| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Dlaczego podstawowe umiejętności komunikacyjne są tak istotne?

Dlaczego podstawowe umiejętności komunikacyjne są tak istotne?

Zauważyłem, że moi podwładni, liniowi menedżerowie, nie znają dobrze swoich pracowników. Mamy tak dużo pracy, że wszyscy są nieustannie zajęci swoimi projektami, realizowaniem celów i wypełnianiem raportów. Czego powinienem wymagać od swoich menedżerów, żeby lepiej poznali swoich pracowników?

W takiej sytuacji warto zwrócić uwagę na dwie kluczowe kwestie. Po pierwsze, menedżerowie muszą więcej czasu przebywać wśród podwładnych. Po drugie, skoro i tak będą robili to rzadko, muszą poprawić swoje umiejętności komunikacyjne. Przede wszystkim szefowie nie mogą tracić z oczu swoich podwładnych. Na nic się zda prawidłowa komunikacja, jeśli nie będzie na nią miejsca. Nawet najbardziej zapracowany przełożony musi spotykać się ze swoim zespołem. Nie da się kierować zza zamkniętych drzwi gabinetu i nie ma na to żadnego usprawiedliwienia. Jeśli natłok zadań odbiera szansę na spotykanie się z podwładnymi, to znaczy, że szef musi koniecznie zmienić organizację swojej pracy. Może powinien więcej delegować uprawnień, może mniej zajmować się niektórymi zadaniami – zwłaszcza tymi, które najbardziej lubi. Może przestać dawać sobie prawo do podejmowania wszystkich decyzji, może powinien nauczyć się szybciej pracować lub trochę dłużej zostawać w firmie. Gdy już znajdzie czas na rozmowę z podwładnymi, niech komunikuje się z nimi w najbardziej efektywny sposób, bo i tak będzie miał niewiele czasu na rozmowy.

Trzy podstawy

Są trzy podstawowe, a jednocześnie bardzo ważne umiejętności komunikacyjne, kluczowe w kierowaniu pracownikami i rozwiązywaniu trudnych sytuacji. Wydają się one tak oczywiste, że wielu menedżerów nawet nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo mogliby je udoskonalić. Chodzi o prawidłowe słuchanie rozmówcy, zadawanie dobrych pytań oraz o umiejętne korzystanie z parafrazy.

Te trzy umiejętności pozwalają szefowi na zdobycie dużej ilości informacji. Warunkuje ono zrozumienie, o co chodzi podwładnemu lub dowiedzenie się, co jest dla niego ważne, co go motywuje. Wiedza o potrzebach pracownika i uważne słuchanie go będą kluczem do rozumienia, co się z nim dzieje i czego potrzebuje najbardziej od swojego zwierzchnika.

Prawdziwe słuchanie

Zacznijmy od słuchania. Podczas szkoleń oraz w książkach dla menedżerów sporo się mówi o barierach w słuchaniu. Najczęściej wspomina się wówczas o hałasie, nieodpowiednim miejscu spotkania, toczących się za ścianą dyskusjach, które przeszkadzają w prowadzeniu rozmowy. Są to rzeczywiste przeszkody, problem w tym, że z reguły nie mamy wpływu na ich usunięcie.

W takich właśnie chwilach przestajemy uważnie słuchać i kierujemy naszą uwagę na inne działania. Zaczynamy budować bariery w słuchaniu – spójrzmy na najczęściej stosowane, korzystając z podziału McKay, Davis i Fanninga.

Niekiedy podczas konwersacji zaczynamy się zastanawiać, co za chwilę powie nasz rozmówca lub domyślać się, co się kryje za jego słowami. W tym momencie przestajemy go słuchać i tracimy szansę na zdobycie potrzebnych wiadomości. Inną barierą jest porównywanie. Podczas rozmowy porównujemy aktualną sytuację do jakiejś innej, znanej nam z przeszłości. Zastanawiamy się, jakie wówczas zastosowaliśmy rozwiązanie, zamiast słuchać dalszej części wypowiedzi rozmówcy. Często zdarza się, że zamiast być skoncentrowanym na wypowiedzi podwładnego lub własnego szefa, przygotowujemy już odpowiedź. Tak bardzo jesteśmy skupieni na tym, że nawet nie zauważamy, że tracimy cenne informacje. W innych sytuacjach słuchamy tylko do tej chwili, gdy usłyszymy to, na czym nam zależało. Potem wyłączamy się i znów być może puszczamy mimo uszu cenne zdania. Ta forma bariery w słuchaniu nazywa się filtrowaniem. Podobne problemy zdarzają się, gdy chcemy dobrze wypaść przed rozmówcą lub uzyskać jego aprobatę albo po prostu nudzimy się podczas konwersacji. Tego typu barier w słuchaniu jest wiele. Szef, który umie „przyłapać” samego siebie na ich budowaniu i zidentyfikować emocję, która doprowadziła do jej uruchomienia, uczy się słuchać coraz lepiej.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Pasierbek

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »