| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Informatyzacja HRM > Pułapki poczty elektronicznej w biurze

Pułapki poczty elektronicznej w biurze

Pomyśleć, wystukać, kliknąć - wystarczy ruch myszką, aby nasz list w jednej chwili dotarł w dowolne miejsce na świecie. Poczta elektroniczna prawdziwie zrewolucjonizowała biurową korespondencję. Ale owa łatwość kryje w sobie niejedną pułapkę.

Na przykład tak:

Dziękuję za wiadomość. Będę do Państwa dyspozycji od 5.05.20008. W sprawach pilnych proszę kontaktować się z zastępującą mnie koleżanką Anną Przeworską,

tel. (22) 924 48 78,

e-mail: a.przeworska@wzs.company.pl

Pozdrawiam

Marta Lisiecka

asystentka zarządu

WZS Company

Tytuł wysyłanej wiadomości powinien stanowić jasną, czytelną na pierwszy rzut oka informację, czego dotyczy. Nie piszemy więc „odpowiedź”, lecz na przykład „oferta sprzedaży ekspresów do kawy Milano”. Zamiast „w nawiązaniu do rozmowy”, znacznie lepsze będzie konkretne: „narada z dnia 2.04.2008 w Poznaniu”.

Rada:

Unikajmy nagłówków nic niemówiących („pytanie”, „propozycja”, „prośba” itp.) - adresat otrzymuje ich setki; barokowych, pozbawionych wartości informacyjnej - oznaczają stratę czasu; czy żartobliwych - poczucie humoru nadawcy może się różnić od naszego.

Skoro pocztę elektroniczną wymyślono po to, aby zaoszczędzić nasz cenny czas, nie ma sensu zawracać sobie głowy zbyt starannym redagowaniem e-maili - myślą niektórzy. I popełniają poważny błąd. Szybkie załatwienie sprawy to nie wszystko, odbiorca wiadomości, w której roi się od literówek i błędów, poczuje się zlekceważony.

Rada:

Każdy e-mail powinien być napisany równie starannie jak list, sprawdzony dokładnie pod kątem ortografii, gramatyki i czytelności.

Pisanie całego tekstu małymi literami, bez znaków przestankowych uważane jest za nieuprzejmość, bo jego zrozumienie wymaga większego wysiłku. Brak dużych liter w zwrotach grzecznościowych to brak szacunku.

Dawno, dawno temu, gdy nie było jeszcze komputerów i internetu, każdy nadawca listu wiedział dokładnie, kto powinien otrzymać jego kopię. Używał wówczas kalki, sprawdzał efekt, po czym udawał się na pocztę, by rozesłać pismo do wszystkich zainteresowanych. Dziś owe żmudne czynności zastępuje jedno kliknięcie myszką. Pewnie dlatego czasem nie bardzo zastanawiamy się, czy nasza wiadomość rzeczywiście zainteresuje całe grono wybranych adresatów.

Rada:

Przy projektach o dłuższym terminie realizacji sprawdzaj regularnie, czy dotychczasowi uczestnicy nadal biorą w nich udział. Może okazać się, że część z nich nie pracuje już w naszej firmie lub - co gorsza - przeszła do konkurencji!

E-maile to nie telegramy, więc nie nadużywajmy w nich skrótów, które nie dla wszystkich są zrozumiałe, i nie pomijajmy form grzecznościowych, uprzejmego zakończenia oraz swojej wizytówki. W służbowych listach poszczególne fragmenty - przywitanie, właściwy tekst, zakończenie - powinny być oddzielone pustymi wierszami. Używamy normalnych, pełnych zdań.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

PRACUJ W UNII

wszystko o pracy w Unii

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »