| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Sposoby komunikowania się w firmie

Sposoby komunikowania się w firmie

Rozmowy, e-maile, raporty, telefony, zebrania to wszystko elementy komunikowania się z innymi osobami, które pochłaniają gros naszego czasu pracy. Wynika z tego, że komunikacja to podstawowe narzędzie służące do wykonywania zadań w firmie.

Wykorzystanie tablic w działach ma już inny charakter. Zazwyczaj są to białe tablice do pisania specjalnym flamastrem. Wypisuje się na nich (w zależności od branży) cele, bieżące zadania działu, plany działania lub elementy zrealizowane (sprawy zamknięte), pomysły, informacje o aktualnej sytuacji (np. w logistyce - dokąd, które auto jedzie, gdzie ma rozładunek i załadunek, informacje serwisowe). Jest to istotne w pracy zespołowej, o zbiorowej odpowiedzialności. Jeśli tablica nie ma stałego układu, można ustalić, że każda osoba ma swoją część tablicy albo pisze zawsze tym samym kolorem (Marek - czerwonym, Ada - zielonym).

Pracownicy lubią dzielić się problemami, opiniami, odczuciami i pomysłami w firmie. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie „skrzynki dobrej na wszystko”, obsługiwanej przez kierownika lub specjalistę działu personalnego. Informacje do niej wkładane muszą być jednak poważnie rozpatrywane i przekazywane do decydentów.

Będąc nowym pracownikiem w dużej firmie, pierwszym problemem, z jakim można się spotkać, jest brak informacji na temat kto czym się zajmuje i jaki ma numer telefonu. Na początku trudno się poruszać po bazach komputerowych, a ciągłe pytanie współpracowników, wydaje się krępujące. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest wydrukowany rejestr wszystkich telefonów w biurze (Pan/i..., dział..., telefon, numer pokoju), uzupełnionych krótkimi notatkami w stylu: sprawy rozliczeń, zamówień, informacja o produkcie, problemy techniczne.

W korporacjach, gdzie jest skomplikowany układ hierarchiczny, wiele działów, formułowane są procedury komunikacyjne, a nawet stanowiska, na których osoby dbają o komunikację wewnętrzną. Warto, aby takie procedury były jak najbardziej skrótowe i przystępne również dla osób nowych. Warto przewidywać problemy, z jakimi się spotkają, tym bardziej, jeśli ich praca będzie wymagała wielokierunkowych kontaktów. Dużym ułatwieniem są graficzne formy struktur komunikacyjnych, gdzie wyróżnione są komórki, stanowiska i zaznaczony kierunek przepływu informacji. Cenne z perspektywy nowej osoby jest także zapoznanie się z innymi pracownikami, stąd popularne jest oprowadzanie ich po biurze, przedstawianie innym pracownikom, a także opisy zadań wykonywanych przez poznawane osoby. Nie zaszkodzi też mieć w bazie zdjęcia pracowników wyższego szczebla, aby wiedzieć z kim ma się do czynienia. Po zatrudnieniu nowego pracownika dobrym pomysłem jest też wysłanie informacji do pracowników: „Od dnia.... na stanowisku... pracuje u nas Pan/i... (telefon, numer pokoju)”.

Efektem skutecznej komunikacji, oprócz właściwego przepływu informacji i przeciwdziałaniu problemom, wynikającym z deficytu informacyjnego, jest wzrost zaangażowania pracowników i poczucia przynależności do organizacji. Im więcej wiemy o firmie, im częściej uczestniczymy w zmianach i decyzjach, tym bardziej czujemy się współodpowiedzialni. Jeśli dostajemy na bieżąco informacje zwrotne z wykonywanych zadań - uczymy się na błędach lub czujemy się docenieni za dobrze wykonaną pracę. Jest jednak też druga strona medalu, gdy pracownicy decydują o charakterze kontaktów, sposobie komunikowania się, metodach wykorzystywanych w codziennej pracy. Warto więc zadbać o komunikację i wprowadzać nowe rozwiązania, ale w oparciu o inicjatywę, potrzeby i pomysły każdego z pracowników.

Joanna Szen-Ziemiańska

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Artur Rosiński

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »