| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Dlaczego podstawowe umiejętności komunikacyjne są tak istotne?

Dlaczego podstawowe umiejętności komunikacyjne są tak istotne?

Zauważyłem, że moi podwładni, liniowi menedżerowie, nie znają dobrze swoich pracowników. Mamy tak dużo pracy, że wszyscy są nieustannie zajęci swoimi projektami, realizowaniem celów i wypełnianiem raportów. Czego powinienem wymagać od swoich menedżerów, żeby lepiej poznali swoich pracowników?

Nie ma złych pytań?

Kolejną podstawową umiejętnością komunikacyjną jest zadawanie dobrych pytań. Niekiedy szefowi przydają się pytania zamknięte, które służą do uściślenia szczegółów. Pytania zamknięte zaczynają się od słowa „Czy” i można na nie dostać trzy odpowiedzi: „Tak”, „Nie”, lub „Nie wiem”. Gdy trzeba zdobyć sporo informacji o sprawie, znacznie ważniejsze są pytania otwarte. To te, które zaczynają się od słów „Jak”, „Z jakiego powodu”, „Kiedy”, „Kto”. Problem polega na tym, że większość menedżerów zadaje zbyt wiele pytań zamkniętych, po których otrzymują skąpe odpowiedzi, które często prowadzą do nieporozumień. Skuteczny szef stosuje więcej pytań otwartych oraz łączy je z pytaniami zamkniętymi. Dzięki takiej kombinacji jest dużo bogatszy w informacje o swoich podwładnych i ma pełniejszy obraz sytuacji. Pośród pytań otwartych jest pytanie rozpoczynające się od słowa „Dlaczego”, którego lepiej nie używać. Po pytaniu rozpoczynającym się od „Dlaczego” pracownik zaczyna się tłumaczyć, ponieważ odbiera je jak atak, jak przyparcie do muru. To pytanie jest bardzo dobre, jeśli chodzi o ilość informacji, które przyniesie w odpowiedzi. Należy jednak zamienić słowo „Dlaczego” na inne, nieprowokujące tak silnie do tłumaczenia się.

Sformułowanie zrozumienia

Ostatnią kluczową umiejętnością w słuchaniu jest parafrazowanie. Tej umiejętności wyrządzono sporą krzywdę w książkach, przypisując jej wiele ról. Pisano, że parafraza podtrzymuje klimat rozmowy, że pozwala okazywać rozmówcy zainteresowanie, że jest powtarzaniem własnymi słowami tego, co powiedziała druga osoba. Tymczasem ma ona tylko jedną podstawową funkcję i nie jest powtarzaniem tego, co mówił rozmówca. Parafrazę należy zastosować, gdy domyślamy się, o co chodzi naszemu rozmówcy. Gdy chcemy potwierdzić, czy dobrze domyśliliśmy się, jakie są jego potrzeby, mówimy o tym. W książkach zwraca się uwagę na prawidłową formę parafrazy i szczególnie poleca się zwroty „Jak rozumiem, zależy Ci na tym, żeby...” oraz „Czy chodzi Ci o to, że...”. Trzeba pamiętać, że forma jest tu środkiem, a nie celem. Nie ma znaczenia, od jakich słów rozpoczniemy parafrazę i czy będzie zdaniem pytającym czy oznajmującym. Zastosowanie sztampowej formy może wręcz zniweczyć szansę na dogadanie się, ponieważ większość rozmówców upatruje w takiej formie czegoś sztucznego. Ważne jest jedynie to, czy zrozumieliśmy, o co chodzi naszemu podwładnemu. Parafraza nie jest powtarzaniem tego, co usłyszeliśmy. Takie powtarzanie byłoby zwykłym „papugowaniem”. Parafraza jest sformułowaniem naszych wyobrażeń o sednie sprawy, o której rozmawiamy. Jest sprawdzeniem, czy wpadliśmy na właściwy trop podczas słuchania i zadawania pytań. Parafraza chroni więc przed nieporozumieniami i pozwala wyjaśnić ważne kwestie.

UWAGA

Warto zająć się tymi barierami w słuchaniu, które tworzymy sami. Jest ich wiele, a wszystkie tworzymy w chwili, gdy przeżywamy emocje, które utrudniają nam prawidłową koncentrację na tym, co mówi druga osoba.


reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Paweł Huczko

ekspert podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »