzenie aktu regulującego zasady przyznawania wiąże pracodawcę.

Kontrola słuszności przyznania:

premia - podlega ocenie sądu, nagroda - nie podlega.

Dochodzenie przed sądem przez pracownika:

premia - możliwe, podstawą jest spełnienie określonych przesłanek, nagroda - niemożliwe, chyba, że pracownik zostaje poinformowany o jej przyznaniu a później pracodawca uchyla się od wypłacenia.

Nagroda jubileuszowa

Ze względu na swój specyficzny charakter wśród świadczeń fakultatywnych, nagrodzie jubileuszowej poświęcamy osobne miejsce.

Ma ona specyficzny status. Nie jest to wynagrodzenie za pracę, wynikające obligatoryjnie z przepisów prawa pracy. Nie jest także nagrodą - w jej dosłownym znaczeniu, ponieważ nie jest świadczeniem wyłącznie uznaniowym. Nagroda jubileuszowa ze swej konstrukcji przypomina premię (mimo nazwy), która przyznana jest ze względu na wieloletnią pracę.

Nagroda przysługuje, gdy przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy, który go zatrudnia, przewidują taką możliwość. Przepisy o wynagradzaniu nie uzależniają prawa do nagrody jubileuszowej od wymiaru czasu pracy. Regulacje płacowe obejmujące kwestie nagród jubileuszowych umiejscowione są w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy, w przepisach szczególnych, dotyczących pewnych kategorii pracowników, np. pracowników samorządowych lub nauczycieli.

PRZYKŁAD

Zawiadamiam o przyznaniu Pani na podstawie art. 47 Karty Nauczyciela nagrody jubileuszowej w kwocie 2150,87 złotych (słownie: dwa tysiące sto pięćdziesiąt złotych i osiemdziesiąt siedem złotych) stanowiącej 100% Pani wynagrodzenia miesięcznego a przyznanej za 25 lat pracy. Nagroda zostanie wypłacona w dniu 20 września 2007 r. Odpis niniejszego pisma zostanie dołączony do Pani akt osobowych.

Prawo do nagrody nabywa pracownik, który zgodnie z obowiązującymi przepisami przepracował nieprzerwanie i nienagannie określony czas u danego pracodawcy, w określonej branży lub zawodzie.

PRZYKŁAD

Iza B. przepracowała w przedsiębiorstwie X 25 lat. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w X, pracownikom przysługiwały nagrody jubileuszowe. Następnie Iza zatrudniła się innego pracodawcy Y. W czasie pracy u nowego pracodawcy pracownicy mija 30 lat pracy. Jednak regulamin wynagradzania firmy Y nie przewiduje wypłaty nagrody jubileuszowej. W takim przypadku mimo upływu 30 lat pracy, pracownica nie otrzyma takiej nagrody.

Istota nagroda jubileuszowej polega na tym, że jeżeli pracownik spełni wymagania warunkujące prawo do otrzymania nagrody jubileuszowej, uzyskuje roszczenie o wypłatę. Co do zasady, nagroda jubileuszowa przysługuje za okresy zatrudnienia według uznania pracodawcy. Może on dowolnie określić, jakie okresy uprawniają do nagrody (np. napisać, że nagroda jest za zatrudnienie tylko u niego albo w określonej branży). Dowolność ta jest jednak ograniczona poprzez wliczanie przez przepisy szczególne pewnych okresów do okresów zatrudnienia (np. służby wojskowej zgodnie z art. 120 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku służby wojskowej, DzU z 2004 r., nr 241, poz. 2416 z późn. zm.; okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych).

Okresy te są z mocy prawa wliczane do okresów zatrudnienia z tego względu w przepisach pracodawcy dotyczących nagrody jubileuszowej często pojawiają się sformułowania o treści: do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Warunki przyznawania nagrody jubileuszowej reguluje zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 grudnia 1989 r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (M.P. nr 44, poz. 358 ze zm. wyn. z Dz.U. z 1996 r. nr 24, poz. 110). Rozporządzenie wydano na podstawie art. 79 k.p., który następnie skreślono. Z dniem 2 czerwca 1997 r. przepisy zarządzenia straciły moc w stosunku do mianowanych pracowników samorządowych, o ile wcześniej w zakresie unormowanym tym zarządzeniem zostali oni objęci postanowieniami układu zbiorowego pracy lub innymi przepisami prawa pracy. Przepisy zarządzenia stosuje się przy ustalaniu okresów pracy oraz innych okresów, od których zależy nabycie prawa do nagrody jubileuszowej oraz przy obliczaniu i wypłacaniu tej nagrody, przysługującej pracownikowi na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu albo innych przepisów szczególnych, jeżeli przepisy te nie zawierają odmiennych zasad w tym zakresie.

ZAPAMIĘTAJ

W zakładowych przepisach płacowych można odmiennie niż w zarządzeniu MPiPS uregulować warunki nabywania prawa do nagrody jubileuszowej. Gdy obowiązujące u danego pracodawcy przepisy przewidują uprawnienie do otrzymania nagrody jubileuszowej, lecz nie określają przy tym szczegółowo warunków jego nabycia, to w sytuacji takiej należy stosować przepisy zarządzenia.

Zwróćmy uwagę, że choć gratyfikacja jubileuszowa jest świadczeniem fakultatywnym i przepisy płacowe mogą kształtować do niej prawo w sposób samodzielny i swobodny, to pominięcie przy ustalaniu prawa do gratyfikacji pewnych okresów pozostawania w zatrudnieniu, a uwzględnienie innych, wymaga wyraźnej regulacji (wyrok SN z 22 stycznia 2002 r. sygn. akt I PKN 820/00, Prawo Pracy z 2002 r., nr 7-8, poz. 49).

PRZYKŁAD

Pan Kamil S. przepracował w firmie 24 lata i 7 miesięcy. W związku z nabyciem przez niego uprawnień rentowych w związku z wypadkiem przy pracy, 30 kwietnia 2007 r. rozwiązano z nim umowę o pracę. Regulamin wynagradzania obowiązujący u tego pracodawcy przewiduje, że nagroda jubileuszowa przysługuje za 20 lat pracy, a następnie po przepracowaniu każdych pięciu lat. Akt ten nie przewiduje jednak możliwości nabycia prawa do nagrody przed terminem w przypadku, gdy stosunek pracy został rozwiązany w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Oznacza to, że w omawianym przypadku nie znajdzie zastosowania § 9 rozporządzenia MPiPS, zgodnie z którym pracownikom przechodzącym na emeryturę lub rentę w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową wypłaca się nagrodę wcześniej, jeżeli brakuje im mniej niż 12 miesięcy do dnia nabycia nagrody. Wiążące są bowiem postanowienia regulaminu wynagradzania, który nie odwołuje się w tym zakresie do rozwiązań zawartych w zarządzeniu, lecz samodzielnie kształtuje prawo do przedterminowej wypłaty nagrody. W tym przypadku ma on pierwszeństwo, mimo że kwestię tę normuje mniej korzystnie dla pracowników niż zarządzenie. Oznacza to, że Kamil S. nie nabył prawa do nagrody za 25 lat pracy.

Zgodnie z zarządzeniem, pracownikowi pozostającemu jednocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy okresy uprawniające do nagrody ustala się odrębnie dla każdego stosunku pracy. Do okresu zatrudnienia uprawniającego do nagrody nie wlicza się okresu pracy w innym zakładzie, w którym pracownik jest lub był jednocześnie zatrudniony.

Ponadto określa ono szcze-gółowo sposób ustalania okresów pracy oraz innych okresów, od których zależy nabycie prawa do nagrody jubileuszowej. Należą do nich takie okresy jak okres:
• niezdolności do pracy, w czasie której przysługiwały zasiłki z ubezpieczenia społecznego na wypadek choroby i macierzyństwa lub wynagrodzenie albo świadczenie rehabilitacyjne,
• sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do 4 lat, a także nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny zaliczanym do I grupy inwalidów lub na którego przysługuje zasiłek pielęgnacyjny - łącznie nie dłużej niż 6 lat,
• odbywania kary pozbawienia wolności, gdy następnie pracownik został zrehabilitowany w przepisanym trybie, jak również pobytem w areszcie tymczasowym, jeżeli postępowanie karne zostało następnie umorzone z powodu braku podstaw do oskarżenia lub zapadł wyrok uniewinniający,
• spowodowane nauką w szkole stopnia ponadpodstawowego, odbywaną na podstawie skierowania zakładu pracy lub jednostki nadrzędnej, pod warunkiem jej ukończenia, jednak w wymiarze nie wyższym niż okres przewidziany programem nauczania.

Zgodnie z rozporządzeniem, pracownik nabywa prawo do nagrody w zakładzie pracy zatrudniającym go w dniu upływu okresu uprawniającego do nagrody bądź w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe. Wypłata nagrody powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody. Pracownik jest obowiązany udowodnić swoje prawo do nagrody, jeżeli w aktach osobowych będących w dyspozycji zakładu pracy brak jest odpowiedniej dokumentacji. Podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu jej wypłaty, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu nabycia prawa do nagrody. Nagrodę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W razie nabycia przez pracownika prawa do nagrody po zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w okresie przepracowanym po tej zmianie. Jeżeli pracownik nabył prawo do nagrody, będąc zatrudniony w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu jej wypłaty, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi bezpośrednio przed zmianą wymiaru czasu pracy. Pracownikowi, który w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody nabywa prawo do dwóch lub więcej nagród, wypłaca się tylko jedną nagrodę - najwyższą.

Co do zasady, do stażu pracy dla celów nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie okresy świadczenia pracy u danego pracodawcy. Podczas urlopu bezpłatnego pracownik zawieszony jest w swoich czynnościach i dlatego okresu tego urlopu nie wlicza się do stażu pracy np. w zakresie prawa do urlopu. Ciekawym przypadkiem jest urlop bezpłatny udzielany w trybie art. 174¹ k.p., czyli w celu wykonywania pacy u innego pracodawcy. Okres takiego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

Prawo do nagrody jubileuszowej nie może powstać w czasie urlopu bezpłatnego, lecz nabycie prawa do nagrody następuje w dniu podjęcia pracy po urlopie bezpłatnym, to znaczy w chwili możliwości zaliczenia urlopu bezpłatnego do stażu pracy, jeżeli długość tego urlopu jest wystarczająca dla nabycia prawa do kolejnego szczebla nagrody.

PRZYKŁAD

Konrad Cz. od lutego 2006 r. był na urlopie bezpłatnym, udzielonym w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. W kwietniu 2007 r. na jego prośbę umowa została rozwiązana za porozumieniem stron (jeszcze w czasie urlopu bezpłatnego). Po rozwiązaniu umowy o pracę z pierwszym pracodawcą pracownik wystąpił do niego z wnioskiem o wypłatę nagrody jubileuszowej, do której miał nabyć prawo podczas urlopu bezpłatnego. Konrad nie nabył jednak prawa do nagrody jubileuszowej. Co prawda art. 174¹ k.p. przewiduje, że okres urlopu bezpłatnego udzielony na jego warunkach wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika, jednakże następuje to dopiero w momencie zakończenia urlopu bezpłatnego i podjęcia pracy u macierzystego pracodawcy. Pracownik nie zakończył urlopu bezpłatnego i nie podjął pracy u macierzystego pracodawcy, lecz złożył wniosek o rozwiązanie umowy o pracę na zasadzie porozumienia stron. W tych warunkach, brak jest podstaw do dokonywania zaliczenia okresu urlopu bezpłatnego, który jeszcze się nie zakończył.

Rozliczenia podatkowe oraz obowiązki składkowe

Omawiając tematykę premii i nagród nie sposób nie wspomnieć o aspekcie podatkowym oraz o ich oskładkowaniu. Co do zasady, są one przychodem ze stosunku pracy. Zobaczymy zatem, jakie koszty łączą się z premiami i nagrodami. Zaznaczmy na wstępie, że obowiązek podatkowy istnieje zawsze.

Zasady ogólne oskładkowania

Z zasady wszelkie dodatkowe wynagrodzenie w postaci premii oraz nagrody jako bezpośrednio związane z wynagrodzeniem będą stanowiły koszt z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne na mocy przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Pracownik będzie musiał również zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.). Bez względu na rodzaj i charakter premii czy nagrody stanowią one dla pracownika dodatkowy przychód ze stosunku pracy.

ZAPAMIĘTAJ

Niezależnie od charakteru premii czy też nagrody są one dodatkowym przychodem pracownika i jako takie podlegają opodatkowaniu zgodnie z u.p.d.o.f.

Podkreślmy więc, że pracodawca, oprócz kosztów związanych z wypłatą samych składników wynagrodzenia, musi liczyć się z dodatkowym kosztem, związanym z koniecznością uwzględniania ich w wysokości innych świadczeń, przewidzianych przez przepisy powszechnie obowiązujące. Są nimi m.in. wynagrodzenie urlopowe i chorobowe, różnego rodzaju odprawy i odszkodowania. Wynagrodzenie podstawowe i dodatkowe na rzecz pracowników, co do zasady, stanowi koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodu w związku z prowadzoną działalnością. W konsekwencji mogą one również zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu u pracodawcy. Warunkiem jest to, że nie znajdują się w katalogu wyłączeń w myśl art. 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Podstawa wymiaru świadczeń chorobowych a premie i nagrody

Zasady przyznawania i wypłaty świadczeń chorobowych są uregulowane w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę, wartość pieniężna świadczenia jest ustalana według cen ich zakupu.

Premie i nagrody przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Natomiast premie i nagrody przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli w danym kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego w kwartale czasu pracy, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku premie i inne składniki przysługujące za okresy kwartalne należy też uwzględnić w podstawie. Należy pamiętać o uzupełnieniu wysokości premii za czas usprawiedliwionej nieobecności, o ile nie jest ona pomniejszana w sposób proporcjonalny do czasu nieobecności.

Ponadto premie i nagrody przysługujące za okresy roczne, które zgodnie z przepisami płacowymi są pomniejszane za okres pobierania zasiłków, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Składnik roczny może być także uzupełniony z zastosowaniem zasady przewidzianej dla stałych składników wynagrodzenia. Oznacza to, że może być przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie pobierał zasiłków (w przypadku dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej jest to 8,5% sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie).

PRZYKŁAD

Maja H. zachorowała w sierpniu. W spółce, w której jest ona zatrudniona, wypłacana jest premia kwartalna. Ustalając podstawę wymiaru zasiłku należy przyjąć premie kwartalne za trzeci, czwarty, pierwszy i drugi kwartał. Jeżeli za pierwszy kwartał, mimo przepracowania obowiązującego w tym kwartale czasu pracy, pracownica nie otrzymała premii, to do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premie wypłacone za ci, czwarty i drugi kwartał w wysokości 1/12 łącznej kwoty.

PRZYKŁAD

Michał K. zachorował we wrześniu. Otrzymuje on premię kwartalną, której wysokość jest zmniejszana proporcjonalnie za okres nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych i stanowi 10% przychodu za dany kwartał. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od września poprzedniego roku do sierpnia bieżącego roku oraz premie za trzeci, czwarty, pierwszy i drugi kwartał. W drugim kwartale Michał K. był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych przez 20 dni. Premię za ten kwartał pracownik otrzymał, ale w proporcjonalnie zmniejszonej wysokości. Premię należy przyjąć więc w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za trzeci, czwarty, pierwszy i drugi kwartał jednakże po uprzednim uzupełnieniu premii za drugi kwartał.

Płatnik składek uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków, oprócz wynagrodzenia zasadniczego przyjmowanego z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, nie wlicza innych składników wynagrodzenia, tj. premii, i nagród, a także dodatków, przysługujących pracownikowi za okresy miesięczne i dłuższe, np. kwartalne i roczne, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagrodzeniu nie przewidują takiego zmniejszenia za okres pobierania zasiłków. Tego rodzaju uregulowania wewnątrzzakładowe powodują, że pracodawca wypłaca dodatkowe składniki wynagrodzenia obok zasiłku chorobowego, do którego podstawy wymiaru nie są włączane.

PRZYKŁAD

Norbert L. w okresie, z którego wynagrodzenie stanowi podstawę wymiaru zasiłku, otrzymywał nagrody miesięczne. Regulamin, na podstawie którego nagroda była wypłacana, nie przewidywał możliwości pomniejszenia tej nagrody za okres pobierania zasiłku. Nagroda nie podlega więc uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku.

Zaznaczymy jeszcze, że pracodawca powinien zadbać o to, by zasady premiowania jasno określały, czy i w jaki sposób na ich wysokość wpływa nieobecność pracownika w pracy z powodu niezdolności chorobowej. Decyduje to przecież o możliwości wliczenia lub niewliczania danej premii do podstawy wymiaru świadczeń za okres choroby, czyli wynagrodzenia chorobowego i różnego rodzaju zasiłków chorobowych. Podkreślmy ponownie, że brak jakiegokolwiek zapisu eliminuje daną premię z możliwości włączenia jej do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Przy czym nie ma znaczenia rodzaj świadczenia chorobowego. W zależności od zapisów wewnętrznych dotyczących sposobu ustalania ich wartości oraz terminów wypłaty należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wypłacanego na skutek zakończenia stosunku pracy, czy też uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego.

PRZYKŁAD

Dariusz F. zachorował w listopadzie. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego dostaje on nagrodę roczną, która zgodnie z regulaminem zmniejszana jest za czas choroby. Wysokość wypłaty nagrody ustalona jest na poziomie 8,5% sumy wynagrodzenia otrzymanego przez tego pracownika w skali roku kalendarzowego. Z tego względu nagroda roczna podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Natomiast jeżeli w regulaminie wynagradzania nie ma mowy o pomniejszaniu nagrody rocznej za czas pobierania zasiłku, to nagrody takiej nie można uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku.

Wyjątek od zasady, czyli co nie wchodzi do podstawy wymiaru składek

Nie każdy przychód otrzymany od pracodawcy trzeba ująć, ustalając podstawę wymiaru składek. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) określa, jakich przychodów nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek. Zgodnie z § 2 ust 1 rozporządzenia, podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

ZAPAMIĘTAJ

Premie i nagrody, w tym jubileuszowe, jak każdy rodzaj wynagrodzenia pracowniczego, są, co do zasady, przychodem ze stosunku pracy opodatkowanym i oskładkowanym. Wyjątek od podlegania składom ZUS stanowią tylko niektóre nagrodyjubileuszowe.

Podstawy wymiaru składek nie stanowią również nagrody jubileuszowe wypłacane m.in. w sytuacji, gdy:

• pracownik nabywa prawo do nagrody w okresie krótszym niż pięć lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na fakt, że w czasie pięcioletniego okresu oczekiwania na następną nagrodę, przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienia, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu prawa do nagrody,
• nagroda wypłacana jest w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, a rozwiązanie to następuje w związku z przejściem na emeryturę, rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy,
• nagroda jubileuszowa wypłacana jest częściej niż co 5 lat z uwagi na to, że prawo do jej nabycia nastąpiło wskutek zmiany wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania tych nagród, warunkiem jest, by zarówno nowe, jak i stare przepisy przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat oraz pracodawca, zmieniając je, nie działał w celu ominięcia prawa przez częstą zmianę przepisów dotyczących nagród jubileuszowych w celu wypłaty kwot wolnych od składek.

PRZYKŁAD

Spółka X obchodzi 10-lecie powstania, z tej okazji zarząd postanowił wypłacić pracownikom nagrody jubileuszowe. Nagroda z okazji jubileuszu firmy będzie podlegała obowiązkowi składkowemu, ponieważ nie jest cykliczna (nie przyznaje się jej co 5 lat) i nie jest związana ze stażem pracy pracownika, nie można jej zaliczyć do kategorii nagród jubileuszowych zwolnionych z ZUS.

PRZYKŁAD

Wiesława J. jest nauczycielką z 25-letnim stażem pracy. Zgodnie z art. 47 Karty Nauczyciela, co 5 lat (począwszy od osiągnięcia 20-letniego stażu) otrzymuje nagrodę jubileuszową. Taka nagroda nie jest uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłków.

PRZYKŁAD

Fryderyk D. we wrześniu 2004 r. nabył prawo do nagrody jubileuszowej w związku z 20-letnim stażem pracy i pracodawca wypłacił mu nagrodę jubileuszową. We wrześniu 2006 r. pracownik dostarczył pracodawcy świadectwa pracy poświadczające zatrudnienie przez okres 2 lat, które wcześniej nie były uwzględnione przez pracodawcę. W październiku 2007 r. pracodawca wypłaci pracownikowi nagrodę z okazji 25-lecia pracy. Nagroda ta będzie zwolniona od składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Sylwia Gortyńska