REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umiejętne korzystanie ze skrzynki elektronicznej - rozwiązania ERP

UNIT4 POLSKA sp. z o.o.
ekspert z zakresu HRM
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracę biurową charakteryzuje częste komunikowanie się za pomocą skrzynki elektronicznej. Wiele czasu zajmuje czytanie, porządkowanie, usuwanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Warto zastanowić się, jak zoptymalizować pracę. Czego nie robić? Jak korzystać ze skrzynki e-mail w sposób umiejętny?

Wojciech Romanowicz, Dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA

Autopromocja

Komunikacja za pomocą skrzynki elektronicznej

Czy zastanawiałeś się ile czasu poświęcasz na czytanie, porządkowanie i odpowiadanie na maile? Jeżeli jesteś przeciętnym użytkownikiem skrzynki elektronicznej, to w ciągu tygodnia poświęcasz na to około 16 godzin. Według badania Atos Origin, typowy pracownik biurowy spędza 40 proc. czasu pracy zajmując się wymianą wewnętrznych, nie przynoszących żadnej wartości biznesowej, maili.

Email zmienił sposób prowadzenia biznesu, ale niekoniecznie na lepsze. Jeżeli liczba wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej jest równa liczbie rzeczy do wykonania, to znaczy, że prawdopodobnie używasz swojego maila w niewłaściwy sposób. To, co kiedyś było tylko kolejnym narzędziem do komunikowania się, dziś wymaga o wiele większych nakładów pracy. Obecnie wszystkie procesy biznesowe krążą wokół mailowych konwersacji – nawet jeśli istnieją lepsze rozwiązania.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Poniżej znajdziesz pięć przykładów niewłaściwego wykorzystania skrzynki mailowej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1. Baza danych klientów (CRM)

Dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, możemy odnaleźć wątki rozmów z dostawcami, współpracownikami, partnerami oraz z klientami – zarówno obecnymi, jak również potencjalnymi. Większość biznesowych użytkowników umieszcza w swoich stopkach mailowych prywatne dane kontaktowe jak np. numer telefonu czy adres.

2. Zbiór dokumentów

Za pomocą załączników możemy w prosty sposób znaleźć firmowe dokumenty jak np. oferty, umowy czy raporty. Oczywiście dopóki pamiętasz jak je odszukać. Jest to szczególnie przydatne gdy podróżujesz lub pracujesz z domu i nie masz dostępu do firmowych baz danych.

3. Narzędzie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wymaga podziału zadań między członkami zespołu oraz ustawienia przypomnień, dzięki którym praca będzie wykonana na czas. Jednak czy faktycznie jest to najbardziej efektywna metoda zarządzania projektami, czy może istnieją lepsze sposoby komunikacji?

Wykorzystanie nowoczesnego internetu w organizacji

4. Wewnętrzny kanał social media

Czy byłeś kiedykolwiek zaangażowany w rozmowę mailową, która wymknęła się kompletnie spod kontroli? Mailowa konwersacja między kolegami z biura łatwo może przerodzić się w bezsensowną pogaduszkę. Do tego typu rozmów służą wewnętrzne narzędzia social media jak np. Yammer. Wyobraź sobie o ile mniej maili otrzymywałbyś, gdybyś pozbył się wiadomości typu: „Dzięki” czy „Dobra robota!”.

5. System raportowania

W tzw. wolnych zawodach, możesz używać historii mailowej do wyliczenia sumy godzin poświęconych na dany projekt. Istnieje jednak na to lepszy sposób: rejestracja czasu.

Cecha wspólna

Powyższe funkcje mają pewną cechę wspólną: wykorzystywanie skrzynki mailowej jako bazy informacji, które lepiej przechowywać i zarządzać przy użyciu specjalnie do tego celu przeznaczonych systemów.

Interesujący jest fakt, że systemy, które zostały oryginalnie zaprojektowane do magazynowania i pozyskiwania informacji (tzw. system of records) stają się bardziej interaktywne i społecznościowe. Przykładem systemu, który jest wykorzystywany przez wiele firm i ewoluuje w ten sposób jest ERP1, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Dostawcy coraz częściej tworzą funkcje umożliwiające współpracę z interesariuszami poprzez dyskusję na temat procesów czy dokumentacji za pośrednictwem pogrupowanych w wątki rozmów, zamiast marnowania czasu i tworzenia chaosu przez wysyłanie setek maili.

Podczas gdy próbujemy wykorzystywać nasze skrzynki w roli niedoskonałych systemów zbierających informacje, rzeczywiste systemy tego typu (jak ERP) stają się coraz bardziej przyjazne. Prawdopodobnie w najbliższej przyszłości granica pomiędzy systemami zbierającymi wiedzę, a tzw. systems of engagement, ulegnie jeszcze większemu zatarciu. O wiele bardziej naturalne jest rozpoczęcie konwersacji na temat dostępnych danych, niż ich poszukiwanie w archiwalnych rozmowach.

Sposób, w jaki obecnie wykorzystujemy maile, jest w dłuższej perspektywie czasowej nie do utrzymania. Magazynowanie maili oraz załączników przez kilka lat na jednym serwerze jest nieefektywne i kosztowne. Jest to szansa dla dostawców ERP, jak również ich użytkowników – przeniesienie konwersacji z dala od niewydajnych systemów oraz skupienie jej wokół właściwych procesów biznesowych i dokumentów pozwoli zaoszczędzić użytkownikom końcowym czas, a firmie pieniądze.

Forum Kadry

1 ERP to zintegrowane systemy informatyczne służące do zarządzania wewnętrznymi i zewnętrznymi zasobami organizacji w tym środkami trwałymi, zasobami finansowymi, materiałami i zasobami ludzkimi.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Światowy Dzień Świadomości Autyzmu

    Dzień 2 kwietnia to Światowy Dzień Świadomości Autyzmu. Został on ustanowiony w 2008 r. Jego celem jest propagowanie wiedzy na temat autyzmu i budowanie wrażliwości społecznej w tym zakresie. Wiele osób neuroróżnorodnych wciąż spotyka się z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dla siebie miejsca pracy. Kiedy dojdzie już do zatrudnienia ważne jest to jak pracodawcy i współpracownicy traktują osoby z autyzmem. 

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    REKLAMA

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    REKLAMA

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA