| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Informatyzacja HRM > Pułapki poczty elektronicznej w biurze

Pułapki poczty elektronicznej w biurze

Pomyśleć, wystukać, kliknąć - wystarczy ruch myszką, aby nasz list w jednej chwili dotarł w dowolne miejsce na świecie. Poczta elektroniczna prawdziwie zrewolucjonizowała biurową korespondencję. Ale owa łatwość kryje w sobie niejedną pułapkę.

Aby wykorzystać wszystkie zalety szybkiej komunikacji przez internet i zminimalizować jej wady, trzeba znać kilka ważnych reguł. Tylko wtedy nasza korespondencja zostanie uznana za profesjonalną, a my osiągniemy swój cel.

Dzwoni telefon: - Czy przeczytała już pani e-mail, który przed chwilą wysłałem? - pyta rozmówca. Wiele osób irytują podobne pytania. Ich autor ingeruje przecież w kwestie naszej organizacji pracy, jest natarczywy, chce nas zmusić do porzucenia wszystkich innych zajęć i zajęcia się w pierwszej kolejności jego sprawą.

W opisanej sytuacji postawy żadnej ze stron nie da się nazwać profesjonalną. Pierwsza przysparza niepotrzebnej pracy sobie (pisząc i jednocześnie telefonując) oraz adresatowi wiadomości (domagając się, aby udzielił wstępnych, nieprecyzyjnych zapewne informacji przez telefon). Druga strona natomiast przyjmuje postawę „oblężonej twierdzy”, tracąc nerwy, czas i psując swoje relacje z klientem.

Rada:

Gdy wysyłasz e-mail, daj partnerowi czas na zebranie potrzebnych danych i przygotowanie odpowiedzi. Podobną zasadę przyjmij jako adresatka - bezustanne przerywanie pracy, aby przeczytać kolejną wiadomość i odebrać następujący po nim telefon, burzy koncentrację, kradnąc cenne minuty. Wyznacz sobie określone pory dnia na przeglądanie korespondencji i wysyłanie odpowiedzi. A niecierpliwym rozmówcom wyjaśnij uprzejmie, że zajmiesz się sprawą bez zbędnej zwłoki i potwierdzanie e-maila telefonem jest zbyteczne.

Równie denerwujące jest, gdy niemal wszystkie otrzymywane wiadomości opatrzone są klauzulą „wysoka ważność”. W tym przypadku adresat czuje, że wywiera się nań presję: ma rzucić wszystko i odpowiedzieć natychmiast. Tymczasem mało prawdopodobne jest, aby każda wiadomość była tak istotna, że najmniejsza zwłoka spowoduje niepowetowaną stratę. Nadawca, który nadużywa wykrzykników, może spodziewać się raczej tego, że żaden z jego listów nie zostanie potraktowany poważnie.

Rada:

Zastanów się, zanim sama sięgniesz po ów sposób zwrócenia uwagi nadawcy, czy sprawa jest rzeczywiście tego warta. Może lepiej będzie zarezerwować wykrzyknik dla tych naprawdę najistotniejszych?

Jeśli podczas twojego urlopu czy choroby nikt nie będzie odbierał adresowanej do ciebie poczty, powinnaś koniecznie włączyć funkcję „asystent nieobecności”. Większość interesantów oczekuje bowiem, że odpowiedź nawet na mniej pilne listy otrzymają w określonym czasie - z reguły oznacza to tyle, co „dzisiaj”, najpóźniej „jutro”. Asystent wyśle ją automatycznie. Tekst powinien być uprzejmy i informować, kiedy znów będziesz osiągalna i do kogo należy zwracać się w kwestiach niecierpiących zwłoki.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Doradztwa Podatkowego Marcin Pietrusiński

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »