Ustawodawca nie określa sposobu przeprowadzania oceny stanowisk pracy z monitorem ekranowym, jak i nie nakłada na pracodawcę obowiązku udokumentowania jej na piśmie. Jednak wskazane jest przeprowadzenie takiej oceny na piśmie oraz przechowywanie udokumentowanej oceny stanowiska pracy.

Zapewnienie właściwej organizacji stanowisk pracy

Pracodawca musi zapewnić właściwą organizację stanowisk pracy poprzez rozmieszczenie elementów wyposażenia, np.: biurka, klawiatury, monitora czy drukarki itd.

Pracodawca musi zapewnić w szczególności:

• dojścia do stanowisk pracy. Należy zapewnić ciągi komunikacyjne, tj. drogi i przejścia mające wymiary odpowiednie do liczby potencjalnych użytkowników oraz rodzajów i wielkości stosowanych urządzeń. I tak, wysokość dojścia do stanowiska pracy na całej długości nie powinna być mniejsza w świetle niż 2 m, przejścia muszą mieć szerokość co najmniej 0,6 m; jeżeli w przejściach odbywa się ruch dwukierunkowy – co najmniej 1 m,
• drogi i wyjścia ewakuacyjne. Ponadto miejsca niebezpieczne na przejściach zagrażające potknięciem się, upadkiem lub uderzeniem (np. stopnie, progi) powinny być pomalowane barwami bezpieczeństwa;
• przestrzeń na stanowisku pracy. Na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.);
• odpowiednią wysokość pomieszczenia stałej pracy, która nie może być mniejsza niż 3 m w świetle; dopuszczalna jest wysokość pomieszczenia do 2,5 m, jeżeli w pomieszczeniu pracuje nie więcej niż 4 pracowników, a na każdego z nich przypada co najmniej po 15 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz poniżej 3 m w świetle przy zastosowaniu klimatyzacji.

Ponadto na terenie pomieszczeń, głównie biurowych, obecnie coraz częściej stosowane są ściany działowe bądź drzwi z tafli szklanych przezroczystych – w takiej sytuacji należy zapewnić, aby były one wykonane z materiału odpornego na rozbicie lub wykonane ze szkła hartowanego oraz odpowiednio oznakowane w widocznym miejscu (jednoznacznie oznakowane oraz wykonane z materiału odpornego na rozbicie lub tak osłonięte, aby niemożliwe było zetknięcie się pracownika ze ścianą lub jego zranienie w razie rozbicia tej ściany).