| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Jestem nowo mianowanym menedżerem. Pracuję w dużej międzynarodowej firmie. Każdego dnia odbywa się wiele spotkań, zebrań, konferencji, w których muszę brać udział. Od momentu, kiedy kilka miesięcy temu awansowałem, obserwuję, że większą część dnia spędzam na różnych spotkaniach, konsekwencją tego jest coraz dłuższe siedzenie w pracy, bo przecież po spotkaniach muszę wypełniać swoje obowiązki. Jako szef też często prowadzę zebrania. Jak najefektywniej przygotować się i przeprowadzić spotkanie, żeby uczestnicy wyszli z poczuciem, że czas na to przeznaczony został dobrze wykorzystany, a zebranie faktycznie było potrzebne?

ODPOWIEDŹ

Przede wszystkim pamiętać należy, że prowadzenie zebrań jest także formą zarządzania. Niestety, wielu menedżerów wciąż traktuje zebrania jako zło konieczne i często prowadzi je mało skutecznie.

Efektywność spotkań

Zebrania muszą być prowadzone w sposób efektywny. Trudno sobie wyobrazić pracę bez systematycznych zebrań, spotkań czy konferencji. Są one niezbędne, by zapewnić skuteczną komunikację, wymianę doświadczeń w zespołach i integrację w celu lepszej współpracy. Aby dobrze przeprowadzić spotkanie, należy przygotować porządek obrad, zaprosić uczestników, zaplanować i kontrolować przebieg dyskusji, podsumowywać i zrobić notatki.

Zebrania różnią się między sobą rodzajem, celami i rozmiarami. Zajmijmy się spotkaniami, w których uczestniczą od 3 do 12 osób. Na to, w jaki sposób przeprowadzimy zebranie, wpływa wiele czynników:

Częstotliwość

  • codzienne
  • cotygodniowe
  • comiesięczne

Uczestnicy

  • Czy uczestnicy zebrania pracują nad tym samym projektem?
  • Czy zajmują się różnymi, ale równoległymi zadaniami?
  • Czy należą do różnych grup, nie znają się wzajemnie i łączy ich jedynie fakt uczestnictwa w zebraniu oraz pragnienie realizacji wspólnych celów?

Motywacja

  • Czy cele uczestników spotkania są wspólne, czy może konkurencyjne względem siebie?
  • Czy łączy ich chęć sukcesu, jak członków zespołu projektującego?

Decyzje

W jaki sposób na zebraniach podejmowane są decyzje:

  • ogólne porozumienie,
  • większością głosów,
  • samodzielna decyzja prowadzącego po wysłuchaniu wszystkich faktów, opinii i dyskusji.

Rola prowadzącego

Zadaniem prowadzącego jest efektywne pomaganie grupie w podjęciu decyzji lub wyciągnięciu wniosków oraz jasna interpretacja i wyjaśnianie.

Najważniejsze etapy

Przed przystąpieniem do zebrania należy odpowiednio wcześniej zaplanować poszczególne etapy.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

DEFIDE Beata Naróg

Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »