| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Jestem nowo mianowanym menedżerem. Pracuję w dużej międzynarodowej firmie. Każdego dnia odbywa się wiele spotkań, zebrań, konferencji, w których muszę brać udział. Od momentu, kiedy kilka miesięcy temu awansowałem, obserwuję, że większą część dnia spędzam na różnych spotkaniach, konsekwencją tego jest coraz dłuższe siedzenie w pracy, bo przecież po spotkaniach muszę wypełniać swoje obowiązki. Jako szef też często prowadzę zebrania. Jak najefektywniej przygotować się i przeprowadzić spotkanie, żeby uczestnicy wyszli z poczuciem, że czas na to przeznaczony został dobrze wykorzystany, a zebranie faktycznie było potrzebne?

Kontrolowanie przebiegu spotkania

Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat, lecz pilnowali się wcześniej ustalonej agendy. Ważne, aby najpierw przedstawić fakty, następnie je zinterpretować, a na końcu działać.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę: propozycję, uzasadnienie, wysłuchanie argumentów za i przeciw, przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba, która omawia dany temat, powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, tzn. określić:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualną sytuację,
  • działania, jakie dotychczas podjęto w danej sprawie oraz
  • przedstawić różne aspekty sprawy.

Zadaniem prowadzącego spotkanie jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Trzeba pamiętać, że spóźnialscy są zmorą zebrań. Spotkania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę, a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń. Może to być krótka notatka lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • datę, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników,
  • porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje,
  • jeżeli postanowiono podjąć działania – nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania),
  • zapisanie ważnych uwag,
  • datę, godzinę oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest, aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Green OK

Producent biologicznie aktywnych oraz przyjaznych dla środowiska ekologicznych nawozów.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »