| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Jestem nowo mianowanym menedżerem. Pracuję w dużej międzynarodowej firmie. Każdego dnia odbywa się wiele spotkań, zebrań, konferencji, w których muszę brać udział. Od momentu, kiedy kilka miesięcy temu awansowałem, obserwuję, że większą część dnia spędzam na różnych spotkaniach, konsekwencją tego jest coraz dłuższe siedzenie w pracy, bo przecież po spotkaniach muszę wypełniać swoje obowiązki. Jako szef też często prowadzę zebrania. Jak najefektywniej przygotować się i przeprowadzić spotkanie, żeby uczestnicy wyszli z poczuciem, że czas na to przeznaczony został dobrze wykorzystany, a zebranie faktycznie było potrzebne?

Kontrolowanie przebiegu spotkania

Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat, lecz pilnowali się wcześniej ustalonej agendy. Ważne, aby najpierw przedstawić fakty, następnie je zinterpretować, a na końcu działać.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę: propozycję, uzasadnienie, wysłuchanie argumentów za i przeciw, przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba, która omawia dany temat, powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, tzn. określić:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualną sytuację,
  • działania, jakie dotychczas podjęto w danej sprawie oraz
  • przedstawić różne aspekty sprawy.

Zadaniem prowadzącego spotkanie jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Trzeba pamiętać, że spóźnialscy są zmorą zebrań. Spotkania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę, a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń. Może to być krótka notatka lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • datę, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników,
  • porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje,
  • jeżeli postanowiono podjąć działania – nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania),
  • zapisanie ważnych uwag,
  • datę, godzinę oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest, aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Darren Chong

Ekspert ds. kontaktów biznesowych z Azjatami

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »