| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

Jestem nowo mianowanym menedżerem. Pracuję w dużej międzynarodowej firmie. Każdego dnia odbywa się wiele spotkań, zebrań, konferencji, w których muszę brać udział. Od momentu, kiedy kilka miesięcy temu awansowałem, obserwuję, że większą część dnia spędzam na różnych spotkaniach, konsekwencją tego jest coraz dłuższe siedzenie w pracy, bo przecież po spotkaniach muszę wypełniać swoje obowiązki. Jako szef też często prowadzę zebrania. Jak najefektywniej przygotować się i przeprowadzić spotkanie, żeby uczestnicy wyszli z poczuciem, że czas na to przeznaczony został dobrze wykorzystany, a zebranie faktycznie było potrzebne?

Planowanie

Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego zebranie jest potrzebne. Trzeba sporządzić listę tematów i dokładnie określić cele zebrania.

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:

  • Informacja – funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.
  • Burza mózgów – dyskusja – odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.
  • Decyzja – kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów, należy zastanowić się, „w jaki sposób chcemy to osiągnąć?”.

Celowe jest, aby omówić to podczas zebrania, ponieważ:

  • umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji,
  • każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Informowanie

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel tej rozmowy.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4–7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści się w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na dwie grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości, dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Przygotowanie

Należy zaplanować odpowiednią ilość czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia. Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić. Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych, a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

AchieveGlobal

Firma szkoleniowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »