| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Jestem nowo mianowanym menedżerem. Pracuję w dużej międzynarodowej firmie. Każdego dnia odbywa się wiele spotkań, zebrań, konferencji, w których muszę brać udział. Od momentu, kiedy kilka miesięcy temu awansowałem, obserwuję, że większą część dnia spędzam na różnych spotkaniach, konsekwencją tego jest coraz dłuższe siedzenie w pracy, bo przecież po spotkaniach muszę wypełniać swoje obowiązki. Jako szef też często prowadzę zebrania. Jak najefektywniej przygotować się i przeprowadzić spotkanie, żeby uczestnicy wyszli z poczuciem, że czas na to przeznaczony został dobrze wykorzystany, a zebranie faktycznie było potrzebne?

ODPOWIEDŹ

Przede wszystkim pamiętać należy, że prowadzenie zebrań jest także formą zarządzania. Niestety, wielu menedżerów wciąż traktuje zebrania jako zło konieczne i często prowadzi je mało skutecznie.

Efektywność spotkań

Zebrania muszą być prowadzone w sposób efektywny. Trudno sobie wyobrazić pracę bez systematycznych zebrań, spotkań czy konferencji. Są one niezbędne, by zapewnić skuteczną komunikację, wymianę doświadczeń w zespołach i integrację w celu lepszej współpracy. Aby dobrze przeprowadzić spotkanie, należy przygotować porządek obrad, zaprosić uczestników, zaplanować i kontrolować przebieg dyskusji, podsumowywać i zrobić notatki.

Zebrania różnią się między sobą rodzajem, celami i rozmiarami. Zajmijmy się spotkaniami, w których uczestniczą od 3 do 12 osób. Na to, w jaki sposób przeprowadzimy zebranie, wpływa wiele czynników:

Częstotliwość

  • codzienne
  • cotygodniowe
  • comiesięczne

Uczestnicy

  • Czy uczestnicy zebrania pracują nad tym samym projektem?
  • Czy zajmują się różnymi, ale równoległymi zadaniami?
  • Czy należą do różnych grup, nie znają się wzajemnie i łączy ich jedynie fakt uczestnictwa w zebraniu oraz pragnienie realizacji wspólnych celów?

Motywacja

  • Czy cele uczestników spotkania są wspólne, czy może konkurencyjne względem siebie?
  • Czy łączy ich chęć sukcesu, jak członków zespołu projektującego?

Decyzje

W jaki sposób na zebraniach podejmowane są decyzje:

  • ogólne porozumienie,
  • większością głosów,
  • samodzielna decyzja prowadzącego po wysłuchaniu wszystkich faktów, opinii i dyskusji.

Rola prowadzącego

Zadaniem prowadzącego jest efektywne pomaganie grupie w podjęciu decyzji lub wyciągnięciu wniosków oraz jasna interpretacja i wyjaśnianie.

Najważniejsze etapy

Przed przystąpieniem do zebrania należy odpowiednio wcześniej zaplanować poszczególne etapy.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W EMERYTURACH

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

DORADCA-UE.pl

portal

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK