| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Komunikacja > Co zrobić, by zebrania firmowe nie były nudne

Co zrobić, by zebrania firmowe nie były nudne

Jestem menedżerem wyższego szczebla i zarządzam 60-osobowym zespołem pracowników. Moi bezpośredni podwładni to zespół ośmiu kierowników. Z uwagi na trudną sytuację na rynku, aby utrzymać przewagę konkurencyjną, jesteśmy zmuszeni do wprowadzania nowych technologii i rozwiązań, co z kolei wymusza organizowanie niezliczonej liczby zebrań mojego zespołu i komunikowanie nowych ustaleń. Ostatnio usłyszałem opinię, że zebrania to strata czasu. Są nudne, nic nie wnoszą do działalności zespołu i ciągle mówimy o tym samym. W mojej opinii mamy problem z przepływem informacji, więc zebrania są konieczne, gdyż bez nich zaistniałby chaos komunikacyjny. Szczerze mówiąc, sam czasami mam wrażenie, że zebrania to zło konieczne i nie rozwiązują problemów w zespole. Co mogę zrobić, aby zmienić tę sytuację?

Wprowadź strukturę

Chaotyczne pływanie pomiędzy zagadnieniami jest wynikiem nie tylko braku celu, ale również braku struktury. Mając do dyspozycji jedno zebranie, menedżerowie chcą często wrzucić w nie wszystkie bieżące i strategiczne problemy, aby wykorzystać czas. Paradoksalnie, nadmiar zagadnień nie powoduje wzrostu dynamiki i efektywności zebrania, lecz spadek zaangażowania i eskalację problemów komunikacyjnych. Na pytanie o kluczowe problemy w funkcjonowaniu zespołu klienci odpowiadają zazwyczaj, że jest to głównie dysfunkcyjna komunikacja. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest często zamęt, spowodowany tym, że kilka osób zajmuje się tym samym problemem lub nie zajmuje się niczym, gdyż nie ma wiedzy co do zakresu swoich obowiązków. Charakterystyczne jest również poświęcanie czasu nieistotnym zagadnieniom w obawie przed konsekwencjami podejmowania decyzji w przypadku kluczowych problemów. Sprawdzoną metodą jest podział zebrań z uwagi na cel:

  • codzienne odprawy: 5 minut na stojąco - pozwalają uniknąć problemów z komunikacją wewnętrzną. Celem odpraw jest wymiana informacji co do bieżących działań zaplanowanych na dany dzień przez każdego z pracowników. Uczestnicy wiedzą, kto zajmuje się danym problemem i na jakim jest etapie - w razie potrzeby wiedzą również, do kogo zwrócić się po informację;
  • cotygodniowe spotkania organizacyjne/taktyczne: od 45 do 90 minut - celem spotkań jest przegląd spraw bieżących, rozwiązywanie potencjalnych problemów i planowanie działań na kolejny tydzień;
  • comiesięczne lub kwartalne spotkania strategiczne: od 3 do 6 godzin - celem spotkań jest praca nad celami strategicznymi organizacji, identyfikacja szans i zagrożeń, kreowanie rozwiązań, planowanie działań. Podczas takich zebrań nie planuj więcej niż dwa tematy strategiczne;
  • półroczne lub roczne sesje wyjazdowe: od 2 do 3 dni - celem takich wyjazdów jest przegląd wyników zespołu, ocena sytuacji na rynku, analiza konkurencji, planowanie rozwoju poszczególnych pracowników i zespołu. Takie sesje możesz połączyć z działaniami mającymi na celu integrację zespołu, co dodatkowo poprawi funkcjonowanie zespołu jako monolitu.

Każdemu spotkaniu, poza codziennymi odprawami, powinno towarzyszyć ustalenie zasad - co i w jakiej formie - komunikowania ustaleń podwładnym Twoich kierowników. Warunkiem powodzenia opisanej strategii jest konsekwencja w jej stosowaniu. Zebrania muszą odbywać się zgodnie z planem, bez względu na absencję uczestników czy inne sprawy bieżące. Niezwykle ważne jest również przestrzeganie zaplanowanych ram czasowych dla poszczególnych rodzajów zebrań.

Zaangażowanie pracowników w działalność organizacji i uświadomienie im wizji misji i wartości firmy poza uporządkowaniem działań spowoduje również wzrost motywacji, a Ciebie zwolni z obowiązku kontrolowania przepływu informacji i walki z przekonaniem pracowników o bezcelowości zebrań.


reklama

Autor:

Autorka jest trenerem biznesu i executive coachem.

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Joanna Hetman

Adwokat i radca prawny, ekspert w dziedzinie prawa autorskiego, pracy, handlowego i europejskiego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »