| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Zubożenie komunikacji e-mailowej

Zubożenie komunikacji e-mailowej

Czy zdarza się wam otrzymać e-maila od szefa i nie do końca wiedzieć, o co was prosi? Czy zdarzyło się wam, że z wiadomości od przełożonego wywnioskowaliście zupełnie coś innego niż to, co faktycznie miał na myśli? Winę za to ponosi niedoskonała konwersacja w sieci.

„Usieciowiona” komunikacja międzyludzka jest mocno zubożała, mimo że kiedyś bardzo entuzjastycznie oceniano jej możliwości, upatrując w niej szansę rozkwitu bogatych form ekspresji oraz pola do samorealizacji.

Jakimi prawami rządzi się komunikacja on-line

Na komunikację partnerów biznesowych za pomocą e-maili wpływa ograniczenie możliwości porozumiewania się przez pozbawienie informacji tekstowej elementów języka niewerbalnego. Konwersacje w sieci uniemożliwiają wiarygodne przekazanie uczuć i emocji, przez co wśród uczestników internetowej dyskusji powstają niezamierzone niedopowiedzenia, a nawet nieporozumienia. Ponieważ przesyłane informacje stanowią wyłącznie suchą treść, często nie odbieramy lub nieprawidłowo odczytujemy emocje czy kontekst otrzymanego tekstu. Ugruntowała się tendencja do wysyłania skróconych i konkretnych wiadomości, niejednokrotnie niepopartych znaną nam sytuacją, tak więc kanał komunikacji został ograniczony.

Zwróćmy uwagę na to, że porozumiewanie się on-line wyklucza możliwość natychmiastowej reakcji, dopytania o szczegóły sytuacji czy dookreślenia prośby. Co więcej, taka forma wypowiedzi powoduje znaczne ograniczenie przekazanych treści poprzez brak ekspresji komunikacji - nie widzimy gestykulacji, mimiki, tonu głosu. Z e-maila trudno wywnioskować, jak pilna jest sprawa i czy dotychczasowe obowiązki należy odłożyć na później, a zająć się tym, o co prosi szef, czy może on poczekać chwilę na załatwienie prośby.

Nierzadko w korespondencji mylnie zakładamy, że odbiorca będzie wiedział, o co dokładnie nam chodzi. Kiedy przekierowujemy e-maila adresowanego imiennie do szefa, z umową do podpisania i adnotacją, że klient oczekuje na szybką reakcję, a przełożony odpowiada - „zajmij się tym”, stawiani jesteśmy w niekomfortowej sytuacji. Nie wiemy nic na temat umowy, nie wiemy, jakie były ustalenia, czy zgadzają się terminy, stawki. Nie otrzymaliśmy konkretnych informacji - czy trzeba od początku przeanalizować sprawę czy jedynie wydrukować formularz, opieczętować go i odesłać. Jeśli nie określimy tego, o co prosi przełożony, stracimy czas na sprawdzanie warunków umowy albo odeślemy umowę z błędami - nieprawidłowym kosztem, przedmiotem umowy czy terminem realizacji. W efekcie zostaniemy niesłusznie obarczeni winą za kłopoty. Aby więc uniknąć takich sytuacji, gdy tylko przeczytamy prośbę od przełożonego, zapoznajmy się z umową i natychmiast zadajmy szefowi podstawowe pytania dotyczące tego, czego od nas oczekuje. Wyjaśnijmy, że chcemy dobrze wypełnić polecenie, ale nie mamy żadnych informacji na ten temat i wolimy się upewnić czy przedmiot umowy jest właściwy. Zanim odeślemy klientowi przygotowaną umowę, poprośmy pracodawcę, aby zapoznał się z tekstem i ostatecznie zatwierdził wersję dokumentu dla kontrahenta. Dzięki temu, jeśli pojawią się błędy, będziemy mieli e-mailowe potwierdzenie zaakceptowania wysłanej umowy i unikniemy odpowiedzialności za pomyłki.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Smaga Jaroszyński Spółka Adwokacka sp. j.

Obsługa prawna przedsiębiorców

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »