| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Umiejętne korzystanie ze skrzynki elektronicznej - rozwiązania ERP

Umiejętne korzystanie ze skrzynki elektronicznej - rozwiązania ERP

Pracę biurową charakteryzuje częste komunikowanie się za pomocą skrzynki elektronicznej. Wiele czasu zajmuje czytanie, porządkowanie, usuwanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Warto zastanowić się, jak zoptymalizować pracę. Czego nie robić? Jak korzystać ze skrzynki e-mail w sposób umiejętny?

Wojciech Romanowicz, Dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA

Komunikacja za pomocą skrzynki elektronicznej

Czy zastanawiałeś się ile czasu poświęcasz na czytanie, porządkowanie i odpowiadanie na maile? Jeżeli jesteś przeciętnym użytkownikiem skrzynki elektronicznej, to w ciągu tygodnia poświęcasz na to około 16 godzin. Według badania Atos Origin, typowy pracownik biurowy spędza 40 proc. czasu pracy zajmując się wymianą wewnętrznych, nie przynoszących żadnej wartości biznesowej, maili.

Email zmienił sposób prowadzenia biznesu, ale niekoniecznie na lepsze. Jeżeli liczba wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej jest równa liczbie rzeczy do wykonania, to znaczy, że prawdopodobnie używasz swojego maila w niewłaściwy sposób. To, co kiedyś było tylko kolejnym narzędziem do komunikowania się, dziś wymaga o wiele większych nakładów pracy. Obecnie wszystkie procesy biznesowe krążą wokół mailowych konwersacji – nawet jeśli istnieją lepsze rozwiązania.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Poniżej znajdziesz pięć przykładów niewłaściwego wykorzystania skrzynki mailowej:

1. Baza danych klientów (CRM)

Dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, możemy odnaleźć wątki rozmów z dostawcami, współpracownikami, partnerami oraz z klientami – zarówno obecnymi, jak również potencjalnymi. Większość biznesowych użytkowników umieszcza w swoich stopkach mailowych prywatne dane kontaktowe jak np. numer telefonu czy adres.

2. Zbiór dokumentów

Za pomocą załączników możemy w prosty sposób znaleźć firmowe dokumenty jak np. oferty, umowy czy raporty. Oczywiście dopóki pamiętasz jak je odszukać. Jest to szczególnie przydatne gdy podróżujesz lub pracujesz z domu i nie masz dostępu do firmowych baz danych.

3. Narzędzie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wymaga podziału zadań między członkami zespołu oraz ustawienia przypomnień, dzięki którym praca będzie wykonana na czas. Jednak czy faktycznie jest to najbardziej efektywna metoda zarządzania projektami, czy może istnieją lepsze sposoby komunikacji?

Wykorzystanie nowoczesnego internetu w organizacji

4. Wewnętrzny kanał social media

Czy byłeś kiedykolwiek zaangażowany w rozmowę mailową, która wymknęła się kompletnie spod kontroli? Mailowa konwersacja między kolegami z biura łatwo może przerodzić się w bezsensowną pogaduszkę. Do tego typu rozmów służą wewnętrzne narzędzia social media jak np. Yammer. Wyobraź sobie o ile mniej maili otrzymywałbyś, gdybyś pozbył się wiadomości typu: „Dzięki” czy „Dobra robota!”.

reklama

Aktualizacja: 18.08.2014

Ekspert:

UNIT4 POLSKA sp. z o.o.

ekspert z zakresu HRM

Źródło:

Własne

Zdjęcia

E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Anna Kopciowska

Coach, Trener Biznesu, Rozwoju Osobistego i Motywacji

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »